Удержать долг с подотчетного лица

Взыскание с работника подотчетных сумм

Во многих организациях сотрудникам передаются или перечисляются денежные средства под отчет, например, для покупки каких-то материалов, либо для поездки в служебную командировку и др. После использования подотчетных денежных средств лицо обязано предоставить авансовый отчет, в котором указываются произведенные расходы, с учетом целей на которые предоставлены подотчетные денежные средства.

Содержание статьи: Ниже рассмотрим отдельные вопросы, касающиеся авансового отчета и возврата подотчетных сумм.

Наш поможет работнику или работодателю в процессе взыскания подотчетных сумм: профессионально, на выгодных условиях и в срок.

Если работнику, направленному в командировку, были выданы или перечислены под отчет денежные средства, то после возвращения из командировки, он обязан в течение 3 рабочих дней предоставить главному бухгалтеру авансовый отчет. Аналогичная ситуация по срокам предоставления отчета по денежным средствам, выданным на определенный срок. К отчету должны быть приложены подтверждающие расходы документы (за проживание в гостинице, на оплату билетов на проезд и т.д.).

Если работник не предоставил в установленный срок авансовый отчет, у него возникает задолженность перед работодателем в сумме полученного аванса, то есть для работника наступает материальная ответственность, и соответствующие суммы могут быть удержаны из заработной платы работника в порядке, установленном законодательством. Работодатель имеет право обратиться в суд с исковым заявлением о взыскании выданных подотчетных сумм с работника.

В рамках направления по мы не раз инициировали и успешно проводили данные судебные процессы. Что делать, если работник, не возвращает денежные средства, полученные под отчет на определенный срок? Необходимо выяснить, в полном ли объеме израсходованы работником подотчетные суммы на соответствующие цели.

Потребуйте в письменном виде предоставления соответствующей информации и подтверждающие документы.

1. Если работник не намерен возвращать соответствующие подотчетные суммы, выяснить у него, согласен ли он на удержание неиспользованных подотчетных сумм из заработной платы. Если согласен – получите письменное согласие.
2. Если денежные средства не израсходованы в полном объеме, необходимо выяснить, намерен ли работник вернуть подотчетные суммы. В письменном виде затребуйте у работника объяснения о том, намерен ли он возвращать подотчетные средства, которые не использованы. В письме укажите срок для предоставления объяснений.
3. Если работник не согласен с задолженностью перед работодателем по подотчетным суммам, в этом случае следует обратиться за судебной защитой своих прав.

ПОЛЕЗНО: смотрите видео по советам трудового адвоката, а также пишите свой вопрос в комментариях ролика Удержание любых сумм, в том числе подотчетных сумм (аванса, который не израсходован и не возвращен), из заработной платы работника производится в установленном законодательством порядке.

Кстати, также возможно провести в данном порядке. ВНИМАНИЕ: Работодатель может принять решение о том, чтобы производить удержание из заработной платы работника, в связи с неизрасходованным и не возвращенным авансом:

1. и если работник не возражает против основания и размера удержания.
2. не позднее одного месяца со дня окончания срока, когда должен быть возвращен аванс. При этом работодатель сам определяет, на какой срок выдает подотчетные средства.

В рассматриваемой ситуации работодатель сможет удерживать при каждой выплате заработной платы не более 20 процентов.

Работодателю следует получить письменное согласие работника на удержание из его заработной платы подотчетных сумм и издать соответствующий приказ на удержание. Итак, работник не предоставил авансовый отчет либо не предоставил надлежащих документов о расходовании выданных сумм на соответствующие цели; на удержание соответствующих сумм заработной платы работник не согласен.

Что делать? В этом случае работодатель может подать в суд с исковое заявление о взыскании с работника подотчетных средств.

Исковое заявление о взыскании подотчетных средств это процессуальный документ, требующий соблюдения правил по его составлению в соответствии с требованиями процессуального законодательства. Поскольку работнику денежные средства были выданы на конкретные цели, и работник не отчитался о их целевом использовании, соответственно можно говорить о том, что работодателю причинен ущерб работником, а на стороне работника возникло неосновательное обогащение.

Как указано выше, важно, чтобы был определен срок, до которого выдаются подотчетные суммы.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ на срок исковой давности, работодатель может обратиться в суд с указанным иском в течение одного года после того как обнаружен причиненный ущерб.

Поскольку соответствующий спор вытекает из трудовых отношений, дела указанной категории рассматриваются районными судами.

Читайте также про , его можно заявить одновременно со иском о возмещении подотчетных денежных средств.

Наши адвокаты по трудовым вопросам качественно и быстро составят исковое заявление с соблюдением всех требований законодательства, а также будут защищать работника, к которому заявлен необоснованный иск о взыскании денег выданных на подотчет. В Ревдинский городской суд Свердловской области ИСТЕЦ: ООО ОТВЕТЧИК: К.

Цена иска: 208 471 руб. 11 коп. К. работал в ООО в должности мастера с 01.04.2010 г.

по 31.03.2011 г. по трудовому договору № 233-тд от 01.04.2010 г. За время работы в ООО Ответчику выдавались денежные средства под авансовый отчет:

1. 31 700 рублей (на основании РКО № 663 от 15.08.2011 г.).
2. 33 000 рублей (на основании РКО № 1188 от 30.12.2010 г.)
3. 40 00 рублей (на основании расходного кассового ордера № 2 от 28.04.2011 г.);
4. 115 000 рублей (на основании РКО № 14 от 12.05.2011 г.);

На всех вышеназванных документах имеется подпись Ответчика. Таким образом, у Ответчика имеется задолженность перед ООО в размере 188 00 рублей.

