Выдан аванс на командировочные расходы проводка

Командировочные расходы и проводки

→ → → Добавить в «Нужное» Обновление: 15 ноября 2016 г. Отражение командировочных расходов в учете организации производится на основании авансового отчета. Как правило, командировочные расходы отражаются проводками на счетах учета производственных затрат, так как командировка – это поездка в производственных целях.

Обязательным условием направления в командировку является письменное распоряжение работодателя (). В основном это приказ о направлении в командировку, но может быть и иной документ.

Форма не установлена, поэтому организация может установить свою форму документа, а может использовать унифицированную — № Т-9.

Обязательно надо указать место, срок, цель командировки. Командировочное удостоверение, служебное задание отменены, но организация может использовать эти формы документов или же установить свои в локальном акте, а также установить иные обязательные документы, например образец сметы командировочных расходов.

В этом же локальном акте необходимо установить размер суточных, можно установить лимит расходов на проживание, а также указать иные командировочные расходы. Обязательным условием направления в командировку является выдача аванса. Это указано в об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение).

В какие сроки должен быть выдан аванс, не указано.

Но выдать из кассы денежные средства под отчет на командировочные расходы необходимо до выезда работника в командировку.

Возможно перечисление на банковскую карту.

В этом случае сумму к выплате можно отразить в приказе, указав, что это увеличение суммы аванса. За каждый день нахождения в командировке командированному работнику обязаны выплатить суточные. При этом выплата суточных производится также и за выходные и праздничные дни, время в пути, период нетрудоспособности в командировке (, ).

Работник не ограничен в том, как тратить суточные, отчитываться за эти расходы не надо.

Законодательством не установлен размер суточных, организация самостоятельно определяет их в локальном акте. Для целей налогообложения () установлены предельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ:

1. 2500 рублей в день при командировках за границу.
2. 700 рублей в день при командировках по России;

До конца 2016 года страховые взносы на командировочные расходы не начисляются, в том числе и на суточные в любом размере, определённом в локальном акте. Но с 2017 года не облагаемый страховыми взносами лимит будет соответствовать размеру, указанному в .

Эти изменения внесены . Для выплаты работнику суточных необходимо правильно определить их размер в зависимости от фактического срока командировки. Документально суточные не подтверждаются, но должен быть подтвержден период командировки.

определено, что он подтверждается проездными документами, а если их нет, то документами о найме жилья. Если нет и этих документов, то работник должен представить подтверждение принимающей стороны с указанием даты прибытия и убытия из места командировки. Форма такого документа не установлена, он представляется в произвольной форме, форме служебной записки или иного документа.

Это указано и в . Помимо установленных в расходов, которые обязан произвести работодатель, могут быть возмещены и другие расходы, которые были согласованы.

Например, в качестве командировочных расходов возможно возмещение затрат на упаковку багажа.

Но в этом случае надо учитывать, что возможность компенсации таких расходов лучше указывать в локальном акте организации, а кроме того, подтвердить, что это производилось в производственных целях – чтобы обеспечить сохранность документов, имущества организации. В том случае, если будет подтверждено, что речь идёт об упаковке личного имущества работника, эти расходы надо будет включить в доход работника с последующим удержанием НДФЛ. Ещё один актуальный и частый вопрос – оплата питания в командировке.

Выдача суточных направлена на покрытие дополнительных расходов работника в командировке, в том числе и на питание. В связи с этим дополнительно оплачивать питание организация не обязана.

Но это будет выплатами в рамках трудового договора, которые облагаются страховыми взносами и включаются в доходы для целей удержания НДФЛ. Однако в некоторых случаях стоимость питания рассматривается в ином порядке.

Например, в том случае, если в гостинице цена номера включает стоимость завтрака, при перелёте или проезде стоимость питания включена в цену билета, то страховыми взносами это не облагается (). Но Минфин придерживается другой позиции, считая, что, если стоимость питания в билете выделена отдельной строкой, то при расчете налога на прибыль эти затраты не учитываются (). Отражение расходов на командировку зависит от цели командировки.

Если работник направлен в командировку, к примеру, для выполнения работ по контракту с заказчиком и услуги, оказанные заказчику, отражаются по счету 20, то и расходы на командировку будут отражаться проводкой: Дт20 Кт71.

