Приложение опись и пакет документов

Опись документов: правила использования и оформления

Ни для кого не секрет, что предприятия и государственные органы обязаны законодательством сохранять на протяжении определенного периода документы относительно их деятельности. Но такие документы не разрешается просто так сохранять в архиве.

Перед их отправкой обязательно выполняется их опись.

Содержание

1. Что такое опись и какими законодательными нормами она регулируется?
2. Внутренняя опись для личного дела
3. Для передачи в архив
4. Правила составления
5. Для почты
6. В делопроизводстве
7. При передачи документов в налоговую, суд, другую организацию
8. Применение и назначение описи
9. В архиве
10. Изъятых документов
11. На уничтожение
12. Особенности оформления в различных ситуациях
    • При передачи документов в налоговую, суд, другую организацию
    • Внутренняя опись для личного дела
    • Для почты
    • Для передачи в архив
    • На уничтожение
    • Изъятых документов

Что такое опись и какими законодательными нормами она регулируется?

Скачать образцы описей документов для передачи в архив, банк, внутренней (личные дела сотрудников). Согласно законодательству опись документов является завершительным этапом обработки документов. Опись составляется в специальном справочнике, форма которого утверждена правительством.

В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел, которые необходимо отправить в архив. Процедура описи документов выполняется на основании норм следующих инструкций:

1. Приказ Министерства культуры, утверждающий инструкцию делопроизводства;
2. Инструкция ЦБ РФ, где прописаны главные правила ведения делопроизводства в Центральном банке.
3. Разъяснения по порядку заполнения определенных форм документов;
4. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (или просто нормы ГОСТа Р51141);
5. Методические рекомендации по делопроизводству, которые 23.12.2009 г. утвердил Росархив;

Все документы каждого описываемого документа должны быть правильно систематизированы. Сначала идут приказы и распоряжения от вышестоящих органов, а дальше иные приказы, протоколы, планы, сметы, отчеты, доклады и переписка.

Применение и назначение описи

Обязательной описи подлежат бухгалтерские и кадровые документы. Они описываются, а потом сшиваются и передаются на проверку в соответствующий государственный орган или сразу в архив. Описанию подлежат также документы, которые в течение года не используются в делопроизводстве.

После этой процедуры они хранятся в архиве предприятия.

Правда, срок их хранения зависит от разновидности. Так, нотариальные записи, документы о персонале, а также хозяйственные книги хранятся на протяжении 75 лет, конструкторская документация – 20 лет, а фотодокументы – 5 лет.

Описывать и сдавать в архив свою документацию должны не только государственные организации, но также частные предприятия. Для этого необходимо подписать договор между таким предприятием и Федеральной архивной службой. В делопроизводстве

В делопроизводстве должна выполняться опись только документов, требующих временного или постоянного хранения.

Речь идет о личных, судебных или следственных делах. Можно проводить опись документов, потеря которых грозит служебной неприятностью. Например, это касается приказов.

Такая опись упрощает поиск документов, ведь каждому отдельному документу присваивается индивидуальный номер. В архиве Если документы передаются в архив, то их опись проводится по утвержденному правительством бланку.

Такую процедуру могут еще называть сдаточной описью. Сотрудник, который занимается описью, заполняет 2 бланка – один необходимо сохранять в отделе, а другой – в архиве.

При заполнении формы используются данные из обложек дел. Правила составления Перед началом описи сотрудник должен:

1. убедиться, что не были нарушены правила оформления дел и документов внутри их.
2. проверить правильность заголовков;

Выполняя опись, необходимо придерживаться таких правил:

1. при описи важна правильная последовательность документов:
   • приказы;
   • списки;
   • учетные карты, трудовые книги, ведомости на выплаты зарплат, дела сотрудников, акты, которые фиксируют несчастные случаи.
2. учетные карты, трудовые книги, ведомости на выплаты зарплат, дела сотрудников, акты, которые фиксируют несчастные случаи.
3. дела сотрудников нужно сортировать по алфавиту, а в описи вписывать по году, когда сотрудник был уволен;
4. каждый вид описи (например, долговременная и постоянная) сохраняется отдельно.
5. в описи указывается дата заведения дела, а не перечисляются все даты создания каждого документа;
6. для отдельного подразделения – 2 бланка;
7. для годовой описи – 4 бланка;
8. максимальным числом, которое разрешается использовать при нумерации, является 9999;
9. показатель физического состояния каждого дела вписывается в графе “примечание”;
10. присваивать индивидуальный номер каждому делу или тому документов;
11. списки;
12. для дел сотрудников – 3 бланка.
13. завершенный бланк получает свой номер на основании номера реестра описей и листа фонда;
14. присвоенный номер не должен отличаться от номера номенклатурного дела;
15. если составляется документальная опись в учреждении, то оформляется:
    • для отдельного подразделения – 2 бланка;
    • для годовой описи – 4 бланка;
    • для документов, которые нельзя уничтожать свыше 20 лет – 2 бланка;
    • для дел сотрудников – 3 бланка.
16. для документов, которые нельзя уничтожать свыше 20 лет – 2 бланка;
17. дела следует систематизировать по хронологии;
18. даже если на предыдущих страницах заголовках уже встречался, на новой странице формы его необходимо указывать полностью;
19. приказы;
20. в бланке не должны присутствовать ошибки;
21. в случае, когда идентичный заголовок был присвоен для нескольких дел, то первая запись описи содержит весь заголовок, а следующие слова “То же”;

В опись входит:

1. 