Согласно ст.233 ТК РФ:

«материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора в результате ее виновного противоправного поведения (действий или бездействия), если иное не предусмотрено настоящим Кодексом или иными федеральными законами»

.

В соответствии с п.2 ч.1 ст. 243 ТК РФ, материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в случае недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу.

ПОЛЕЗНО: смотрите видео и узнаете, почему любой образец иска, жалобы или претензии лучше корректировать с нашим адвокатом, пишите вопрос в комментариях ролика В денежных обязательствах, предусматривающих обязанность должника уплатить денежные средства, на просроченную уплатой сумму подлежат начислению проценты на основании ст.

395 Гражданского кодекса РФ. Период времени, за который подлежат начислению проценты, составляет 490 дней (с 31.03.2011 г.

по 10.08.2012 г.). В связи с этим и на основании п. 1 ст. 395 Гражданского кодекса РФ Истец имеет право на получение от Ответчика процентов за пользование чужими денежными средствами в размере учетной ставки банковского процента (ставки рефинансирования) на день вынесения решения суда.

На основании изложенного и руководствуясь действующим законодательством ПРОСИМ:

1. взыскать с Ответчика в пользу ООО сумму уплаченной государственной пошлины 7 540 руб.60 коп.
2. взыскать с Ответчика в пользу ООО проценты за пользование чужими денежными средствами в размере 46 060 рублей;
3. взыскать с Ответчика в пользу ООО задолженность по подотчетным денежным средствам в размере 188 000 рублей;

Приложение:

• Копия приказа о прекращении трудового договора.
• Копия решения № 16-35/15.
• Копия Трудового договора.
• Копия Устава.
• Копия приказа о приеме на работу.
• Копия расходного кассового ордера № 14 от 12.05.2011 г.;
• Копия расходного кассового ордера № 1188 от 30.12.2010 г.;
• Копия выписки из ЕГРЮЛ.
• Расчёт процентов за пользование чужими денежными средствами.
• Копия доверенности.
• Копия свидетельства о постановке на налоговый учет.
• Копия расходного кассового ордера № 2 от 28.04.2011 г.;
• Копии искового заявления (по числу участников).
• Копия расходного кассового ордера № 663 от 15.08.2011 г.);
• Квитанция об оплате государственной пошлины.

Дата, подпись Автор статьи: © адвокат, управляющий партнер АБ «Кацайлиди и партнеры» Метки: Наш адвокат по трудовым спорам в Екатеринбурге поможет разобраться с вопросом можно ли уволить работника и как это сделать правильно. Читайте подробнее на сайте АБ «Кацайлиди и партнеры» прямо сейчас Наш адвокат по трудовым вопросам поможет Вам составить и подать возражение на иск о взыскании заработной платы, будет представлять интересы работодателя в рамках процесса: профессионально, на выгодного согласованных условиях и в срок!!!

Наш адвокат по трудовым спорам с работодателем в Екатеринбурге разъяснит, что делать при работе без трудового договора. Читайте подробнее на сайте АБ «Кацайлиди и партнеры» уже сегодня Адвокат по трудовым делам отстоит право работников на отдых: профессионально, на выгодных условиях и в кротчайший срок.

Узнайте подробнее Наш адвокат по трудовым спорам поможет Вам составить исковое заявление о восстановлении на работе, а также будет представлять интересы в споре с работодателем: профессионально, на выгодных условиях и в срок!!! Наш адвокат по защите прав работника разъяснит Вам, что делать, если вешают недостачу: профессионально, на выгодных условиях и в срок. Читайте подробнее на сайте Читайте подробнее про оплату проезда в отпуск со стороны работодателя на нашем сайте АБ «Кацайлиди и партнеры» г.

Екатеринбург. Ваша проблема решаема, записывайтесь на консультацию прямо сейчас!

Звоните уже сегодня!!! Наш адвокат по трудовым спорам поможет защитить права работника и составит исковое заявление о взыскании заработной платы: профессионально, на выгодно согласованных условиях и в срок.

Звоните уже сегодня!!! Наш адвокат по трудовым вопросам поможет Вам в споре о лишении премии работника: профессионально, на выгодных условиях и в срок. Звоните! Отзыв по уголовным делам Отзыв по гражданским делам Отзыв по банкротству физических лиц Отзыв по сопровождению бизнеса г. Екатеринбург, пер. Отдельный, 5 остановка транспорта Гагарина Трамвай: А, 8, 13, 15, 23 Автобус: 61, 25, 18, 14, 15 Троллейбус: 20, 6, 7, 19 Маршрутное такси: 70, 77, 04, 67

Подотчет не возвращен: НДФЛ и взносы

→ → → Добавить в «Нужное» Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 3 февраля 2017 г.

АКТУАЛЬНО

Л.А. Елина,ведущий экспертРаботник получил деньги под отчет, однако вовремя за них не отчитался. Нужно ли начислить страховые взносы и надо ли удержать НДФЛ с таких сумм?

Казалось бы, подход к решению этих вопросов должен быть единым. Однако это не так. Деньги под отчет выдаются на основании заявления работника, которое подписывает руководитель. Они могут быть выданы наличными из кассы либо перечислены на карту работника.

Порядок выдачи денег и утверждения отчета за них организация устанавливает самостоятельно и закрепляет в локальном нормативном акте. В частности, в нем могут быть обозначены сроки, на которые выдаются деньги работникам.

