Повышение эффективности собраний и совещаний

“Совещания ни о чем”, или Как проводить эффективные совещания

Сергей начинал «закипать». «Трачу время впустую, а у меня уйма дел.

Опять придется задерживаться после работы», — думал он, сидя на очередном совещании. Совещании, по большому счету, ни о чем. Прошло уже полтора часа, но никто из присутствующих толком не помнил цели собрания.

Во время проведения перескакивали уже не менее пяти раз на разные темы, обсудили предстоящий корпоратив, проблему с закрытием вакансий в отделе, из которого на совещании никого не было, и еще что-то. Сергей работал уже год в должности руководителя среднего звена в достаточно крупной российской компании.

Поначалу его очень сильно «бесило» наличие большого количества совещаний.

На которые уходила, порой, большая часть рабочего дня. При этом их эффективность была очень низкой. Сразу после повышения Сергей уже прекрасно понимал, что на многих собраниях его присутствие в принципе не нужно.

Но коллеги, более опытные руководители других подразделений, постепенно убедили его в том, что это и есть часть работы руководителя.

И он втянулся. И вот сейчас, на фоне раздражения от никчемной траты времени, Сергея как будто осенило: «Неужели все совещания всегда и везде такие неэффективные? Можно ли их сделать продуктивными? И главное, как это сделать?» Он решил разобраться в этом вопросе.

И действовать двумя этапами. На первом зафиксировать и проанализировать, что делает совещания никакими.

А на втором этапе найти решения для проведения высокоэффективных, продуктивных совещаний.

Совещаний быстрых, точно по теме, с решениями проблем и готовым планом действия на выходе.

Вот список проблем, делающих совещания нулевыми, подмеченный Сергеем: Не понятно, кто главный на совещании, кто решает, кому нужно выступать, а кому нет, когда стоит заканчивать дебаты, кто подводит итоги и фиксирует план действий. Такие совещания тянутся долго и часто заканчиваются фразой: «Давайте соберемся еще раз и все обсудим», потому что возникшие споры завели в тупик, а арбитра нет. К началу совещания пришло 20 % приглашенных.

Остальные «подтягивались» в течение получаса.

Кто-то извинялся. А кто-то, опоздав на 20 минут, вообще заявлял, что рано пришел, так как не все еще собрались. В принципе уже все привыкли, что совещания вовремя не начинаются, и особо никто не спешил. Из пришедших кто-то уже отлучился.

В итоге, посудачив обо всем, через полчаса начали. Никто даже не обсуждал, когда совещание должно закончиться, кто будет выступать и по каким вопросам. Хорошо еще, что переговорная комната была свободна, бывало, что собирался весь руководящий состав, а в переговорке идет собеседование — и совещание приходилось переносить на другое время.

Итог таких совещаний, как правило, такой: давайте Петров и Иванов подготовят статистику, проанализируют и сделают выводы, а мы потом еще раз соберемся и все окончательно решим. Совещание для того, чтобы подготовиться к следующему совещанию.

Или наоборот, состав присутствующих излишне «раздут». Половину присутствующих позвали на всякий случай. Часть из них просто молчит — и это еще лучший вариант.

Другая часть, раз их позвали, хочет непременно показать свою значимость и компетентность руководству. Ведет себя активно, задает ненужные вопросы.

Выносит активно предложения ни о чем и тому подобное.

Шума много, дела ноль. И это самая главная проблема совещаний ни о чем.

Нельзя достичь цели, если она изначально не определена. Сергею на ум по этому поводу пришел диалог из «Алисы в стране чудес»: — Скажите, пожалуйста, куда мне отсюда идти?

— А куда ты хочешь попасть? — ответил Кот.

— Мне все равно — сказала Алиса. — Тогда все равно, куда и идти, — заметил Кот. — Только бы попасть куда-нибудь, — пояснила Алиса.

— Куда-нибудь ты обязательно попадешь, — сказал Кот. — Нужно только достаточно долго идти. Вот так и на совещаниях. Куда-нибудь все в итоге попадают.