   титульный лист – содержит название архива и фондообразователя, а также название описи и крайние даты внесенных в бланк документов;

2. оглавление – содержит перечень всех разделов описи, указываются также номера страницы, где начинается каждый раздел;
3. лист-заверитель – общие данные об описи.
4. сокращения – используется, если организация использует специфические сокращение терминов;
5. таблицы – нужны, когда выполняется переработка описи новых номеров на старые;
6. библиография – сообщает сведения о публикации документов в разных изданиях;
7. предисловие – здесь кратко излагается содержание документов, а также данные о фондообразователе;
8. сама опись – главная часть описи;
9. словарь терминов – используется, если в описи упоминаются специфические термины;
10. указатели – дают пояснение предметных понятий;

После завершения выполнения описи сотрудник, который ее составлял, оформляет и подписывает лист-заверитель. Особенности оформления в различных ситуациях Опись документов составляется не только для их передачи в архив.

Без описи не обойтись также, если документы передаются в суд, налоговую или другую организацию по требованию. Кроме того, бланк описи заполняется, когда документы отправляются на уничтожение.

Каждый из выше упомянутых случаев имеет некоторые особенности составления описи.

Рассмотрим их более подробно.

При передачи документов в налоговую, суд, другую организацию Если вы подаете в иск в суд, то составлять опись документов не нужно. Вы как истец подаете иск, в котором в конце перечисляется список предоставленных документов. Но если таких документов очень много, то опись все же лучше сделать.

В случае, когда налоговая или другая организация предъявляет требование отправить какие-либо документы, то опись составлять обязательно.

Документ содержит такую информацию:

1. перечень документов с указанием их конечной даты и номера;
2. заглавие;
3. внизу указывается общее количество документов.
4. вверху указывается название организации, ее адрес и реквизиты;
5. исходящий номер;

Такая опись обязательно заверяется печатью и подписывается руководителем организации.

Если вы лично приносите документы в организацию, то не будет лишним потребовать роспись, которая подтверждает факт получения документов.

Внутренняя опись для личного дела Заниматься этим документом должен сотрудник, который оформляет сами личные дела.

Бланк описи вкладывается в папку с личными делами и заполняется после поступления каждого нового документа. Опись содержит информацию о:

1. количестве листов.
2. наименовании;
3. номерах документов;

В случае сдачи дел в архив необходимо составить итоговую запись. В ней содержатся данные об общем количестве дел и количестве их страниц.

Для почты Чтобы составить опись отправления, применяется форма 107. Опись вложений содержит характеристики стоимости отправления и составляется в таких случаях отправки:

1. бандероли;
2. посылки.
3. ценных писем;

Отправитель обязан заполнить две формы описи вложения.

Образец описи документов для почты В каждом из экземпляров указывается:

1. примерную стоимость отправления;
2. ФИО (или название организации) получателя;
3. количество отправленных предметов.

Когда отправитель завершит заполнять форму описи, работник почты должен поставить на них свою подпись и календарный штемпель. Один экземпляр бланка вкладывается в почтовое отправление, а другой – вручается отправителю.

Правила составления данных документов изложены в следующем видеоматериале: Для передачи в архив Опись документов для архива составляется в 2-х экземплярах, один из которых остается в организации, а другой экземпляр – в архиве.

Все тома документов, которые планируют передать в архив, заносятся в бланк сдаточной описи.

В этом бланке указывается индивидуальный номер каждого тома, число листов и их крайние даты.

Такая опись имеет несколько разделов:

1. оглавление;
2. предисловие;
3. сокращения.
4. основная часть;

Опись постоянного хранения составляется, как правило, в 4 экземплярах, но достаточно и 1-2 экземпляров. Каждый годовой раздел такой описи подлежит утверждению.

Такое утверждение состоит из следующих этапов:

• опись анализирует экспертная комиссия архивного органа в случае, когда организация является источником комплектования такого органа;
• документ обязательно должен быть утвержден руководителем организации.
• далее проводится рассмотрение экспертной комиссией;
• опись должен подписать сотрудник, что отвечает за архив и сотрудник, который заполнял бланк;

Если опись незавершенная, ее нельзя подшивать, а необходимо хранить в папке с завязками. Когда опись закончена, составляется итоговая запись. Опись является законченной, если число записей достигла числа “9999”.