Внимание При безналичном перечислении подотчетных сумм на карту работника обязательно укажите в поле «Назначение платежа», что деньги являются именно подотчетными. Иначе налоговики при проверке могут посчитать их доходом работника и обложить НДФЛ и страховыми взносами.

Работник должен отчитаться об истраченных наличных суммах в течение 3 рабочих дней; : •или со дня истечения срока, на который выданы деньги. Кстати, этот срок может быть указан не только в локальном нормативном акте организации, но и в самом заявлении работника о выдаче денег под отчет; •или со дня возвращения из командировки; •или со дня выхода на работу после отпуска/болезни в случае, если в этот период истек срок, на который были получены подотчетные деньги.

Если работник получил безналичные деньги для командировки (к примеру, на банковскую карту), то за них он также должен отчитаться в течение 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки. А вот срок для отчета об истраченных безналичных подотчетных суммах, предназначенных для иных целей, нормативные акты не устанавливают. Так что этот срок организации лучше закрепить в своем локальном нормативном акте.

Работник должен составить авансовый отчет, приложить к нему подтверждающие документы, а оставшиеся неистраченными суммы вернуть организации.

Внимание Получить наличные под отчет работник может только при отсутствии задолженности по ранее взятым подотчетным суммам.

Но что делать, если подотчетник пропустил срок, установленный для отчета о полученных суммах, либо его авансовый отчет не утвержден руководителем организации?

В таких случаях деньги можно удержать из зарплаты, но только с согласия работника. Для этого нужно: •не позднее месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных сумм, издать приказ руководителя организации об удержании; •ознакомить с этим приказом работника под роспись. Он должен написать, что согласен с суммой и основанием удержания.

Справка Общая сумма удержаний в пользу работодателя не может превышать 20% от суммы заработной платы, причитающейся работнику на руки.

Если же вы пропустили месячный срок, отведенный для издания приказа, либо работник не согласен с удержанием, взыскать с него долг можно только через суд. Ответ на этот вопрос зависит от того, являются ли указанные деньги доходом работника.

Обложение НДФЛ подотчетных сумм СТЕЛЬМАХ Николай Николаевич Советник государственной гражданской службы РФ 1 класса — До тех пор пока за работником числится задолженность по выданным под отчет суммам, их нельзя квалифицировать как экономическую выгоду.

Деньги, выданные физическим лицам под отчет, не относятся к доходам для целей обложения НДФЛ. Если подотчетные суммы не возвращены, они образуют задолженность физического лица перед организацией и подлежат возврату. Включение в доход работника, подлежащий обложению НДФЛ, своевременно не возвращенных сумм, выданных в качестве аванса (например, на командировочные расходы), возможно только на дату принятия решения организации о списании долга с такого работника.

Упомянутые в статье судебные решения можно найти: Причем даже то, что работник увольняется и не возвращает числящуюся за ним задолженность по подотчетным суммам, еще не повод для признания дохода и удержания НДФЛ. Доход появится только на дату, когда станет невозможно взыскать такой долг (то есть на дату истечения срока исковой давности).

Этот срок: •надо отсчитывать со дня, следующего за днем, когда работник должен был вернуть неизрасходованные деньги; •определяется по правилам гражданского, а не трудового законодательства и равен 3 годам (а не 1 году); ; , ; . Понятно, что удержать деньги с уже уволившегося работника организация вряд ли сможет.

В таком случае по итогам того года, в котором истек срок исковой давности, надо заполнить на этого работника справку 2-НДФЛ, отразив в ней доход в виде невозвращенной суммы и сумму исчисленного и неудержанного налога. Эту справку надо представить в ИФНС не позднее 1 марта года, следующего за тем, в котором истек срок исковой давности. Казалось бы, раз выданные под отчет деньги не являются доходом работника для целей НДФЛ, то они не должны облагаться и страховыми взносами.

Однако все не так просто. Разъяснения, которые ФСС и Минтруд давали в период, когда уплата взносов определялась по правилам Закона № 212-ФЗ, заключались в следующем.

Если деньги, полученные работником под отчет, не возвращены в течение 1 месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, то на эту сумму необходимо начислить взносы; . Справка Судьи придерживаются позиции, что не возвращенный работником аванс, по которому не истек срок исковой давности, — это не доход. Особенно в ситуациях, когда организация принимает действия по его возврату.

Но бывают и исключительные случаи. Так, однажды ВАС признал доходом работников деньги, которые они получали со счета организации в банке и не сдавали в кассу. Работники не отчитывались за эти деньги.

Кроме того, не было никаких доказательств, что деньги вообще предназначались для покупки каких-либо ценностей для деятельности организации. Один из этих работников был директором организации, второй — его родственником.

А общая сумма снятых денег превысила 10 млн руб. Так что это нельзя назвать стандартным подотчетом. Проанализировав такую ситуацию, суд счел, что работники не собирались возвращать полученные деньги, а организация — требовать их возврата.

Поэтому ВАС поддержал налоговиков, доначисливших НДФЛ, пени и штраф, ; .

И есть свежее решение арбитражного суда, придерживающегося такой же позиции в отношении директора, не возвратившего подотчетные деньги.

Но с 2017 г. страховые взносы надо считать по правилам НК. Поэтому мы обратились за разъяснениями в Минфин. Начисление страховых взносов на подотчетные деньги КОТОВА Любовь Алексеевна Действительный государственный советник РФ 3 класса — В 2017 г., если деньги, полученные под отчет, не возвращены работником в течение месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, на эту сумму надо начислить страховые взносы.