Но вот туда ли, куда нужно? Извечный русский вопрос. По итогам совещания нет четкого понимания, что делать. Кому делать. Когда? Какие сроки и кто это все контролирует.

Все поговорили, разошлись, а делать никто ничего не начал. Получив список основных, лежащих на поверхности, проблем низкой эффективности совещаний, Сергей выработал план их решения. Он прочитал тематические книги, статьи, пообщался с коллегами и друзьями из других компаний и вот, что у него получилось: На совещании, как и в любом успешном проекте, должен быть руководитель.

Это должен быть один, заранее четко определенный сотрудник. Часто, это человек самой высшей должности из присутствующих, но не всегда. Он должен взять слово в начале, повторить цель собрания, какой должен быть результат, регламент, время завершения.

И контролировать собрание до его завершения.

Определите и жестко соблюдайте: время начала и окончания собрания, место проведения, состав участников, запланированные выступления (докладчик, тема, время на выступление), очередность и временные рамки на выступления. Очень важный пункт, который, как правило, не применяется в компаниях.

Нужно заранее, лучше за день, письменно разослать участникам приглашения, содержащие информацию:

1. место проведения (проверьте, чтобы оно было не забронировано);
2. материалы к ознакомлению (если требуется).
3. кому подготовить выступления, доклады;
4. цель собрания (на какой вопрос по итогам собрания должны дать ответ);
5. кому и какие материалы подготовить;
6. время начала, время окончания;состав участников;

Их можно приложить прямо к приглашению или указать ссылкой на сетевую папку, где они лежат. Используйте для этого возможности Outlook или вашей CRM. Проведя такую подготовку, старт совещания будет в разы эффективнее.

Без этого совещание не начинать! Минимизируйте состав участников! Приглашайте только тех, кто действительно нужен.

Обязательно должны быть те, кто принимает решения. Совещаться без лица, принимающего решения — все равно, что лить воду в песок.

Если предположительно может потребоваться мнение эксперта, просто заранее предупредите его, чтобы он был готов присоединиться. Самый главный вопрос. Обязательно письменно формулируйте цель собрания. На какой вопрос по итогам совещания собравшиеся должны дать ответ?

Зафиксируйте его обязательно письменно.

Письменная формулировка стимулирует более четко и емко описать суть текущей задачи. Итоги совещания. Всегда в конце собрания фиксируйте, достигнута ли цель, которую выставили в начале? Получен ли ответ на вопрос, который вы задавали?

Если по итогам определена задача, сформулируйте ее. Определите, какой должен быть результат.

Для этого ответьте на вопрос: «Как мы поймем, что цель достигнута?» Определите исполнителей и сроки.

Определите следующий шаг. Самое первое и простое действие исполнителя. Например, задача отгрузить клиента.

Следующий шаг, это не отгрузка, а звонок клиенту для согласования общих условий или письмо клиенту с запросом ассортиментной заявки.

Когда вы определяете конкретный простой шаг исполнителя, вы запускаете процесс.

Часто задача в целом ясна, а вот с чего начать конкретно — понимания нет, и исполнитель затягивает начало действий. Зафиксируйте письменно итоги. Через неделю детали уже никто не вспомнит.

Руководитель совещания (или секретарь собрания, если таковой был) обязательно должен выслать письменный отчет, где нужно указать: принятые решения, поставленные задачи, сроки, исполнителей, кто контролирует, дату следующего совещания (при необходимости). Может показаться, что для реализации потребуется дополнительное время на письменные приглашения, формулировки, отчеты.

По факту это не так. Во-первых, это не требует больших затрат времени, так как это внутренние документы.

Важно изложить суть. Литературных изысков здесь не требуется.

Ведь пишете же вы десятки писем в течение дня? А во-вторых, сэкономленное время на совещаниях и главное — достигнутые быстро результаты — высвободят на порядок больше времени у персонала компании.