Составляется также оглавление, перечень сокращений и предисловие. Обязательным элементом завершенной описи считается титульный лист, где указывается:

1. номер и наименование описи;
2. название фонда и его номер;
3. крайние даты описанных дел.
4. полное наименование архива;

Завершенная опись прошивается в твердую обложку. На уничтожение

В опись на уничтожение включаются все документы, которые больше не несут ценности для организации и срок хранения которых уже завершился.

Если в опись вносятся данные о делах какого-то определенного подразделения, то вверху бланка описи необходимо написать наименование этого подразделения. В случае, когда несколько дел имеют одинаковый заголовок, то в бланк такие дела заносятся под одним общим заголовком с указанием общего количества таких дел.

В форму описи заносят данные с обложек дел, которые хотят уничтожить. Когда в бланк занесены все дела, его подписывает сотрудник, который занимался экспертизой.

Дальше его анализирует экспертная комиссия организации. Обязательно составляется протокол заседания этой комиссии.

После этого бланк описи и документы могут быть уничтожены.

Если уничтожением бумаг занимается организация, то факт уничтожения фиксируется с акта в произвольной форме.

В случае, когда документы передаются на утилизацию, то оформляется акт приема-сдачи, в котором указывается дата его составления, количество дел, а также их вес.

Изъятых документов Для описи изъятых документов используется форма №ММ-3-06/338, которая была утверждена правительством 31.03.2007 г. Вверху бланка указывается наименование организации (или ФИО физического лица), ее ИНН/КПП.

Дальше идет список изъятых документов. В списке указывается:

1. наименование документов;
2. стоимость, если это возможно.
3. количество;
4. индивидуальный признак – оригинал или копия;

В конце указывается общее число листов документов. Опись подписывается должностным лицом, что проводил изъятие и другими лицами, которые присутствовали при этой процедуре.

Опись изъятия составляется в 2-х экземплярах.

Один экземпляр получает организация или лицо, у которого были изъяты документы, а второй остается в сотрудников полиции, налоговой или другого органа, который проводил изъятие. Если во время процедуры изъятия использовались какие-либо способы фиксации, то к описи прилагаются фото- или видеоматериалы. Понятыми при изъятии документов не могут выступать сотрудники полиции и суда.

Как правильно оформить опись для налоговой в 1С рассказано в данном видео уроке:

Как делается опись документов?

›

Все предприятия, организации, частные и государственные, обязаны вести и сохранять на протяжении определённого периода документацию, касающуюся их деятельности.

Но такие документы нельзя сохранять и отправлять без описи. О том, как делается опись, читайте далее. Под описью понимается учётный документ, в котором отражён пронумерованный перечень документов дела с обязательной фиксацией заголовка, индекса и даты создания.

Опись документов составляется только по завершении формирования дела, но до начала выполнения переплётных работ. Внутренняя опись требуется в случае сдачи документации в архив на хранение. Опись помогает систематизировать хранящуюся информацию и обеспечивает оперативный поиск необходимых документов.

Как составляется опись в 2023 году? Этот вопрос на самом деле важный, поскольку опись нужно составлять правильно, в соответствии с нормами, установленными Коллегией Росархива от 06.02.2002.

В зависимости от назначения выделяются:

• Описи дел временного хранения (срок хранения — не более 10 лет).
• Описи дел постоянного хранения.
• Описи документов, характерных для специфических инстанций (правоохранительных, судебных органов и пр.).
• Описи дел личного состава.

Кадровая и бухгалтерская документация по закону подлежит обязательному учёту, поскольку эти документы направляются в госорганы или архив.

Опись дел — это не только важнейший, но в некоторых случаях обязательный элемент делопроизводства.

Трудовая инспекция при проверке вправе потребовать определённые кадровые документы, которые по закону должны храниться у работодателя. Непредоставление этих документов грозит наложением крупного штрафа.

Описывать и сдавать в архив документацию обязаны не только государственные, но и частные предприятия. Для этого нужно подписать договор с Федеральной архивной службой.

Сегодня можно облегчить и автоматизировать бухгалтерский учёт с помощью онлайн-сервисов, на которых вся отчётность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется онлайн обратно.

Опись документов дела выполняется на унифицированном бланке, где обязательно указывается наименование организации. В заголовке отражается информация, определяющая принадлежность документов к какой-либо сфере дел (например, «Опись личных дел сотрудников» и др.).

Одинаковых заголовков не должно быть на описях. Для первого дела нужно написать заголовок полностью, затем повторяющуюся часть заменяют словами «То же». Но каждый новый лист описи начинается с указания полного заголовка.

Опись документов вкладывается внутрь дела ещё до переплёта первым листом. Если же дело уже подшито, то опись можно подклеить на внутренней стороне лицевой обложки дела.

Нумеруется ли опись? Ответ однозначный — обязательно.