Если командировка связана с продажей товаров, то учет командировочных расходов будет отражаться проводкой: Дт44 Кт71.

Командировка, связанная с приобретением имущества, увеличивает его стоимость и отражается проводкой: Дт08 Кт71.

В случае необходимости командирования сотрудника для возврата брака в учете отражается: Дт28 Кт71. Если организация применяет общую систему налогообложения и в составе расходов на командировку выставлен НДС, то бухгалтерские проводки по командировочным расходам будут выглядеть так: Дт19 Кт71 – учтен НДС по командировочным расходам; Дт68 «Расчеты по НДС» Кт19 – произведён налоговый вычет на основании счетов-фактур. Часто стороны предусматривают, что командировочные расходы работников организации-исполнителя будут оплачиваться отдельно исходя из фактических затрат, и часто возникают вопросы, как это оформлять.

Надо отметить, что в командировку можно направить только своих работников, поэтому указание в договоре о командировке сторонних работников не означает, что заказчик может отразить эти затраты как командировочные расходы. И бухгалтерский учет командировочных расходов организацией-заказчиком в данном случае не ведётся, это будет являться оплатой услуг организации-исполнителя.

В договоре желательно указать, что это возмещаемые расходы или переменная часть стоимости услуг, которая рассчитывается исходя из фактических затрат на командировку работников исполнителя, а также предусмотреть, надо ли предоставлять копии документов, и сроки. Оформление командировочных расходов необходимо заказчику только для проверки их стоимости, но не для отражения в бухгалтерском учете. При этом надо учитывать, что если исполнитель применяет общую систему налогообложения, то на стоимость возмещаемых услуг необходимо начислять НДС ().

Если же заказчиком является иностранная организация, территория РФ местом оказания услуг не признаётся и стоимость услуг не облагается НДС, то и возмещаемые расходы не облагаются НДС, так как являются частью общей стоимости услуг. В зависимости от условий договора можно рассматривать командировку работников исполнителя как вспомогательную услугу, не облагаемую налогом согласно .

Размер суточных меняется за период командировки (): при проезде по России суточные выплачиваются в размере, установленном для внутрироссийских командировок, а на территории иностранных государств – в размере, установленном для командировок в это государство. В локальном акте суточные могут быть установлены как в едином размере для всех загранкомандировок вне зависимости от страны, так и в зависимости от государства. Суточные и иные расходы могут быть выданы в валюте.

Учет командировочных расходов в валюте ведётся в рублях. За день выезда из России суточные надо выплачивать по нормам для проезда по заграничной территории, при возвращении – по нормам для внутрироссийских командировок ().

Дата пересечения границы определяется по штампам в паспорте. Если работник уезжает и возвращается в один день, то суточные выплачиваются в размере 50% от нормы, установленной для командировки в это государство.

С точки зрения бухгалтерского учета и для определения, на какой счет относят затраты на командировку, неважно, командировка по территории РФ или за границу.

Кроме того, при командировке за границу дополнительно возмещаются расходы на оформление загранпаспорта, визы, других необходимых для командировки документов, платежи и сборы (). Отражение результатов заграничной командировки в учете будет аналогично командировке по РФ, и списаны командировочные расходы будут также проводкой в зависимости от цели командировки.

Но в связи с тем, что расходы произведены в валюте, будут особенности в отношении признания и пересчета валюты в рубли.

Если командировочные выданы в рублях, то расходы, произведённые в валюте в безналичном порядке (рублёвой картой работника), надо пересчитывать в рубли по курсу, который действовал на дату платежа. Если командировочные выдавались наличными, то принимается курс конвертации рублей по справке о покупке валюты. В случае отсутствия такой справки курс принимается на дату выдачи работнику аванса в рублях ().

В целях налогового учета командировочных расходов датой осуществления расходов будет дата утверждения авансового отчета (). Если аванс выдан в валюте, то задолженность пересчитывается в рубли по курсу на дату выдачи аванса и пересчет средств не производится ().

Срок предоставления отчета о суммах, потраченных в командировке, уставлен о командировках – это три рабочих дня после возвращения из командировки. Форма авансового отчета может быть разработана и утверждена организацией, но можно применять унифицированную форму АО-1.