Простое исключение из списка участников трех «лишних» человек, за четыре совещания даст фирме 12 дополнительных часов продуктивной работы сотрудников (заметьте, уже оплаченных компанией).

С этими предложениями Сергей обратился к директору и собственнику в его же лице. Предложения были одобрены и внедрены.

А Сергей сейчас уже занимает должность коммерческого директора.

Его инициатива не только помогла ему ускорить развитие компании за счет эффективных совещаний. Желание разобраться в проблеме, выработать решение и реализовать его помогает ему решать и другие актуальные задачи бизнеса. P.S. От автора. Из своего опыта могу добавить, что даже несколько ключевых советов из этой истории, внедренных (именно внедренных!) и закрепленных на уровне навыков персонала, позволяют в разы увеличить эффект от совещаний в компаниях любых размеров.

Самое главное — внедряйте! Автор: Александр Шведов Источник: материалы сайта delovoymir.biz

Как сделать рабочие собрания продуктивными

28 сентября 2018299 прочитали2 мин.838 просмотров публикацииУникальные посетители страницы299 прочитали до концаЭто 36% от открывших публикацию2 минуты — среднее время чтения Современные и практики Работу компании сложно представить без собраний и совещаний. Считается, что такой вид взаимодействия позволяет:

1. оперативно решать текущие задачи проекта
2. формировать развивающую среду в коллективе
3. предоставлять сотрудникам необходимую для работы информацию
4. мотивировать персонал на достижение результатов

Однако насколько это утверждение соответствует действительности?

Согласно данным опроса Verizon, более 90% сотрудников во время собраний сосредоточены на посторонних вещах, а 70% — занимаются другой работой.

И значит, время тратится впустую.Низкая вовлеченность персонала в работу во время собраний – не повод отказаться от них полностью, но повод – пересмотреть подход к организации и проведению.

Начать стоит с определения целей. Чаще всего собрания проводят для информирования персонала, оперативного обсуждения текущих вопросов или совместного поиска решений рабочих задач.

Важную для сотрудников информацию или отчет по проекту эффективней опубликовать на корпоративном портале.

А для обсуждения вопросов, не требующих немедленного решения, удобно организовать чат в реальном времени.

Тогда сотрудники смогут участвовать в беседе без отрыва от работы.Что делать, если без собрания не обойтись? Проведите простое продуктивное собрание. Оно заканчивается всегда по графику или чуть раньше, а участники успевают решить все заявленные вопросы.

1. Предоставьте возможность высказаться всем заинтересованным сторонам, уделяйте внимание чужим аргументам, чтобы повысить ответственность и мотивацию сотрудников. Но не позволяйте выступающим уходить в сторону от обозначенной темы.
2. Предварительно обсудите мелкие вопросы, а на собрании сосредоточьтесь на главной теме. Это позволит сократить длительность совещания, повысить его плодотворность. Сотрудники же, увидев, что время потрачено не напрасно, охотнее примут участие в следующем собрании.
3. Ограничьте время докладов. Слишком длинный монолог утомляет слушателя. А вот короткое выступление позволяет четко и ясно донести всю информацию
4. Дополните доклады красочными презентациями, ведь человеческий мозг запоминает визуальную информацию намного лучше, чем звуковую.
5. Составьте четкий план. Вам он поможет строго следовать заявленной теме и контролировать дискуссию. А сотрудники покинут совещание с ясными инструкциями для выполнения своих задач
6. Опубликуйте повестку и документы для ознакомления. Так все участники заранее узнают, какие вопросы будут рассматриваться и каких результатов от них ожидают.
7. Фиксируйте решения, ведите записи и после собрания опубликуйте протокол, чтобы закрепить результат.

Подготовка и организация простого продуктивного собрания выглядит не так уж просто.

Вот одна из причин, по которой традиционную форму совещаний «лицом к лицу» все чаще заменяют онлайн-собраниями. Качественные решения для трансляции содержат инструменты, способные значительно упростить подготовку: чат для предварительного обсуждения, возможность пригласить участников одним кликом, подключение удаленных коллег, автоматические напоминания, демонстрация презентаций, запись и ее рассылка.Но вместе с возможностями онлайн-собрания накладывают на организатора дополнительную ответственность.

