Служебная на отдел кадров о сроках предоставления документов в бухгалтерию

Служебная записка о несвоевременном предоставлении документов

Содержание

Виды докладных записок По содержанию докладные записки подразделяются:

на инициативные;

отчетные.

информационные;

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы. Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.

Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п. В зависимости от адресата докладные записки подразделяются: Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты: Таким образом, в некоторых случаях составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации:

• запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
• сообщение о направлении в командировку;
• сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении служебных обязанностей;
• предложение о дополнительном премировании;
• информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, видов докладных очень много, ведь в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Форма служебной записки (образец показывает, как оформить шапку в соответствии с требованиями ГОСТа) не является жестко регулируемой и может меняться.

д. По данному признаку можно выделить множество типов служебки.

Основное назначение ясно из названия: служебная записка — это внутренний документ, обращение, с помощью которого можно проинформировать руководство о происшествии, требующем внимания и реакции. Обычно пишется в случаях: В ОКУД имеет свой код, как и докладная. После этого руководитель обязан изучить документ и наложить свою резолюцию.

В последующем эта резолюция выступает основанием для утверждения и осуществления различных мер (наложения взыскания, вынесения поощрения и т.

п.). Таким образом, докладная записка — это элемент обратной связи между руководителем и подчиненным.Основные цели, преследуемые при формировании этого документа:Повысить эффективность личной работоспособности. Когда работнику что-то мешает, и он предлагает пути решения этой проблемы.Исправить ситуацию. Когда работнику известны определенные факты, не касающиеся его лично, но, по его мнению, мешающие стабильной и эффективной работе.

Пишется докладная руководству, чтобы ситуация была разрешена в ближайшее время.Снять с себя ответственность. Если работник донес какую-то информацию до вышестоящих лиц и хочет снять с себя ответственность за исправление происшествия. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

• о наименовании предприятия,
• сотруднике, который пишет записку,
• дате ее составления,
• должностном лице, к которому она направляется.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

При определенных обстоятельствах, записка составляется и подается по инстанции, исключительно в информативных целях.Документ является строго внутренним и за пределы компании не выходит. Если этого сделать не удастся, то следующая инстанция – это суд, где служебная записка может стать дополнительным доказательством.С целью исправления ситуация, При желании письменные объяснения, которые требуется составлять для наложения на работника дисциплинарного взыскания, также могут быть оформлены как объяснительные записки, ; Направленность Обращение к руководству:

• от руководителя филиала к руководителю головного подразделения
• от руководителя отдела к руководителю компании;
• от работника к руководителю отдела;

Переписка между руководителями или работниками одного уровня управления, не подчиненными друг другу по должности, по вопросам, входящим в их компетенцию Объяснение (пояснение) нижестоящего должностного лица вышестоящему Виды записок по назначению

• отчетные
• чисто информативные;
• инициирующие принятие решения;

• описывающие какое-либо событие
• объясняющие действия конкретного работника (подразделения);

Структура I раздел — 8504 По своей сути, несвоевременное предоставление документов – это невыполнение прямых должностных обязанностей, ведь ряд профессий предусматривает именно работу с документацией. Если какая-либо бумага не была предоставлена в срок, это может спровоцировать задержку других процессов на работе или же просто негативно отразиться на результате.

Если работник допустил такой недостаток в своей работе, начальство вправе потребовать от него объяснительную записку, в которой следует изложить причины, приведшие к задержке с документацией. ФАЙЛЫ Составляется записка по общим принципам делопроизводства, то есть с указанием адресата (начальника), собственной должности, обязательного проставления даты и личной подписи. Рекомендации по формулировке содержания:

1. встречные обвинения в объяснительной записке не сработают в вашу пользу;
2. текст записки, по неписаным правилам, не должен выходить за пределы 1 листа.
3. если вина действительно имеет место, правильнее ее признать, извиниться и выразить намерение не допускать подобного в дальнейшем;
4. не стоит пускаться в подробные и пространные объяснения, достаточно указать одну причину;
5. не пытайтесь переложить собственную оплошность на кого-то другого;

Председателю Арбитражного суда г.

В связи с большой загруженностью и недостатком практического опыта я не справилась со своими должностными обязанностями, отправив судебный акт от 18.09.2017 г. с нарушением установленных сроков. Прошу не применять ко мне мер дисциплинарного воздействия.

Впредь буду стараться выполнять свою работу более внимательно и сосредоточенно, накапливая опыт.

20.09.2017 г. Специалист отдела делопроизводства /Марьянова/ Р.М. Марьянова Всё об объяснительной записке и другие примеры — .

Этот документ обязательно заверяется и подписями, и печатью организации.