Сумму начисленных взносов можно будет зачесть (вернуть) после того, как работник; : •или вернет деньги; •или представит документы, подтверждающие расходование денег на предусмотренные организацией цели. * * * В случае если организация принимает решение простить долг работника по подотчетным суммам, за которые он не отчитался, эти суммы однозначно признаются его доходом.

И следовательно, должны облагаться: •НДФЛ; •страховыми взносами.

Понравилась ли вам статья?

1. Ничего нового не нашел
2. Нужно больше примеров
3. Статья появилась слишком поздно
4. Слишком много слов
5. Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
6. Почему оценка снижена?
7. Тема не актуальна
8. Другое
9. Аргументы неубедительны
10. Нет ответа по поставленные вопросы
11. Есть ошибки

Поставить оценку

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

1. я подписчик электронного журнала
2. хочу читать статьи бесплатно и попробовать все возможности подписчика
3. я не подписчик, но хочу им стать

• , № 11
• , № 4, № 4
• , № 10, № 10, № 10
• , № 5, № 5
• , № 8, № 8, № 8
• , № 6, № 6, № 6
• , № 12
• , № 9, № 9, № 9, № 9
• , № 7, № 7, № 7, № 7
• , № 2, № 2
• , № 1

• , № 4
• , № 11
• , № 3, № 3
• , № 5, № 5
• , № 17, № 17, № 17, № 17, № 17
• , № 2
• , № 8
• , № 1
• , № 15, № 15
• , № 12, № 12
• , № 21
• , № 14, № 14
• , № 13
• , № 19
• , № 20, № 20, № 20
• , № 24, № 24, № 24, № 24, № 24
• , № 22, № 22, № 22
• , № 6, № 6
• , № 23

• , № 7, № 7, № 7, № 7
• , № 2, № 2, № 2, № 2
• , № 3, № 3, № 3, № 3
• , № 24, № 24, № 24, № 24, № 24
• , № 4, № 4
• , № 16, № 16, № 16, № 16
• , № 22
• , № 9, № 9
• , № 11, № 11, № 11
• , № 12, № 12
• , № 6
• , № 13
• , № 19, № 19
• , № 20, № 20
• , № 5, № 5, № 5, № 5
• , № 10, № 10, № 10, № 10, № 10
• , № 14
• , № 8
• , № 1, № 1
• , № 21, № 21, № 21
• , № 15, № 15, № 15, № 15, № 15
• , № 17, № 17

Поделиться:

Подписывайтесь на наш канал в

Как оформляется удержание подотчетных сумм из зарплаты сотрудника

7620 При получении денег в подотчет работник предприятия обязуется представить документы, подтверждающие факт расходования денег, и вернуть неиспользованные суммы.

На составление отчета и передачу его в бухгалтерию отводится 3 рабочих дня после возвращения из командировки или окончания периода пользования подотчетными средствами.

Если ответственное лицо не отчиталось в срок при помощи или не вернуло остаток авансовых средств, работодатель может взыскать выданные деньги несколькими способами. Вопрос: Как отражается в учете удержание из заработной платы работника своевременно не возвращенного им остатка подотчетной суммы, выданной для оплаты командировочных расходов? Работник вернулся из командировки и в установленный срок представил авансовый отчет, согласно которому остаток неизрасходованной подотчетной суммы (аванса), ранее выданной работнику наличными денежными средствами из кассы, составил 5 500 руб.

Окончательный расчет по авансовому отчету в установленный срок работником не произведен.

На основании приказа руководителя и с письменного согласия работника невозвращенная подотчетная сумма удерживается из начисленной работнику заработной платы.

Возврат неизрасходованных авансовых подотчетных сумм может быть осуществлен одним из методов:

• Работник подает заполненный авансовый отчет и на его основании вносит в кассу требуемую сумму.
• У сотрудника нет возможности вернуть в установленные сроки деньги, он обращается к работодателю с письменной просьбой о произведении удержаний из заработной платы.
• Директор компании решил простить долг и признать его в качестве дохода работника.
• Руководитель компании издает распоряжение или приказ на удержание суммы задолженности из зарплаты (при условии, что сотрудник не имеет возражений).
• При наличии разногласий между подотчетным лицом и руководством фирмы вопрос решается в судебном порядке.

Как удержать из зарплаты ? Удержание невозвращенного вовремя аванса можно произвести из суммы ежемесячного заработка работника.

137 ТК РФ. Для появления полномочий у бухгалтерии по удержанию из доходов подотчетного лица невозвращенных им средств:

1. руководитель компании в течение месяца с момента окончания срока представления отчета и внесения денег в кассу издает приказ об удержаниях;
2. в приказе или на отдельном бланке должник расписывается и дает согласие на произведение удержаний.

При несоблюдении указанных требований возврат средств возможен только в судебном порядке.

Если руководство компании не инициирует возврат средств через удержание из зарплаты или принудительный возврат по судебному решению, то для должника невозвращенные подотчетные средства становятся доходом. В этой ситуации работодатель выступает в роли налогового агента: у него появляется обязательство по начислению и удержанию с общей величины неиспользованных и подлежащих возврату подотчетных средств. При отсутствии возможности удержать подоходный налог работодатель уведомляет в письменной форме налоговые органы.