Документы, подтверждающие расходы, обязательно должны быть приложены к авансовому отчету.

На основании предоставленных документов производится учет командировочных расходов в 2016 году. Если работник потратил сумму большую, чем выданный аванс, и руководством авансовый отчет утвержден, то ему обязаны оплатить перерасход. Если фактические командировочные расходы работника составили меньшую сумму, чем ранее выданный аванс, или не предоставлены подтверждающие документы, то работнику необходимо внести неизрасходованную сумму в кассу или на расчетный счет предприятия.

Кроме того, работодатель вправе удержать неизрасходованный аванс из заработной платы работника (). При возврате неизрасходованного аванса на командировочные расходы проводки выглядят следующим образом: Дт 50 Кт71 — внесение работником неиспользованного остатка аванса в кассу; Дт 51 Кт71 — внесение работником неиспользованного остатка аванса на расчетный счет; Дт 70 Кт71 – удержан из заработной платы работника остаток аванса.

Но удержание может быть только в том случае, если прошло не более месяца и работник не возражает против удержания.

Более полную информацию по теме вы можете найти в .

Форум для бухгалтера: Поделиться:

Подписывайтесь на наш канал в

Проводки по авансовому отчету по командировке

» Наличие распоряжения о командировке – основание для выдачи авансовой суммы, покрывающей предстоящие траты.

Бухгалтер рассчитывает их примерную стоимость и выписывает аванс, оформив его выдачу проводкой:Д/т 71 К/т 50 (51) на подотчетную сумму.Этой же записью доначисляют аванс, если командировка обоснованно продлена и выданных средств работнику не хватило.

Впрочем, случаи, когда работнику приходится кредитовать компанию, т. е. использовать собственные средства на рабочие нужды, нередки.Выполнивший служебное задание вернувшийся сотрудник составляет отчет о произведенных тратах на бланке типовой формы АО-1.

Заметим, что затраты по командировкам в части суточных нормируются – на установленные лимиты уменьшается налоговая база. Норматив в день составляет 700 руб.

при поездках по РФ, 2500 руб. – при командировках за границу (п. 3 ст. 217 НК РФ). Компания вправе установить собственные размеры суточных.

Превышение лимитов означает для компании отнесение сверхнормативных сумм на прибыль, для работника – обложение разницы подоходным налогом. Рассмотрим различные варианты командировочных расходов, перечисленных в авансовых отчетах и их бухгалтерское оформление.Нужно показать, куда израсходованы денежные средства, полученные для служебной поездки?

На это отводится три дня после возвращения. Потребуется заполнить бланк специального образца и приложить документы, подтверждающие затраты.Бумагу можно составить вручную или с помощью компьютера. В коммерческих структурах инструкции разрабатываются руководством, а бюджетники следуют Методическим рекомендациям, установленным Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 N 52Н.Для покрытия служебных нужд в период командировки подчинённому может быть предоставлена денежная сумма.Основанием для выдачи являются следующие документы:

1. приказ директора;
2. письменное обращение работника.

Для получения средств, в бухгалтерию представляется заявление с визой руководителя.

Деньги под отчёт передаются на весь период служебной поездки, по окончании которой необходимо составить доклад о понесённых расходах либо вернуть полученную сумму.Счета списания затрат по командировке зависят от области деятельности фирмы и цели поездки.

При этом кредитуется сч. 71 в корреспонденции со сч. 20 (если расходы относятся к основной деятельности), сч. 26 (по затратам общехозяйственного характера, включая почтовые расходы в авансовом отчете), сч.