Для этого используются арабские цифры. Если опись документации составляет более 1 листа, то её нумерация выполняется отдельно от документов, включённых в дело. Последовательность составления описи дел такова:

• Порядковый номер. Каждый документ нумеруется в соответствии с порядком его расположения в деле.
• Итоговая запись. Здесь указывается количество документов (цифрой и прописью), а также число листов внутренней описи.
• Подпись заполнившего опись специалиста и дата её составления. Печать предприятия на бланке не требуется.
• Примечание. Данный раздел предназначен для указания статуса документа (включение в дело или изъятие, замены оригинала на копию и пр.). При этом обязательно требуется проставление ссылки на соответствующий акт.
• Номера листов.
• Дата документа. Указывается дата регистрации или подписания документа должностным лицом.
• Заголовок документа.
• Индекс документа. Роль индекса выполняет регистрационный номер документа. Если таковой отсутствует, то в описи фиксируется данный документ под знаком «б/н».

Ведение личных дел, как правило, входит в компетенцию кадровых сотрудников, поэтому и составление описи также является их обязанностью.

Но в некоторых случаях опись может быть составлена секретарём или руководителем компании.

Здесь важно корректно заполнить документ: в упорядоченном виде и по форме.

Сегодня нет единого, унифицированного образца данного документа. Поэтому организации могут воспользоваться одним из двух способов:

1. составить и утвердить в организации шаблон (регистрируется в учётной политике фирмы).
2. каждый раз по мере необходимости составлять его в произвольной форме;

Так или иначе опись документов личного дела должна включать в себя ряд обязательных сведений, таких как:

1. ФИО и должность сотрудника, чьи документы описываются;
2. список документов, хранящихся в личном деле.
3. наименование предприятия;

К описи подлежат:

1. списки научных трудов;
2. данные об учёных степенях и т.д.
3. копии приказов и распоряжений, касающихся сотрудника;
4. наградные листы;
5. трудовые книжки;
6. документы об образовании;
7. свидетельства о повышении квалификации;

Основную информацию рекомендуется вносить в документ в виде таблицы. Новые, поступающие в личное дело бумаги также нужно фиксировать в описи, а также и те, которые из него изымаются или в него возвращаются.

Опись личного дела может быть оформлена от руки или напечатана на компьютере на чистом листе формата А4 или на фирменном бланке предприятия. Обычно составляется 1 экземпляр описи для каждого дела, но если сотрудник потребует предоставить ему копию, отказать ему работодатель не имеет права. Опись можно приклеить к обратной стороне титульного листа папки или просто вложить в неё.

Чтобы избежать недоразумений, при передаче документации другой организации рекомендуется составлять описи с подписью уполномоченного лица. Опись в данном случае составляется очень просто: указывается наименование организации-отправителя, нумеруются все вложения и фиксируется количество листов.

Так можно избежать необоснованных претензий и обвинений в непредоставлении нужной документации и сокрытии сведений. Для составления описи отправления применяется форма 107.

Опись вложений включает характеристики стоимости отправления и выполняется в случаях отправки посылок, ценных писем, бандероли. Отправитель заполняет 2 формы описи вложения.

В каждой форме указывается:

1. стоимость отправления;
2. численность отправленных объектов.
3. ФИО/наименование получателя;

После заполнения формы описи почтовый работник должен поставить на ней календарный штемпель и свою подпись. Один экземпляр бланка вручается отправителю, а другой вкладывается в почтовое отправление.

Данная опись составляется налогоплательщиком по запросу налоговой службы и прилагается к указанным в нём документам. Налоговая служба вправе потребовать у налогоплательщика определённый пакет документов с целью мониторинга начисления им налоговой базы. Обычно требуются документы за какой-либо период времени, о чём обязательно указывается в запросе.

Опись для налоговой составляется на стандартном листе или на фирменном бланке налогоплательщика. В левом углу фиксируется дата составления описи и её регистрационный номер в документообороте налогоплательщика. В основном тексте следует указать номер и дату запроса, присланного налоговой службой.

Напротив каждого перечисляемого документа указывается количество листов и экземпляров, делается отметка о том, оригинал это или копия. Опись подписывается работодателем налогоплательщика.

После передачи документов у сотрудника налоговой службы стоит попросить расписку, подтверждающую получение, заверенную подписью и печатью. За непредоставление затребованных документов налогоплательщику грозит штраф (п.1 ст.

126 НК РФ). В Фонд социального страхования опись направляется с целью выплат пособий сотрудникам.

При подаче в ФСС документации по назначению сотрудникам пособий и выплат бухгалтер обязан составить и заполнить опись соответствующих бумаг.

Опись для ФСС — это обязательный для оформления регистр, который заполняется строго по форме, утверждённой Приказом ФСС № 578 от 24.11.2017 г.

Реестр состоит из 2 частей: вводной и табличной.