Такая последовательность действий оговорена в Письме Минфина от 24.09.09 г. №03-03-06/1/610. ВАЖНО! При наличии заявления от подотчетного лица об удержании из его заработка долга по авансовому отчету разрешается направлять на возмещение сразу всю сумму задолженности.

Роструд в Письме от 26.09.2012 г. под №ПГ/7156-6-1 указал, что работодатель может произвести единоразовое удержание долга по подотчетным средствам, если это действие согласовано с работником.

Сотруднику дается право прописать в заявлении процент удержаний или фиксированную ежемесячную сумму, в рамках которой можно осуществлять погашение долга из зарплаты. ВАЖНО! Образец приказа об удержании из зарплаты неизрасходованных подотчетных сумм от КонсультантПлюс доступен При удержании задолженности из ежемесячных доходов работника на основании приказа руководителя необходимо руководствоваться максимальными ограничениями из ст. 138 ТК РФ. Общая величина всех видов удержаний из начисляемой заработной платы не может превышать уровень 20% от дохода, в некоторых ситуациях допускается увеличение лимита до 50 или 70%.

При инициировании судебного разбирательства между подотчетным лицом и работодателем алгоритм действий такой:

1. по окончании месячного срока, отводимого для урегулирования вопроса путем добровольного исполнения обязательств или издания распоряжения руководства об удержаниях, бухгалтерия должна показать в учете доначисление страховых взносов на сумму задолженности по подотчетным средствам;
2. до истечения срока исковой давности предприятие подает иск в судебные органы;
3. при вступлении в силу судебного решения в пользу работодателя из суммы долга удерживается подоходный налог.

ЗАМЕТЬТЕ! Прощение долга оформляется приказом по предприятию. Чтобы простить задолженность по подотчетным средствам, руководитель компании издает приказ.

Альтернативный вариант: должник обращается с просьбой об аннулировании задолженности в форме заявления на имя директора предприятия, руководитель своей резолюцией на заявлении фиксирует решение о прощении долга. Дата списания обязательств с должника будет совпадать с датой резолюции или днем регистрации приказа.

Этой датой должны быть произведены начисления по НДФЛ, налог перечисляется в бюджет в день фактического удержания сумм или на следующие сутки.

При наличии задолженности по подотчетным средствам за уволенным работником после окончания периода исковой давности организация вправе перевести сумму долга в разряд безнадежных задолженностей.

После этого можно произвести списание в затраты по правилам п. 14.3 ПБУ 10/99. Задолженность сотрудника по подотчетным средствам является его обязательством перед работодателем. В категорию доходов сумма может перейти, если руководством компании будет принято решение простить долг.

По истечении периода досудебного урегулирования проблемы (1 месяц) на размер задолженности начисляются страховые взносы.

Сумму взносов можно зачесть или произвести ее возврат при выполнении одного из условий:

1. сотрудником добровольно были возвращены средства;
2. сумма долга была засчитана в расходы на основании авансового отчета и документов, подтверждающих целевой характер затрат.

Списание задолженности с уволенных сотрудников реализуется двумя путями:

1. через расходование части ;
2. через отнесение суммы долга на финансовые результаты.

В первом случае составляется проводка между дебетом 63 и кредитом 71 счета, во втором — дебетовый оборот записывается по 91 счету, а кредитовая запись — по 71 счету.

Одновременно с этими корреспонденциями сумма отражается в забалансовом учете на счете 007. В данных забалансового учета информация о списанных безнадежных долгах такого типа должна отображаться на протяжении 5 лет с даты закрытия задолженности.

Факт выдачи денежных ресурсов наемному работнику в подотчет не является основанием для возникновения в учете расходной операции.

Возвращаемые сотрудником остатки неиспользованных средств не могу быть отнесены к доходам предприятия.

Величина подотчетных сумм не учитывается в расчете , ее надо показывать в составе дебиторской задолженности.

Долги, признанные безнадежными, списываются в налоговом учете на расходы внереализационного типа. Для перевода задолженности в разряд безнадежной необходимо документально обосновать факт окончания срока исковой давности. При применении (с любым видом объекта налогообложения) или списанные безнадежные дебиторские задолженности не могут уменьшать налоговую базу.

Учет подотчетных сумм ведется на 71 счете.

При несвоевременном возврате остатка средств, выданных работнику авансом, величина долга в учете причисляется к .

Удержания подотчетных сумм проводятся как уменьшение суммы недостачи, числящейся за конкретным ответственным лицом.

Типовые корреспонденции в этом сегменте учета такие:

1. Д50 или 51 – К73 – запись составляется в ситуациях добровольного закрытия задолженности сотрудником и при погашении требуемой суммы в принудительном порядке по решению суда;
2. Д73 – К94 – обозначен долг по подотчетным средствам, который невозможно погасить за счет ежемесячного заработка физического лица;
3. Д70 – К68 – по прощенной сумме задолженности осуществлено начисление подоходного налога;
4. Д91 – К73 – фиксация факта прощения долга;
5. Д91 – К69 – показано начисление страховых взносов на подотчетные суммы, которые перешли из группы долгов в категорию доходов сотрудника.
6. Д94 – К71 — неизрасходованная подотчетная сумма, не внесенная в срок в кассу, отнесена на недостачи;
7. Д71 – К50 или 51 – отражена выдача денег в подотчет;
8. Д70 – К94 – произведено удержание остатка подотчетных средств из заработной платы (при наличии письменного согласия должника);

Как удержать из зарплаты сотрудника не возвращенные в срок подотчетные суммы

1. 3.
2. 1.
3. 2.
4. 4.