Вот ряд аспектов, которым нужно уделить внимание при подготовке:

1. Надежность и совместимость. Проблемы с подключением не должны повлиять на время начала или ход собрания. Следует выбрать решение, которым смогут воспользоваться все участники вне зависимости от устройства и установленного на нем ПО.
2. Документирование. Чтобы сотрудники могли в любое время освежить в памяти ту или иную часть совещания, полезно полностью записать всю беседу и сделать запись доступной для участников.
3. Визуализация и данные. Возможность демонстрировать презентацию, делиться документами или изображением своего экрана — обязательное условие совещаний онлайн.
4. Конфиденциальность. Поскольку во время онлайн-собрания сотрудники обсуждают важные рабочие вопросы, делятся документацией и прочими материалами, очень важно предотвратить утечку или несанкционированный доступ к такой информации.

Давайте рассмотрим несколько сценариев использования онлайн-инструментов для проведения совещаний на примере .В рамках проекта необходимо регулярно обмениваться результатами работы и решать текущие проблемы.Менеджер проекта заранее планирует собрание в Teams, указывая тему, время начала и окончания и дополнительные подробности. Затем добавляет участников, которые автоматически получат приглашения.

Microsoft Teams показывает список «временных окон», когда свободны все приглашенные, чтобы организатору было проще подобрать удобное для всех время.

Именно там можно делиться файлами, обсуждать повестку и задавать вопросы организатору до, во время и после собрания.Клиенты или партнеры могут получить доступ к собранию по специальной ссылке, и присоединиться к беседе через любой популярный браузер.

Мобильные сотрудники подключаются к трансляции с помощью смартфона или планшета.Во время собрания каждый выступающий имеет возможность продемонстрировать документы, презентации, отчеты или свой рабочий стол.

Для вопросов и замечаний, возникающих во время выступления, предусмотрен чат. Решения собрания фиксируются в режиме реального времени в заметках.После завершения собрания его протокол в виде Web-документа и запись автоматически публикуются в общей группе и доступны всем участникам канала.Бывают ситуации, когда во время письменного общения возникает необходимость быстро решить вопрос.

Microsoft Teams позволяет за пару кликов перейти от письменного обсуждения в ленте к видеозвонку и обсудить проблему с участниками беседы лицом к лицу.Индикатор статуса пользователя показывает доступен ли он в текущий момент для общения. В режиме оперативного совещания участники беседы могут использовать все функции собрания Microsoft Teams, включая чат, заметки, запись и демонстрацию файлов.

Интерактивные панели в переговорной прекрасно подходят для проведения современных совещаний.

1. Выступающему, помимо демонстрации презентации, доступна возможность делать пометки на слайдах или рисовать в режиме «белой доски» для улучшения восприятия информации слушателями.
2. Участники во время доклада могут задавать вопросы или вносить замечания, используя смартфоны.
3. К совещанию подключаются и принимают полноценное участие в обсуждении удаленные сотрудники, партнеры и контрагенты.
4. При использовании широкополосного микрофона собрание может быть записано и опубликовано вместе с материалами.

Имеются вспомогательные инструменты, улучшающие взаимодействие и повышающие вовлеченность участников в обсуждение:

1. предоставление гостевого доступа партнерам и клиентам
2. транскрибирование и перевод в реальном времени для участников команды, говорящих на другом языке
3. майнд-карты, рисование в OneNote для мозгового штурма

Определите, нужно ли проводить совещание или можно решить вопрос в группе.

Если же без собрания не обойтись, составьте четкий план, говорите строго по делу и используйте функционал для продуктивного обсуждения:

1. демонстрация презентаций и отчетов
2. публикация протокола
3. фиксация решений
4. предобсуждение в ленте
5. проведение совещания онлайн
6. планирование
7. предварительная публикация повестки и документов
8. публикация записи

Грамотно организованное собрание способно улучшить результаты бизнеса.