В первой части заполняются сведения об учреждении:

1. код по регистрационному номеру;
2. наименование отчитывающегося предприятия (полное и краткое);
3. название и номер органа ФСС.
4. номер страхователя;
5. ИНН и КПП страховой организации;

Табличная часть состоит из 5 колонок, в которые вписывают:

1. порядковую нумерацию;
2. виды пособий и выплат;
3. ФИО сотрудников, которым назначается пособие (полностью);
4. количество страниц;
5. документальные основания для выплат.

В графе «Виды выплат» указывается определённый код, соответствующий назначениям пособий, как то:

1. 1 — по нетрудоспособности (временной);
2. 5 — по уходу за ребёнком;
3. 3 — женщинам, вставшим на учёт в медучреждениях на ранних сроках беременности;
4. 4 — при рождении ребёнка;
5. 2 — по беременности и родам;
6. 6 — по временной нетрудоспособности.

Далее в таблице фиксируются все документы, на основании которых назначена социальная помощь, и общее количество страниц по каждому сотруднику. Регистр подписывается руководителем организации с проставлением даты составления описи и печати учреждения. Обязательно указывается контактный телефон страхователя либо исполнителя.

Опись для архива составляется в 2 экземплярах: 1-ый остаётся в организации, а другой направляется в архив.

Все тома документов, передаваемые в архив, заносятся в сдаточную опись. В описи указывается номер каждого тома, число листов и их крайние даты. Данная опись содержит несколько разделов:

1. основную часть;
2. сокращения.
3. предисловие;
4. оглавление;

Опись постоянного хранения составляется в 1-4 экземплярах.

Каждый годовой раздел подобной описи подлежит утверждению, процедура которого состоит из следующих этапов:

• Документ утверждается руководителем организации.
• Опись подписывает сотрудник, отвечающий за архив и сотрудник, заполнивший бланк.
• На втором этапе проводится рассмотрение экспертной комиссией.
• Далее архивная комиссия анализирует опись.

Если опись незавершённая, не нужно её подшивать; следует хранить её в папке с завязками. При завершении описи составляется итоговая запись. Опись считается законченной, если число записей достигло числа 9999.

Обязательным компонентом завершённой описи является титульный лист, где фиксируются следующие данные:

1. наименование архива;
2. крайние даты описанных дел.
3. наименование и номер описи;
4. название и номер фонда;

Завершённая опись переплетается или прошивается. В опись на уничтожение вкладываются документы, более не несущие ценности для организации и с завершённым сроком хранения. Если в опись вносятся данные о делах какого-то определённого отдела, то вверху бланка описи пишут наименование данного подразделения.

Если несколько дел имеют один и тот же заголовок, то в бланк они заносятся под одним общим заголовком с указанием количества дел.

В форму описи заносятся также данные с обложек дел, идущих на уничтожение.

Опись подписывает сотрудник, занимавшийся экспертизой.

Далее его анализирует экспертная комиссия предприятия или организации; в обязательном порядке составляется протокол заседания. После этого опись и документы могут быть уничтожены. Факт уничтожения фиксируется.

Для данной описи применяется форма №ММ-3-06/338, утверждённая правительством 31.03.2007 г. В верхнем углу бланка указывается наименование организации, её ИНН/КПП. Далее идёт список изъятых документов и общее число листов.

Опись подписывается должностным лицом, проводившим изъятие, и другими лицами, присутствовавшими при этой процедуре.

Таким образом, опись является важным документом, который обеспечивает учёт и сохранность информации.

Поделиться ВКонтакте Facebook Одноклассники Twitter Добавить комментарий

Как составить опись документов

Copyright: фотобанк Лори От того, как организован документооборот и архивное хранение документов на предприятии, во многом зависит удобство обращения с документами и возможность отследить «движение» того или иного документа между отделами и внешними адресатами. Как должна формироваться документальная база, как правильно составить опись документов организации и иные виды описей для систематизации документооборота, рассмотрим в этой статье. Тем, кто впервые сталкивается с необходимостью организовать документооборот в пределах своей деятельности, может показаться, что принцип его ведения каждый определяет самостоятельно.

Однако это далеко не так. Порядок организации документооборота, в т.ч. необходимость оформлять описи и проводить их регистрацию, предусмотрена положениями раздела «Основных Правил работы архивов организаций», одобренных Решением Росархива от 06.02.2002 г.

Указанный порядок регламентирует необходимость составлять опись документов в случае формирования дел:

1. дел по личному составу;
2. подлежащих хранению в течение срока от 10 лет;
3. (ведение личного дела обязательно для каждого работника, состоящего в штате субъекта хозяйствования);
4. с постоянным сроком хранения;
5. и проч.

Опись в дело включает в себя перечень документов, содержащихся в единице архивного хранения или текущей документации, и имеет самостоятельную порядковую документацию.