Срок, на который можно выдавать под отчет наличные деньги, законодательно не ограничен. Однако этот срок должен установить руководитель организации, сделав соответствующую запись на заявлении работника о выдаче ему подотчетных сумм (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г.

№ 3210-У). Если срок возврата подотчетных сумм установлен руководителем, то не позже чем через три рабочих дня после его окончания сотрудник должен отчитаться за полученные деньги (п.

6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г.

№ 3210-У). При командировках такой срок исчисляется с того дня, когда сотрудник вернулся из командировки (п.

26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).Отдельно скажем про ситуацию, когда сотрудник не смог вовремя отчитаться из-за болезни.

Например, человек вернулся из командировки и на следующий день заболел.В таком случае представить авансовый отчет сотрудник должен не позднее трех рабочих дней с даты фактического выхода на работу.

Об этом сказано в пункте 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.Ситуация: когда сотрудник должен представить авансовый отчет, если срок возврата подотчетных сумм не установлен.

Подотчетные суммы выданы для оплаты товаров (работ, услуг)?Авансовый отчет сотрудник должен представить в тот же день, когда он получил деньги.По общему правилу сотрудник должен представить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы (п.

6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Вопрос о том, как отчитаться по подотчетным суммам, если срок возврата не установлен, в Указании Банка России от 11 марта 2014 г.

№ 3210-У не прописан. По мнению налогового ведомства, в такой ситуации сотрудник должен отчитаться по подотчетным деньгам в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24 января 2005 г.

№ 04-1-02/704).Совет: в связи с неоднозначностью вопроса организации лучше установить срок, на который выдаются подотчетные суммы. Это поможет избежать возможных разногласий с контролирующими ведомствами. Если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного аванса, то удержите эти деньги из его зарплаты.

Для этого руководитель организации издает приказ о взыскании в произвольной форме. Оформляют приказ не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета.

Взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Поэтому получите письменное согласие сотрудника на удержания.

В противном случае взыскать задолженность можно будет только через суд. Такие правила установлены в статьях 137, 248 Трудового кодекса РФ и подтверждены в письме Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0. Удержать из месячной зарплаты сотрудника можно не более 20 процентов от начисленной суммы (ст.

138 ТК РФ). В день, когда сотрудник должен был отчитаться или вернуть полученные под отчет деньги, в бухучете сделайте запись:Дебет 94 Кредит 71– отражена сумма, выданная под отчет сотруднику и не возвращенная в срок.Удерживая деньги из дохода сотрудника, сделайте проводку:Дебет 70 Кредит 94– удержана из зарплаты сотрудника невозвращенная подотчетная сумма.Такой вывод следует из Инструкции к плану счетов (счета 70, 71, 94).Пример отражения в бухучете удержания подотчетных сумм, не возвращенных в установленный срок Менеджеру ООО «Альфа» А.С. Кондратьеву было выдано 3000 руб. на покупку канцтоваров. Он приобрел канцтовары на 2000 руб.

и сдал их на склад. К авансовому отчету Кондратьев приложил все необходимые подтверждающие документы (товарный чек, кассовый чек и т. д.). Остаток неизрасходованной подотчетной суммы – 1000 руб. (3000 руб. – 2000 руб.) – Кондратьев в срок не вернул.

Эта сумма удерживается из его зарплаты по приказу руководителя организации и с письменного согласия Кондратьева.Зарплата Кондратьева – 15 000 руб. Детей у Кондратьева нет, поэтому соответствующие стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.Максимальная сумма, которую можно удержать из его месячной зарплаты, составляет: (15 000 руб. – 15 000 руб. × 13%) × 20% = 2610 руб.Поскольку сумма удержаний меньше этой величины (1000 руб.

< 2610 руб.), весь невозвращенный остаток подотчетной суммы взыскивается>Бухгалтер «Альфы» сделал в учете записи:Дебет 94 Кредит 71 – 1000 руб. – отражена подотчетная сумма, не возвращенная в срок;Дебет 44 Кредит 70 – 15 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву;Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» – 1950 руб.

(15 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ с зарплаты Кондратьева;Дебет 70 Кредит 94 – 1000 руб. – удержана не возвращенная в срок подотчетная сумма;Дебет 70 Кредит 50 – 12 050 руб.

(15 000 руб. – 1950 руб. – 1000 руб.) – выплачена зарплата Кондратьеву.Ситуация: как учесть при налогообложении не возвращенные в срок подотчетные суммы?Поскольку при выдаче сотруднику денег под отчет организация не несет расходов, а при возврате подотчетных сумм не получает доходов, такие суммы при расчете налогов не учитываются.Это касается как организаций, которые применяют общую систему налогообложения (п.

14 ст. 270, п. 3 ст. 273 НК РФ), так и тех, кто платит единый налог при упрощенке или ЕНВД (п.

2 ст. 346.17, п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Выданные под отчет суммы являются дебиторской задолженностью сотрудника до того момента, пока он не представит авансовый отчет, приложив к нему документы, подтверждающие произведенные расходы, и не внесет остаток неиспользованной суммы в кассу. Это следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г.

№ 55.Если сотрудник не вернул в срок неизрасходованные подотчетные суммы, то бухгалтер организации может удержать сумму задолженности из зарплаты сотрудника (ст. 137 ТК РФ).Однако поскольку денежные средства, выданные под отчет сотруднику, не являются расходом, то и при несвоевременном погашении дебиторской задолженности дохода у организации не возникает. Это справедливо для всех организаций независимо от применяемой системы налогообложения.