И с правильной технологией для этого не потребуется много времени и денег.

11 необычных способов повысить эффективность совещаний

Не все совещания одинаковые – они и не должны быть такими.

Чем менее напряженная обстановка, тем продуктивней пройдет собрание: поощрять работников за раскрытие их индивидуальности, талантов и идей – верный способ получить максимальную отдачу.Одиннадцать американских предпринимателей из Совета молодых предпринимателей поделятся своим опытом проведения вдохновляющих совещаний в максимально комфортной обстановке.В начале совещания мы разряжаем обстановку – обычно это смешные цитаты или анекдоты от нашего технического директора. А в конце члены команды делятся смешными ситуациями или необычными продажами, случившимися за неделю.Данный метод укрепляет дух товарищества и способствует тому, что атмосфера на протяжении всего совещания остается неформальной, благодаря чему все работники максимально вовлечены в процесс и готовы к эффективной работе. – Блэр Томас, First American Merchant.Перед началом собрания мы всегда делаем пятиминутную дыхательную гимнастику.

Это помогает всем успокоиться, очистить разум и настроиться на нужный лад. Кроме того у нас ограничена максимальная длительность совещания и специально для этого заведен будильник.Как только будильник прозвенит, совещание закончено.

Без исключений. Это позволяет всем максимально удерживать внимание на теме встречи.

– Марсела ДеВиво, Homeselfe.Конечно же, совещание должно быть достаточно содержательным, чтобы все присутствующие могли сохранять внимание. Но если вы затрагиваете глубоко технические данные, философия M&Ms спасет ваши совещания, благодаря технике активного слушания.Дайте каждому участнику по пачке M&Ms. Когда звучит определенное понятие, каждый съедает по одной конфете.

Можно даже разделить темы по цветам.

– Николь Муньос, Start Ranking Now.В начале каждого совещания мы описываем себя всего одним словом.

Это быстрое забавное упражнение задает темп дальнейшей встречи. Позже, после того как сказаны все «хорошие новости» и затронуты все основополагающие ценности организации, мы обсуждаем эти характеристики более детально.Такой немногословный старт позволяет каждому почувствовать свою причастность к происходящему.

Мы привносим больше «человеческого» в совещания.

– Дэвид Томас, Cyberclick.Когда мы сталкиваемся со сложной не поддающейся решению задачей, вся наша команда отправляется на комнатную зеленую лужайку. Это помогает сотрудникам отвлечься от офисной атмосферы, размяться и вести обсуждение в более непринужденном тоне.

– Чак Кон, Varsity Tutors.Недавно я заметил несколько тестов, которые руководители подразделений проводят среди своих подчиненных. Подобные проверки – от простых «выкрикивайте ответ, если его знаете» до формализованных экзаменов с использованием таблиц и схем – помогают поддерживать квалификацию работников и дают им возможность лучше усвоить необходимые навыки.Кроме того, так проще всего выявить пробелы в знаниях и подготовить соответствующую программу обучения.

– Дэвид Цикарелли, Voices.com.Во время встречи я устраиваю викторину, содержащую вопросы на отвлеченные темы, которые уже обсуждались (например, «Как зовут кота Тома?»).

Первый правильно ответивший получает подарочную карту. Вы удивитесь, насколько повышается концентрация людей, когда речь заходит о десятидолларовой подарочной карте iTunes.

– Зак Биндер, Ranklab.Большинство совещаний слишком серьезны и бесчеловечны. В конце концов, это же бизнес, верно?

Нет. Как максимально долго удержать внимание окружающих?

Заставить их смеяться. Добавьте юмора в свой доклад. Не бойтесь комментировать. Согласно одному исследованию

«юмористические вставки вызывают позитивную коммуникацию»

Так что не бойтесь при случае обронить пару-тройку шуток.