44 (по расходам, связанным со сбытом продукции).Кроме того, необходимо учесть и то, что в составе поименованных в авансовом отчете затрат (например, в стоимости проездных билетов или гостиничного номера) присутствует НДС, который необходимо выделить.Целью составления отчета является упорядочение затрат и определение их фактической суммы. Если она совпадает с размером выданного аванса, то 71 счет закрывается, остаток средств по авансовому отчету свидетельствует о необходимости внести его в кассу компании, а перерасход – о понесенных сотрудником расходах собственных средств, которые после утверждения авансового отчета ему возвращают из кассы предприятия или перечислением на карту. Отражается перерасход по авансовому отчету проводкой: Д/т 71 – К/т 50, 51.Сопровождающие принятие затрат по авансовому отчету бухгалтерские проводки: Операции Д/т К/т Утвержден авансовый отчет, проводками списаны затраты по командировке: — в торговой компании (если целью ее являлось продвижение товара) 44 71 — в производственном предприятии (поездки рабочего характера) 20 71 — общехозяйственного толка, например почтовые расходы 26 71 В поездке приобретены активы или материалы 08,1060 6071 Из суммы затрат выделен НДС 19 71 НДС принят к вычету 68 19 Остаток неиспользованных командировочных расходов возвращен в кассу, на расчетный счет или удержан из заплаты по согласию сотрудника 50, 51, 70 71 Перерасход средств выплачен сотруднику 71 50Проиллюстрируем учет затрат по командировкам на примерах.

Сотрудник ООО «Троя» инженер Дерябин А.Ю. в апреле 2023 получил аванс в счет командировки сроком на 5 дней в сумме 160000 руб. для поездки в другой регион. Цель поездки – приобретение оборудования для фильтра на производство.

Дерябин А.Ю. вылетел на самолете 15 апреля, а вернулся 19 апреля на транспорте поставщика, сопровождая приобретенное оборудование. 23.04.2019 им предоставлен авансовый отчет, в котором перечислены расходы:

1. суточные — 3500 руб. (700 х 5 дн.);
2. стоимость номера в отеле – 21 600 руб. (в т.ч. НДС – 3600 руб.) за 3 дня;
3. стоимость билетов «туда» – 18 000 руб. (в т.ч. НДС – 3000 руб.);
4. оплата консультационных услуг производителя оборудования – 15 000 руб.;
5. приобретение установки – 108 000 руб. (в т.ч. НДС 18000 руб.).

К авансовому отчету инженер приложил все подтверждающие расходы документы. В итоговой строке отчета сумма расходов – 166 100 руб., т.

е. произошел перерасход выданных средств. Бухгалтер проверил отчет, утвердил произведенные затраты. Согласно авансовому отчету, проводки в бухгалтерском учете сделаны следующие: Дата Операции Д/т К/т Сумма 15.04 На карту сотрудника перечислен аванс по командировке 71 51 160 000 23.04 Принят авансовый отчет, проводки утверждения и списания затраты: — суточные 20 71 3500 — за проживание в отеле 20 71 18 000 НДС по сч-ф отеля 19 71 3600 — за проезд (авиабилет) 20 71 15 000 НДС по авиабилету 19 71 3000 Консультация по использованию оборудования 08 60 15 000 Стоимость установки 08 60 90 000 НДС со стоимости установки 19 71 18 000 Расходы по приобретению установки списаны с подотчетных сумм 60 71 105 000 Принят к вычету НДС (3600 + 3000 + 18 000) 68 19 24 600 Дерябину А.

Ю. выдан перерасход по авансовому отчету (166 100 – 160 000) 71 50 6100В примере выдана сумма перерасхода по авансовому отчету (проводка Д/т 71 – К/т 50) из кассы. В зависимости от принятой в компании системы расчетов с персоналом, деньги ему могли быть перечислены на карту проводкой Д/т 71 К/т 51.

В результате сч. 71 по выданной подотчетной сумме Дерябину А.Ю.

закрылся. Оператор ПК Минина И.И. 15.04.2019 отправлена в командировку на 2 дня для повышения профподготовки и посещения семинара.

Сумма аванса составила 13400 руб.

Билеты на проезд были заранее заказаны компанией и выданы ей вместе с суммой командировочных.

17.04.2019 Минина И. И. возвратилась и представила на утверждение авансовый отчет, где перечислила расходы и подтвердила их документально:

1. плата за проживание в гостинице 3360 руб. (НДС 560 руб.);
2. проезд 6000 руб.:
3. оплата участия в семинаре 5000 руб.
4. суточные 1400 руб. (700 х 2 дн.);

Всего на сумму 15760 руб.Проводки: Дата Операции Д/т К/т Сумма 15.04 Из кассы фирмы выдан аванс по командировке 71 50 13 400 В кассу поступили билеты на проезд Мининой И.И. 50/3 76 6000 Проездные документы выданы Мининой И.И.