По форме эти бумаги практически ничем не отличаются. Главное – позаботиться о доказательной базе, быть готовыми отстоять свою точку зрения, а также учесть несколько обязательных требований к составлению, которые рассматриваются далее.

Как правило, в компании есть собственные образцы и правила составления докладных, когда необходимо зафиксировать факт невыполнения должностных обязанностей тем или иным работником.

Поэтому форма и особенности содержания документа произвольны. Обычно придерживаются таких правил составления:

1. Далее нужно кратко, но достаточно емко изложить суть замечания.
2. Прежде всего, составляется «шапка», в которой прописываются ФИО директора (или другого ответственного лица), на имя которого пишется бумага. Также указывается краткое название компании.
3. Затем прописывается название документа и номер (обычно в хронологическом порядке, о чем нужно уточнить в журнале документооборота).

Как правило, текст не должен занимать более 6-7 строк. Унифицированной формы для бумаги нет, используется произвольная.

Несмотря на это, при написании следует учитывать положения , которые требуют наличия следующих реквизитов:

• бумага должна содержать шапку. В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже);
• далее указывается наименование документа;
• ниже указывается должность и Ф.И.О. составителя, подпись с расшифровкой.
• вносится дата его составления и номер;
• описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения…», далее текст должен содержать конкретную просьбу;

Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию.

С недавних пор стал бригадиром, и вот впервые пришлось написать служебную записку на работника, за то, что он не качественно исполнил свои должностные обязанности.

Все бы ничего, только вот я не знал, как ее составить. Благо нашлись опытные товарищи, помогли, подсказали. И я решил поделиться своим, уже своим опытом с другими, вдруг кто окажется на моем месте.

Для ее составления берется либо образец, принятый на предприятии или же исползуют произвольную форму. Указанное действие имеет своей целью фиксацию того факта, чио произошло нарушение внутреннего трудового распорядка. Они могут быть следующими:

1. Также постоянно уходит ранее положенного срока;
2. Систематически опаздывает, не имея на это уважительных причин;
3. Прогулы;
4. Некорректно выполняет должностные обязанности;
5. Явился в нетрезвом состоянии;
6. Бездействует. Последствия этого могут быть негативными для компании или остальных работников;
7. Некорректно общается с сослуживцами.

Данное послание начальству может использоваться как для внутреннего использования, так и для внешнего.

Это позволяет разделить на два типа:

1. Внешняя. Справка выходит за пределы фирмы, так как составление происходит на имя либо представителей органов контроля, либо руководителя головного офиса. Обычно причиной составления указанной бумаги является некорректные действия своего руководства, о чем необходимо известить вышестоящую инстанцию.
2. Внутренняя. Данный вариант самым распространенным для донесения начальству факта некорректного выполнения трудовых обязанностей. Обычно для таких целей используется фирменный бланк фирмы. Для заверения хватит подписи коллег, ставшими свидетелями происходящего;

Форма составления обеих бумаг практически одинаковая, единственное отличие в том, что внешнюю форму требуется заверить не только подписями, но и печатью компании.

По словам экспертов, главным в данной бумаге является доказательная база и необходимость отстаивать свои слова. К составлению указанной бумаги предъявляются определенные требования.

Вот о них и пойдет речь далее. Обычно в каждой фирме имеются образцы различных бланков, используемых для внутреннего использования.

А так как законодательство не установило точную форму документа, она, как и содержание, является произвольным. Но все же имеется определенные правила по составлению: Требования к составлению требуют, чтобы в бумаге были зафиксированы только непосредственные факты нарушения.

И только, никаких субъективных мнений.

Несмотря на то, что данная бумага не имеет конкретной формы, подавать абы-кому нельзя. Существует негласный регламент, по которому служебные записки подаются на имя:

1. Гендиректора;
2. Его зама;
3. Бригадира.
4. Начальника филиала;

Инициаторами подачи могут являться либо старшие работники, либо находящиеся с вышеуказанными лицами на одной ступени.

Теоретически любой работник, даже рядовой может это сделать. На практике существует негласный порядок по подаче указанной записки.

В каждой организации он свой, но все же можно выделить общие действия:

1. На основании этого составляется текст записки;
2. Фиксирование факта нарушения. Для этого используется аудио -, видеофиксация. Можно также привлекать свидетелей (своих коллег);
3. Заверяется она ответственным лицом. Как правило, это старший из работников;
4. Последним указанный факт рассматривается, и принимаются меры. Либо же руководитель отказывает в обращении. При необходимости он может разъяснить свои действия подателям записки.
5. Следует подача сей бумаги тому, на имя которого она составлена;

На основании служебной записки к нарушителю могут применяться следующие меры дисциплинарного взыскания:

1. Выговор;
2. Увольнение по статье (недобросовестное выполнение должностных обязанностей).
3. Замечание в письменном виде;

Обычно идут с меньшего – замечания. Но руководитель может и сразу применить третий пункт. Все на его усмотрение. Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно.

Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют.

Необходимость в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия.

При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать служебное письмо вправе любой сотрудник. Обычно в ней всегда две части.

В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

1. необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
2. необходимо отправить кого-то в командировку;
3. кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
4. требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
5. любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.
6. появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
7. были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;

Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. С оставление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды служебных писем:

1. сообщение о направлении в командировку;
2. запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
3. информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.
4. сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
5. предложение о дополнительном премировании;

Таким образом, видов докладных очень много, в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированный шаблон служебной записки законом не установлен, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем должны присутствовать следующие реквизиты:

1. наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
2. дата, подпись и обязательно должность автора.
3. текст — что необходимо сообщить руководству;
4. название документа;

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка.

Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе. На картинке — продольное размещение реквизитов.

Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

П исьменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса. Первая фраза, которой обычно открывается служебная записка: довожу до вашего сведения. Это самый распространенный вариант.

Сам текст служебной записки должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного. Завершают обращение личной подписью, датой составления.

Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют. Служебка _командировка» src=»https://ppt.ru/fls/290/sluzhebnaya-zapiska-1-.png»/> Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов. Непосредственный начальник вполне может ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

Директору ООО «Домострой» Семину И.Г. от начальника отдела продаж ООО «Домострой» Настиной И.А. Видео (кликните для воспроизведения).

Служебная записка 05.04.2019 № 4 г.

Санкт-Петербург Об увеличении премиального вознаграждения Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение. Начальник отдела продаж Настина И.А.

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Пример служебной записки показывает, что непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Служебка _отсутствие» src=»https://ppt.ru/fls/290/obrazec-sluzhebnaya-zapiska1-.png»/> В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют.

Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье

«Как составить образец акта списания материальных ценностей»

.

В пакет документов включают и записку на списание ТМЦ.

Служебка _списание сырья» src=»https://ppt.ru/fls/290/spisaniye-syrya.jpg»/> С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение. Служебка _ремонт» src=»https://ppt.ru/fls/290/sluzhebka-remont.png»/> Служебка _отзыв» src=»https://ppt.ru/fls/290/sluzh-otzyv-.png»/> Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет.

Следовательно, обязательно надо сказать пару слов об электронных докладных.

Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются.

Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы.

Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений. Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь.

Он обязан переслать письмо конечному адресату.

Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения.

В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных служебных записок может быть продлен, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия.

Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах).

Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде.

Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

Можно ли считать служебную записку вместо объяснительной основанием при вынесении дисциплинарного взыскания Если объяснительной не было, была только служебная записка по вопросу в общих чертах, можно ли считать эту служебную записку объяснительной?

НЕт, служебная записка не может считаться объяснительной и являться основанием для наложения дисциплинарного взыскания. В соответствии со [K=17;P=193;T=ст. 193 ТК РФ] , до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение.

Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт. Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания. При этом следует иметь в виду, что в таком случае должен быть составлен соответствующий акт.

Если процедура наложения дисциплинарного взыскания не была соблюдена, то взыскание является незаконным. Москвы Н. А. Новикову специалиста отдела делопроизводства Марьяновой Р.М.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА О несвоевременном предоставлении документа Я, Марьянова Раиса Михайловна, являясь молодым специалистом, работаю в суде с 12.09.2017 г. До настоящего времени практически не имела опыта работы с судебной документацией. На сегодняшний день документооборот составляет около 200 документов в день.

В связи с большой загруженностью и недостатком практического опыта я не справилась со своими должностными обязанностями, отправив судебный акт от 18.09.2017 г.

Рапорты и служебные записки составляются по специальным шаблонам и имеют, обычно, следующую структуру:

• подпись исполнителя и дата обращения.
• краткое изложение сути вопроса;
• данные о составителе и получателе документа;

С учетом того, при каких обстоятельствах будет подан документ, в форму добавляются некоторые дополнительные элементы. О том, как пишется служебная записка, подробнее будет рассказано дальше.Адресуется данный документ руководителю предприятия или конкретного отдела. Обычно, документ используется для улучшения производственного процесса или при необходимости урегулировать сложную ситуацию в коллективе.Иными словами, обращаясь к служебной записке, работник пользуется своего способом вертикальной коммуникации, когда нужная информация от работника поступают напрямую руководителю.Основная цель написания такого документа заключается в том, чтобы привлечь внимание начальства к проблеме и побудить его предпринять необходимые действия для ее разрешения.

Она пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.

Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения. Аналитические или информационные.

В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации. Причиной создания является инициатива сотрудников, но может быть устное или письменное указание руководителя. Давайте разберемся, как написать служебную записку, образец составим для бюджетной организации.