– Робби Берсум, Bull & Beard.На собраниях мы обычно раздаем ручки и бумагу, чтобы люди чувствовали себя вынужденными делать записи. Мы заметили, что такая стратегия позволяет не только документировать события и соответственно достигать лучших результатов; она также улучшает концентрацию, отвлекая работников от сотовых телефонов и прочих раздражающих факторов.

– Пратхам Миттал, VenturePact.Когда совещание затягивается, и я практически физически чувствую, что работники полезли проверять обновления в соцсетях, то заставляю их петь то, что написано в их ленте. Звучит ужасно, но это смешно и помогает оставаться в строю. – Джоел Баттерли, InGenius Prep.Бывают такие дни, когда находиться в конференц-зале – преступление.

Никто не хочет сидеть в офисе.

В один удивительный солнечный день я решил, что пора попробовать перенести совещание на улицу. Теперь в хорошую погоду мы часто проводим встречи на свежем воздухе. Все любят вырваться из офисного плена, поэтому эти совещания все ждут с особым трепетом.

– Дрю Хендрикс, Buttercup.По материалам inc.com

1. ТЕГИ

Предыдущая статьяСледующая статья

Повышаем эффективность совещаний

29 ноября 2013 г. 17:39 Идея совершенствования бизнес-процессов посредством автоматизации давно владеет умами людей, в частности руководителей. Неотъемлемой частью управления любым предприятием являются совещания, эффективность которых зависит от их правильной организации.

В какой степени информационные системы могут помочь в правильной организации совещаний?

Рассмотрим фактическую сторону вопроса: для чего и как проводятся совещания. И на каких этапах могут помочь информационные системы и ECM-системы в частности. Служебные совещания должны стоять в центре системы менеджмента компании.

Совещания, как площадка для личных встреч и обсуждения актуальных проблем, как метод активации способностей, снятия информационного вакуума и консолидации персонала, являются неотъемлемой составляющей управленческой культуры, несмотря на наличие компьютеров, электронной почты и телефонов. Хорошие совещания экономят время менеджеров и повышают эффективность компании. Без тщательно подготовленных, эффективных совещаний, рабочее время в существенно бОльшем объеме будет неизбежно затрачено на спонтанные встречи менеджеров для решения (частичного, половинчатого) все тех же вопросов.

Как правило, совещания классифицируют по периодичности и тематике.

По периодичности ● разовые ● регулярные ● периодические По виду ● собрания руководящего состава (собрания акционеров, совещания ГД); ● производственные; ● проектные ● мозговые штурмы и другие нестандартные совещания. По цели ● инструктивные ● оперативные (так называемые «летучки») ● проблемные По количеству участников ● в узком составе-до 5 человек, ● в расширенном составе-до 20 человек, ● представительные — более 20 человек.

Цель инструктивных совещаний – передача необходимых сведений и распоряжений сверху вниз по схеме управления для скорейшего их выполнения.

До сведения участников совещания доводятся принятые руководителем решения, распределяются задачи с соответствующим инструктажем, разъясняются неясные вопросы, определяются сроки и способы выполнения поручений. Цель оперативных совещаний – получение информации о текущем состоянии дел. В отличие от инструктивных совещаний информация поступает снизу вверх по схеме управления.

Участники такого совещания сообщают сведения о ходе работы на местах. Оперативные совещания проводятся регулярно, всегда в одно и то же время, список участников постоянный, специальной повестки дня не имеется, они посвящаются неотложным задачам текущего и последующих 2–3 дней (либо по итогам недели).

Цель проблемных совещаний – поиск наилучших решений определенной проблемы в кратчайшие сроки. Кроме того, имеются специфические совещания, которые подчиняются более строгим правилам, такие как: ● Собрания акционеров акционерных обществ ● Собрания и заседания в органах исполнительной и законодательной власти ● Судебные заседания Это темы для отдельных материалов.

Рассмотрим более «ординарные» служебные совещания, которые во много похожи с той или иной долей специфики. Часто специфика регламента даже в большей степени зависит от культуры управления и корпоративной культуры в конкретной организации.