71 50/3 6000 17.04 Утвержден авансовый отчет по командировке, проводки списания затрат: — суточные 20 71 1400 — за проживание 20 71 2800 НДС по сч-ф отеля 19 71 560 — за проезд 20 71 6000 — за участие в семинаре 20 71 5000 Остаток неиспользованного аванса 3640 руб.

(13 400 + 6000 – 1400 – 3360 — 6000 – 5000) возвращен в кассу 50 71 3640Астрал29 сентября 2023 50991ЛайфхакАвансовый отчёт — это документ, который подтверждает использование аванса для выполнения определённого служебного поручения или хозяйственных нужд подотчётными лицами.Подотчётные лица — это сотрудники, которые могут получать деньги организации с целью оплаты расходов, непосредственно связанных с деятельностью этой организации. В бухгалтерии обычно имеется приказ со списком лиц, которые могут брать деньги на хозяйственные расходы под отчёт.В авансовом отчёте обязательно указывается полученная подотчётным лицом сумма и фактический расход. Отчёт подкрепляется документы, подтверждающими расходы.

Остаток подотчётные лица возвращают, а в случае невозврата эта сумма удерживается из зарплаты.Существуют четыре основных правила, которым должны следовать бухгалтеры при оформлении авансовых отчётов:

• Руководитель устанавливает срок для бухгалтера.В течение этого срока бухгалтер должен проверить отчёт. Затем документ должен быть передан либо главному бухгалтеру, либо руководителю для утверждения.
• Форму отчёта устанавливает компания.Руководитель должен утвердить оригинальную форму отчёта приказом. Однако, за основу берётся унифицированная форма N АО-1 «Авансовый отчёт».
• Бухгалтер подписывает отчёт у руководителя и главного бухгалтера.Без этих подписей документ будет считаться недействительным.
• Руководитель устанавливает срок для подотчётного лица.По истечении этого срока подотчётное лицо должно отчитаться по авансу. У него его есть три рабочих дня на то, чтобы сдать отчёт.

Используя онлайн-сервис для организации электронного документооборота можно упростить составление и оформление отчётов.Авансовый отчёт заполняется в единичном экземпляре.

В заполнении участвуют как и бухгалтерия, так и подотчётное лицо.

Порядок ведения и заполнения авансовых отчётов описан в Указании Банка России от 11.03.2014 N 3210-У.

Последовательность действий при заполнении авансового отчёта подотчётным лицом:

• На оборотной стороне в графах со 2 по 4 сотрудник перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в графе 5 записывает суммы затрат.
• Сотрудник заполняет графу «Назначение аванса». В ней должна быть указана категория расходов: командировочные расходы, покупка расходников для офисного оборудования, представительские расходы и т.д.
• Сотрудник вписывает свои ФИО, должность и табельный номер.

Подтвердить расходы могут:

1. кассовые и товарные чеки;
2. транспортные документы (проездные билеты, талоны).
3. приходные кассовые ордера;
4. товарные накладные;
5. электронные чеки;

Все документы, которые подтверждают расходы должны быть приложены к отчёту, чтобы фирма смогла принять расходы к вычету НДС.После того как бухгалтер получит документ от подотчётного лица, он должен выполнить следующий алгоритм действий:

• Заполнить отрывную расписку о принятии отчёта к проверке, содержащую ФИО подотчётного лица, реквизиты авансового отчёта, сумму выданных денег и количество подтверждающих документов.

  Заполненную расписку бухгалтер выдаёт подотчётному лицу.

• Заполнить таблицу отчёта следующими данными:
• Присвоить номер отчёту и проставить дату приёма документа.

1. сведения об остатке или перерасходе по предыдущему авансу;
2. сумма остатка либо перерасхода;
3. сведения о сумме текущего аванса;
4. общая сумма полученных и израсходованных денег;
5. информация о бухгалтерских счетах, где отражается подотчёт.

1. В графе 7 бухгалтер записать суммы расходов, принятых к учёту, в графе 9 — дебет счёта.