Такой вывод можно сделать из положений, статей 41, 346.29 Налогового кодекса РФ.Пример отражения в бухучете и при налогообложении удержания подотчетных сумм, не возвращенных в срокВ марте менеджеру ООО «Альфа» А.С. Кондратьеву было выдано 3000 руб. на покупку канцтоваров. Он приобрел канцтовары на сумму 2000 руб.

и сдал их на склад. К авансовому отчету Кондратьев приложил все необходимые подтверждающие документы (товарный чек, кассовый чек и т. д.).Остаток неизрасходованных подотчетных сумм – 1000 руб.

(3000 руб. – 2000 руб.) – Кондратьев в срок не вернул. Эта сумма удерживается из его зарплаты за апрель по приказу руководителя организации и с письменного согласия Кондратьева, полученного в марте.Зарплата Кондратьева – 15 000 руб. Детей у Кондратьева нет, поэтому соответствующие стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.Максимальная сумма, которую можно удержать из его месячной зарплаты, составляет: (15 000 руб.

– 15 000 руб. × 13%) × 20% = 2610 руб.Поскольку сумма удержаний меньше этой величины, весь невозвращенный остаток подотчетной суммы взыскивается сразу.Бухгалтер «Альфы» сделал в учете следующие записи.В марте:Дебет 94 Кредит 71 – 1000 руб. – отражена подотчетная сумма, не возвращенная в срок.При расчете налога на прибыль за март бухгалтер «Альфы» не учел в составе расходов сумму непогашенной дебиторской задолженности по подотчету.В апреле:Дебет 44 Кредит 70 – 15 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву за апрель;Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» – 1950 руб.

(15 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ с зарплаты Кондратьева;Дебет 70 Кредит 94 – 1000 руб. – удержана не возвращенная в срок подотчетная сумма;Дебет 70 Кредит 50 – 12 050 руб. (15 000 руб. – 1950 руб. – 1000 руб.) – выплачена зарплата Кондратьеву.При расчете налога на прибыль за апрель бухгалтер «Альфы» не учел в составе доходов несвоевременно возвращенную подотчетную сумму.Пример отражения в бухучете и при налогообложении удержания подотчетных сумм, не возвращенных в срок.

Организация применяет упрощенкуООО «Альфа» применяет упрощенку (объект «доходы за вычетом расходов»).Менеджеру ООО «Альфа» А.С. Кондратьеву было выдано 3000 руб. на покупку канцтоваров. Он приобрел канцтовары на 2000 руб.

и сдал их на склад. К авансовому отчету Кондратьев приложил все необходимые подтверждающие документы (накладную, кассовый чек и т.

д.).Остаток неизрасходованной подотчетной суммы – 1000 руб. (3000 руб. – 2000 руб.) – Кондратьев в срок не вернул. Эта сумма удерживается из его зарплаты по приказу руководителя организации и с письменного согласия Кондратьева.Зарплата Кондратьева – 15 000 руб.

Детей у Кондратьева нет, поэтому соответствующие стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.Максимальная сумма, которую можно удержать из его месячной зарплаты, составляет: (15 000 руб. – 15 000 руб. × 13%) × 20% = 2610 руб.Поскольку сумма удержаний меньше этой величины (1000 руб. < 2610 руб.), весь невозвращенный остаток подотчетной суммы взыскивается>При расчете единого налога бухгалтер «Альфы» не учел в составе:

1. доходов – сумму несвоевременно погашенной дебиторской задолженности.
2. расходов – сумму, выданную под отчет сотруднику;

Пример отражения в бухучете и при налогообложении удержания подотчетных сумм, не возвращенных в срок.

Организация применяет ЕНВДООО «Альфа» – плательщик ЕНВД. Менеджеру организации А.С. Кондратьеву было выдано 3000 руб.

на покупку канцтоваров. Он приобрел канцтовары на 2000 руб. и сдал их на склад. К авансовому отчету Кондратьев приложил все необходимые подтверждающие документы (накладную, кассовый чек и т.

д.).Остаток неизрасходованной подотчетной суммы – 1000 руб.

(3000 руб. – 2000 руб.) – Кондратьев в срок не вернул. Эта сумма удерживается из его зарплаты по приказу руководителя организации и с письменного согласия Кондратьева.Зарплата Кондратьева – 15 000 руб. Детей у Кондратьева нет, поэтому соответствующие стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.Максимальная сумма, которую можно удержать из месячной зарплаты сотрудника, составляет: (15 000 руб.

– 15 000 руб. × 13%) × 20% = 2610 руб.Поскольку сумма удержаний меньше этой величины (1000 руб. < 2610 руб.), весь невозвращенный остаток подотчетной суммы взыскивается>Бухгалтер «Альфы» сделал в учете записи:Дебет 94 Кредит 71 – 1000 руб. – отражена подотчетная сумма, не возвращенная в срок;Дебет 44 Кредит 70 – 15 000 руб.

– начислена зарплата Кондратьеву;Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» – 1950 руб. (15 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ с зарплаты Кондратьева;Дебет 70 Кредит 94 – 1000 руб. – удержана не возвращенная в срок подотчетная сумма;Дебет 70 Кредит 50 – 12 050 руб.