В п. Правил указаны элементы, которые рекомендуется включать в информационный блок описи. Кроме этого, Росархив разработал ориентировочную форму документа, которую одобрил в качестве Приложения №к настоящим Правилам (скачать опись документов по этой форме можно далее).

Поскольку для описи документов бланк не стандартизирован, субъект хозяйствования вправе самостоятельно определять и разрабатывать форму описи, которая будет использовать для организации документооборота и архивного хранения. При этом форма документа может быть разработана как на основе базовой структуры Приложения № 12 к Правилам, так и в удобной для пользователя форме, учитывающей особенности специфики деятельности или порядка систематизации и хранения документов на предприятии.

В работе по систематизации дел и документов, находящихся в текущем пользовании и формированию архивной базы, используется несколько видов описей, различающихся по назначению. Рассмотрим наиболее часто используемые модификации описей, и в каких случаях используется каждая из них. Опись вложения, в которой отражен перечень документов внутри конкретного дела.

Составляется для каждой единицы хранения. Должна содержаться как в делах текущего пользования, так и в закрытых делах, находящихся на архивном хранении. Опись, составляемая при подготовке дел к передаче от одного лица другому, передаче внешнему адресату, передаче дел на архивное хранение в централизованные архивы.

Сформированная опись передаваемых документов (образец скачать можно ниже) содержит регистрационные номера (присвоенные по внутреннему каталогу) и названия передаваемых дел, количество содержащихся в нем документов и страниц. Опись, в которой содержится информация о делах или пакете отдельных документов, переданных из одного структурного подразделения предприятия в другое, либо от одного должностного лица другому, делах и документах, переданных на ответственное хранение в специализированные архивы или на временное пользование по заявлению или требованию государственных органов или ведомств. В описи содержатся: информация о наименовании переданного дела, его регистрационном номере в системе внутреннего документооборота, количестве листов в каждом деле, и в обязательном порядке – подпись лица, которому переданы дела или отдельные документы.

Описи, в которых отражен перечень дел, передаваемых в централизованные и специализированные архивы административных или ведомственных образований. Такие описи содержат информацию о делах, передаваемых на хранение – их регистрационный номер, присвоенный во внутренней системе учета, наименование дела, количество страниц, срок хранения документов. В современных реалиях архивные сдаточные описи применяются крайне редко – только в случаях, когда предприятие претерпевает различные реорганизационные мероприятия – ликвидируется по той или иной причине, реорганизуется, или меняет собственника, т.е., фактически – прекращает существование в той форме, деятельность которой отражена в делах, передаваемых в архив.

Описи передаваемых и переданных документов, как правило, содержат информацию об одних и тех же делах. Только первая отражает информацию о делах передаваемых контрагенту, а вторая – о тех делах, которые были этим контрагентом фактически приняты.

Не всегда опись передаваемых документов может полностью совпадать с описью переданных – контрагент может (и имеет право) отказаться от принятия каких-либо дел, если они оформлены не соответствующим образом, или фактическая информация по ним не соответствует сведениям, внесенным в опись передаваемых документов. Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в Рубрики: Tags: Первичные документы Первичные документы | 15:34 6 октября 2016 Первичные документы Первичные документы Первичные документы Первичные документы Первичные документы Первичные документы | 11:30 9 февраля 2018 Первичные документы Первичные документы Первичные документы Первичные документы Первичные документы Первичные документы Первичные документы Выплаты персоналу Бухгалтерская отчетность, Страховые взносы ПФР Налоговые проверки Экономика и бизнес Декретный отпуск Кадровое делопроизводство Выплаты персоналу Кадровое делопроизводство Прием на работу Страховые взносы ПФР Выплаты персоналу Бухгалтерская отчетность Бухгалтерский учет Статистическая отчетность Современный предприниматель Налоги и учет для малого бизнеса © 2006 — 2023 Все права защищены. При полном и частичном использовании материалов, активная ссылка на spmag.ru обязательна, при условии соблюдения .

Как правильно составить опись передаваемых документов

25 Июля 2020 в 10:07 Опись документов — это список, сопровождающий любую передачу документации: как внутри организации, так и за ее пределы. Именно она позволяет отслеживать движение документации, организовывать делопроизводство и контролировать ее местонахождение.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Понимание того, как составить опись документов, позволяет наладить внутреннее делопроизводство организации, что необходимо для контроля документооборота:

1. отследить движение документов между отделами или за пределы компании и в любой момент определить актуальное местоположение искомой;
2. оптимизировать работу компании и соответствующего сокращения ресурсов, как временных, так и человеческих, которые тратятся на поиск необходимых данных или восстановление утерянных.

Каждая компания вправе самостоятельно определять, как организовать перемещение документации, как делать передаточные перечни и какой вид они должны иметь.

Нормативных требований в этой части нет, существует рекомендуемый бланк описи документов для передачи, на который можно опереться при разработке собственных форм.