В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. То есть не бездействовал. Рассмотрим основные виды служебных писем:

• о запросе информации;
• о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
• о премировании сотрудников.
• ;

Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.

В служебной записке могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов.

Главное правило, которого необходимо придерживаться при составлении, — краткость.

В документе должна четко излагаться суть проблемы, а также пути ее решения. Как правило, текст не должен занимать более 6-7 строк.

Унифицированной формы для бумаги нет, используется произвольная. Отличие ее от служебной записки в том, что она имеет иерархическую направленность, то есть всегда поступает от подчиненного к вышестоящему руководству.

Код записки согласно классификатору управленческой документации — 0286041 по ОКУД. В документе должна быть четко описана возникшая проблема, а так как он имеет юридическую силу, то в нем должны отсутствовать орфографические и юридические ошибки.

Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений. Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД.

В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц.

Но написать их совсем непросто. Характеристики Докладная записка Служебная записка Объяснительная записка Суть записки

• информирует о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе;
• содержит выводы и предложения составителя

• информирует о необходимости решения оперативных вопросов.

При этом не надо включать в записку вопросы, которые можно решить устно и которые не требуют документального оформления;

содержит запрос, информацию по запросу, уточнение задания, разъяснение, просьбу, предложение

Объясняет причины какого-либо события, факта, поступка, происшествия, в том числе нарушения трудовой дисциплины, невыполнения поручений, Определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в законодательстве нет.

Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.

Виды докладных записок По содержанию докладные записки подразделяются: на В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если: были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым; необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта; кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния; появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения; необходимо отправить кого-то в командировку; требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного; любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки). Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию.

Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц.

Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию. Поэтому их разделяют на 2 типа:

1. Внешняя – в этом случае она составляется на имя представителей контролирующих органов или на имя руководителя центрального офиса (т.е. документ выходит за пределы компании). Такая бумага может быть составлена в связи с некорректными действиями руководителя, о чем сотрудники докладывают в вышестоящую инстанцию. Этот документ обязательно заверяется и подписями, и печатью организации.
2. Внутренняя – это наиболее распространенный вариант, когда нужно донести факт некорректной работы вышестоящему работнику. Обычно бумага составляется на фирменном бланке компании, в соответствии с инструкцией, предусмотренной на предприятии (если таковая есть). Для заверения документа достаточно поставить только подписи сотрудников, которые были свидетелями инцидента.

По форме эти бумаги практически ничем не отличаются.

В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:

• Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
• Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.
• Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.

Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.

В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.

Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации.

Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля. В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика.

Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам.

Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например:

«Вчера, 13.09.2019, было сорвано занятие в учебном классе из-за…»

. Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий.

При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом. Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:

• Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, отдает поручения, если они необходимы.
• Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами — со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
• Сотрудник создает служебку.
• Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.
• Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.

Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.

Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора сост авляет служебку на имя руководителя учреждения. Допустим, ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования. При прочтении директор поставит резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска.

Вот пример, как пишется служебная записка: «Прошу разрешить ООО «Спортивный инвентарь» доступ на территорию школы 2 сентября 2020 года в 14-00.

Это необходимо для подписания договора поставки спортивного инвентаря, который необходим для подготовки к соревнованиям». Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр» Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» «02» сентября 2020 г. В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:

• Рысьев Р.Р., 10-Б класс.
• Аллюрова А.А., 10-А класс.
• Галопов Г.Г., 9-Б класс.

Преподаватель верховой езды Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр» Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» «02» сентября 2020 г.

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям.

Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь. При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С.

находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл. Прошу применить к Сидорову С.С.

взыскание в виде выговора. Преподаватель верховой езды Документы в организации, законченные делопроизводством, помещаются в архив на разные сроки хранения в зависимости от их вида и типа.

В 2020 г. актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения из Приказа Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 16.02.2016.

Видео (кликните для воспроизведения). Объяснительные, докладные и другие служебные записки хранятся вместе с другими документами, образующимися в процессе деятельности государственных организаций, — перепиской, актами, заявками о выдаче пропусков, заявлениями об утере удостоверений и др. Срок хранения их в архиве — 5 лет.

• Пивоваров, Ю.С. История судебных учреждений России / Ю.С. Пивоваров. — М.: ИНИОН РАН, 2015. — 222 c.
• Поручительство. Комментарии, судебная практика и образцы документов. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2015. — 517 c.
• Александр, Чашин Пособие по написанию курсовых и дипломных работ по теории государства и права / Чашин Александр. — М.: Дело и сервис (ДиС), 2008. — 932 c.

Оценка 5 проголосовавших: 1 Опытный юрист. Работаю в г. Москва. Консультаций через контактную форму сайта не оказываю.