(15 000 руб. – 1950 руб. – 1000 руб.) – выплачена зарплата Кондратьеву.Сумма выплаченной зарплаты, удержания и задолженность сотрудника по подотчетным суммам на расчет ЕНВД не влияют.Ситуация: как определить дату, когда организация может списать в связи с истечением срока исковой давности подотчетные суммы, которые числятся за уволившимся сотрудником?Чтобы определить день, когда можно списать неистребованные подотчетные суммы, воспользуйтесь следующей методикой.1. Установите дату, с которой начинается срок исковой давности.Отсчет срока исковой давности нужно вести со дня, следующего за датой, когда сотрудник должен был вернуть долг (ст. 191 ГК РФ). Например, если сотрудник должен был вернуть подотчетную сумму 5 октября, срок исковой давности отсчитывайте с 6 октября.

Ведь задолженность сотрудника по подотчетным суммам относится к обязательствам с определенным сроком исполнения. Погасить задолженность сотрудник должен не позднее трех рабочих дней после того, как закончился срок, на который ему были выданы деньги (при направлении сотрудника в командировку – не позднее трех рабочих дней после дня его возвращения) (п.

6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г.

№ 3210-У, п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Следовательно, срок исковой давности по подотчетным суммам, которые сотрудник не вернул и по которым не отчитался, начинайте отсчитывать по окончании срока, на который были выданы деньги (п.

2 ст. 200 ГК РФ).2. Отсчитайте три года с даты начала срока исковой давности.По обязательству в виде невозвращенных подотчетных сумм срок исковой давности составляет три года (ст.

196 ГК РФ). Специального срока исковой давности для данного случая законодательство не устанавливает (п.

1 ст. 197 ГК РФ). Поэтому срок исковой давности закончится в тот день, когда он начинался, только тремя годами позже (абз. 1 п. 1 ст. 192 ГК РФ). При этом учитывайте обстоятельства, которые могут послужить причиной для прерывания срока исковой давности. После перерыва срок исковой давности начинает отсчитываться заново (ст.

203 ГК РФ).Таким образом, по истечении срока исковой давности задолженность по подотчетной сумме может быть признана безнадежной к взысканию и списана в бухучете (п.

14.3 ПБУ 10/99) и при расчете налога на прибыль (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ, письма Минфина России от 8 августа 2012 г. № 03-03-07/37, от 15 сентября 2010 г.

№ 03-03-06/1/589). Вопрос — ответ Вас также может заинтересовать

Заявление на удержание подотчетных сумм

0 Работодатель может выдавать денежные средства под отчет на административно-хозяйственные и прочие нужды своим работникам, а также иным лицам (к примеру, исполнителям по ГПД). Скажем, на приобретение ТМЦ или на командировочные расходы. Для определения перечня лиц, которые могут получать деньги под отчет, работодатель может издать .

Деньги могут выдаваться наличными из кассы или путем перечисления на карту работника. О том, как составить заявление на получение подотчетных сумм на карту, мы рассказывали .

Получив деньги под отчет, работник в дальнейшем должен будет отчитаться за них. То есть предоставить работодателю документы, подтверждающие понесенные за его счет расходы, и вернуть остаток.

По полученным наличным деньгам срок для отчета – 3 рабочих дня после истечения срока, на который они были выданы, или со дня выхода на работу (к примеру, при возвращении из командировки) ().

Срок выдачи денег под отчет работодатель утверждает сам и закрепляет в локальном нормативном акте (к пример, в Положении о расчетах с подотчетными лицами).

Для выдачи денег в безналичном порядке работодателю необходимо утвердить не только срок, на который они выдаются, но и срок, который дается работникам на то, чтобы отчитаться по полученным суммам. Если работник не отчитался по выданным ему деньгам, может ли работодатель удержать задолженность из причитающейся такому работнику заработной платы?

И нужно ли брать от работника заявление на удержание подотчетных сумм? К слову, напомним, что закон не запрещает выдавать наличные деньги под отчет лицам, которые не отчитались за ранее полученные средства и имеют долг перед работодателем. Это же касается и безналичной выдачи денег под отчет.

Когда работодатель решает удержать невозвращенные подотчетные суммы у работника, он издает соответствующий приказ. Но нужно иметь в виду, что на издание такого приказа у работодателя есть только месяц со дня окончания срока на возврат подотчетной суммы. Если этот срок будет пропущен, за взысканием долга придется обращаться в суд.

Также нужно учитывать, что сам работник должен быть согласен с удерживаемой суммой.

В противном случае дорога по взысканию долга вновь будет лежать исключительно через суд (, ). Даже если есть приказ на удержание и согласие работника, не всегда удастся удержать невозвращенную подотчетную сумму единовременно.

Ведь ТК РФ ограничивает размер удержаний из доходов работника.

Удерживаемый долг подотчетника при конкретной выплате не может превышать 20% зарплаты после вычета из нее НДФЛ (, ).

Поэтому если долг подотчетника превышает указанные 20%, удержание придется «растянуть» на несколько месяцев. Как было указано выше, согласие работника на удержание подотчетных сумм должно быть обязательно. Выражаться это может в виде подписи работника в приказе на удержание, где будет указано, что работник не оспаривает основание и размер удержания.

А можно предварительно получить заявление работника на удержание. Соответственно, уже на основании такого заявления издается приказ. Повторно согласовывать с работником удержание уже не придется.

И даже если срок на удержание пропущен, работник может написать заявление о том, чтобы подотчетные суммы были с него удержаны.

Работник составляет заявление на удержание подотчетных сумм в произвольной форме. Заявление адресуется руководителю организации, содержит сведения о работнике, о дате получения денег под отчет, сумме, которую работник разрешает удерживать, а также дату, с которой может производиться удержание.