Форма передаточной описи утверждается внутренним актом организации. Желательно, чтобы она имела в своем составе следующие разделы:

1. дата составления перечня;
2. порядковый номер каждой передаваемой единицы в пакете, ее наименование, количество листов и экземпляров — эту информацию можно оформить в виде таблицы. В ней же желательно указать, подлинники ли передаются или копии, и если копии, то заверенные или нет;
3. наименование организации, откуда исходит документация;
4. общее количество листов для передачи;
5. Ф.И.О. и должность лица, передающего пакет, и подпись принимающего, как свидетельство того, что он передан.
6. наименование организации, куда передается пакет;

Опись оформляется в двух экземплярах: для передающей и принимающей сторон.

Если после заполнения формы в ней остались пустые строки, их следует перечеркнуть ручкой. Существуют несколько возможных классификаций прилагаемых к отправке перечней.

Для каждого вида организациям рекомендуется разрабатывать собственный шаблон. В зависимости от того, какую передачу сопровождает перечень, его можно отнести:

1. к внутренним, если бумаги передаются внутри юридического лица из одного подразделения в другое;
2. к внешним, если он сопровождает пакет бумаг, отправляемых в другую организацию.

В зависимости от тематики сопровождаемых бумаг:

1. бухгалтерская отчетность;
2. уставная документация.
3. кадровые бумаги;

Этот список типов не является закрытым, каждому аспекту деятельности организации сопутствует определенный документооборот, нуждающийся в организации.

Наконец, выделяется особый вид перечней — сдаточные, оформляемые для передачи дела в архив, пример которых будет рассмотрен отдельно.

Внутренняя опись документов (при передаче документов между подразделениями организации оформляют именно ее) следует составлять в виде таблицы. Форма таблицы, объем информации, которую в нее необходимо вносить, определяется внутренними распорядительными документами компании. Заботясь о том, как правильно составить опись документов для передачи, следует включить в ее состав следующие разделы:

1. номера листов — листы передаваемого пакета должны иметь сквозную нумерацию, каждый акт занимает тот или иной диапазон страниц дела;
2. дата — имеется в виду дата регистрации бумаги, то есть день, когда она принята к учету в делопроизводстве;
3. индекс — необязательный элемент реквизитов, ставится в исключительных случаях, когда передается большой объем документации;
4. примечание — поле предусматривается на случай, если делопроизводителю потребуется сделать какую-либо дополнительную пометку относительно конкретного листа;
5. итоговое количество листов в передаваемом деле;
6. дату составления, должность, Ф.И.О. и подпись составителя.
7. заголовок — должен кратко отражать суть бумаги;
8. порядковый номер бумаги;

Можно использовать следующий бланк и образец описи передачи документов: Это особый вид сопроводительной документации, составляемый в связи с передачей дела на хранение в архив.

В таких перечнях присутствуют дополнительные графы:

1. срок хранения.
2. крайние даты — необходимо указать, до какой даты бумагу надлежит хранить. Дата определяется в соответствии с нормой архивного хранения, как правило, она составляет пять лет;

Рекомендуем скачать образец описи передаваемых документов и заполнять его по шаблону. Такой список фиксирует передачу бумаг в архив бессрочно, то есть они не будут уничтожены после истечения нормативного срока хранения. Перечень уникален тем, что в нем нет графы «Срок хранения».

Кроме того, к таким спискам нередко составляются предваряющие их пояснительные записки с описанием организации, основных направлений ее деятельности и бумаг, вошедших в описываемое дело.

Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность.

Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

1. Борис Кудрин Кудрин 2020-10-06 19:58:14 Всё смешалось, люди, кони. Внутренняя опись ни как не может служить документом для передачи, куда-кому либо. Это внутренний документ дела, которое передаётся в архив организации. Опись (приведённая в образце) архивный документ, и к передаче куда-кому либо тоже не подлежит. Документы передаются по описи из подразделения в архив по описи (по личному составу, постоянного срока хранения, с временными сроками 10 и более лет), на основании этих описей работник архива составляет сводную архивную опись. Документы с временными сроками до 10 лет (как правило) не предаются, ни по описи ни по акту. А для передачи документов сторонним организациям, как и в правоохранительные органы существует утверждённый акт. Правила работы архивов организации.
2. Никита Костров 2020-10-07 07:49:13 Чет я ничего не понял из Вашего коммента, передаются по описи, не может служить для передачи. документы с временными сроками до 10 лет (как правило) не предаются. можете написать понятнее?

Автор: Паспорт антитеррористической защищенности объекта в 2023 году — это документ, в котором детально отражено, насколько параметры зданий соответствуют необходимым требованиями и какие меры предусмотрены для защиты населения в чрезвычайных обстоятельствах.

Оперативные службы используют эти сведения для предотвращения всевозможных угроз. 09 Июня 2023 в 16:27 Срок действия доверенности — один год, если не указана точная дата.

Без указания даты составления документа он недействителен. 07 Июня 2023 в 16:49 Доверенность на получение груза — это документ, содержащий правовой допуск.

Он выдается уполномоченному лицу для предъявления в транспортно-экспедиторские компании. 07 Июня 2023 в 10:35 Действительна ли доверенность при смене паспорта (доверенного лица или доверителя) — да, это обстоятельство не влечет за собой прекращение действия документа. 04 Июня 2023 в 11:30 Перечень сведений конфиденциального характера — это список видов информации, которая не подлежит огласке (в отличие от общедоступной).

Допуск к ней регулируется федеральным законодательством. 04 Июня 2023 в 11:24 10 Июня 2023 10 Июня 2023 09 Июня 2023 03 Июня 2023 01 Июня 2023 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

Опись документов по форме Ф 107.

Образец и бланк

87238 Предпринимательская деятельность предполагает сдачу отчётности в налоговые органы.

Чтобы избежать очередей, но вовремя сдать декларацию или другой документ, можно воспользоваться услугами почты России.

Для этого нужно отправить налоговые документы письмом с описью вложения. Расскажем об описи подробнее.

В данном блоке прикреплен бланк описи вложения с возможностью индивидуального заполнения прямо из файла. Также опись вложения можно подготовить и вручную, для этого пустой бланк выведите на печать и заполните обычной шариковой ручкой.

Образец такого заполнения показан на рисунке ниже.

1. Онлайн просмотр
2. Бесплатная загрузка
3. Бланк и образец
4. Проверено экспертом

ФАЙЛЫ Опись – это список вложенного в конверт содержимого.

Заполняется опись на специальном бланке формы 107, который утверждён Приказом ФГУП «Почта России» от 17 мая 2012 г. N 114-п «Об утверждении порядка» с приложением «Порядок приёма и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений». Вообще опись вкладывается в

1. бандероли,
2. ценные письма.
3. посылки,

Нас интересует последний пункт.

Сотрудник операционного зала филиала почты России при принятии письма поставит на бланке описи штамп с текущей датой. Важно! Дата принятия ценного письма с описью будет равна дате сдачи отчётности.

Таким образом, даже если вы не успеваете по каким-либо причинам сдать отчёт вовремя и остался последний день, вы можете отправить документы письмом с описью вложения, избежав тем самым пенни и штрафов за не вовремя сданную налоговую отчётность. Внимание! Бланк описи заполняется в двух экземплярах! Один бланк отправится в конверте вместе с письмом, а второй, со штампом даты, выдадут на руки отправителю.

В форме 107 заполняются строки:

• порядковый номер,
• общий итог (в штуках) предметов и сумма объявленной ценности;
• таблица вложенных документов:
  • порядковый номер,
  • наименование,
  • количество штук,
  • объявленная ценность (в рублях);
• подпись отправителя.
• отправитель (ФИО или название юрлица);
• объявленная ценность (в рублях);
• наименование,
• количество штук,

Итак, образец заполнения описи вложения будет выглядеть следующим образом: В случае если остались незаполненные ячейки, допускается поставить прочерк. А если наоборот, места для заполнения не хватило, то допускается продолжить на втором листе бланка и сделать пометки, например, «Лист 1 из N», «Лист 2 из N» и т.д.

Итог количества и суммы нужно привести общий, на все вложенные в конверт документы.

Опять же, такую цепочку бланков нужно заполнить в двух экземплярах.

Важно! Исправления на бланке описи вложения в ценное письмо не допускаются! Так как опись нужна как факт сдачи отчётности, а по правилам вкладывается она в ценное письмо, то наше отправление нужно оценить. Оценивается каждая вложенная единица отдельно, а сумму оценки присваивают всему письму.

Ценность можно и не присваивать, а поставить прочерк.

На конверте так и нужно написать: «С описью, ценность ХХ рублей». Если вдруг письмо затеряется, то почта должна вернуть отправителю или получателю сумму объявленной ценности. За пересылку письма оператор почтового зала возьмёт дополнительно +4% от суммы объявленной ценности.

К оператору операционного зала почты России нужно обратиться с:

1. незапечатанным конвертом,
2. суммой денег в кошельке за пересылку.
3. вложенными в него документами,
4. двумя заполненными бланками описи,

Оператор сверит внесённые данные в бланк с вложением в конверте, правильность заполнения описи и конверта, поставит на каждом листе описи штамп с датой принятия, распишется на каждом и один экземпляр отдаст отправителю вместе с квитанцией об оплате. Кстати говоря! Отправлять, например, декларацию в налоговую можно только в одном экземпляре, ваш экземпляр остаётся у вас с приложенным к нему бланком описи с датой отправки письма.

Бланки описи всегда лежат в свободном доступе в каждом отделении почты России. Их можно взять с собой домой и лучше с запасом, на случай вынужденного перезаполнения бланка из-за совершённой ошибки.