В то же время имеются рекомендации и наиболее рациональные практики, которые позволят сделать совещания наиболее эффективными. Рассмотрим типовой, наиболее правильный, порядок проведения совещаний: 1.

Подготовка и организация: ● формулирование цели, темы и необходимого результата; ● формирование повестки совещания и плана совещания; ● определение места проведения и списка участников.

● подготовка материалов и информирование участников о предстоящем собрании. 2. Проведение совещания: ● обсуждение запланированных тем и вопросов совещания; ● выработка и принятие решений; ● подведение итогов и оформление протокола совещания; ● утверждение, рассылка протокола и поручений к исполнению. 3. Контроль исполнения поручений: ● мониторинг исполнения поручений совещания; ● фиксация результатов исполнения поручений; ● оценка исполнительской дисциплины.

4. Анализ совещаний: ● анализ истории вопросов, поиск прецедентов в протоколах; ● получение статистики затрат временных и рабочих ресурсов; ● оценка качества совещаний и их совершенствование.

Корпоративная культура в организации определяет, как будут регламентированы (или не регламентированы) правила проведения совещаний. И обычно имеются формально закрепленные правила организации различных совещаний либо определенные неформально.

Это же касается порядка документального отражения проведенных совещаний (повестка, протокол, стенография и т.д.). Могут быть определены различные правила в зависимости от количества человек, цели и вида совещания.

Имеются и нормативные требования по хранению протоколов различных совещаний, например, согласно установлены сроки хранения протоколов: ● совещаний у руководителя организации — постоянно (оперативных совещаний — 5 л.

ЭПК) ● собраний трудовых коллективов организации — постоянно ● собраний структурных подразделений организации — 5 л. (при сложной структуре организации (структура в структуре) — 5 л.

ЭПК) ● документы протоколы рабочих групп комиссий по координации определенных видов деятельности организации — 5 л.

(ЭПК — после завершения деятельности рабочих групп) ● и т.д. Следовать установленному порядку на деле оказывается не так просто.

Почему? Низкая исполнительская дисциплина, недостаточный контроль исполнения решений, плохая организация… Причин может быть множество.

Так, совещания проходят сумбурно, решения не принимаются и должного эффекта деловое собрание не дает. Главными заинтересованными лицами в повышении эффективности совещаний являются руководители. Инициативы рядовых сотрудников не получают должного воплощения и развития без их поддержки.

Как упомянуто выше, совещания – неотъемлемая часть управления, значит, они должны стать самостоятельным звеном системы управления. Требуются определенные усилия, чтобы это звено работало, было результативным.

Если в компании используется система электронного документооборота (СЭД), то имеет смысл автоматизировать управление совещаниями. Это будет особенно актуально для крупных организаций, а так же для организаций с территориально распределенной структурой.

Функционал многих СЭД позволяет автоматизировать рутинную работу на всех этапах проведения служебных заседаний.

Этап проведения совещаний Возможности автоматизации Подготовка и организация ● хранение всей информации в карточке совещания, где указаны участники, повестка, место проведения, прикреплены материалы; ● учет резервирования помещения (с учетом бронирования его другими сотрудниками); ● ведение расписания совещаний; ● согласование в СЭД времени, места и других параметров совещания; ● контроль ознакомления участников с информацией по совещанию, обратная связь; ● рассылка иллюстративного материала к совещанию; ● автоматическое напоминание о времени. Проведение совещания ● формирование протокола в соответствие с типовым формуляром; ● рассылка, согласование и коллективная работа над протоколом, хранение протокола; ● учет времени совещаний, в том числе по отдельным темам и выдача соответствующих отчетов.

Контроль исполнения поручений ● автоматическая рассылка поручений и постановка на контроль; ● отслеживание этапов исполнения поручений в информационной системе.

Анализ совещаний ● анализ статистики совещаний позволяет фиксировать основные параметры совещаний: длительность, число участников, трудозатраты; выявлять наиболее эффективные совещания. ● анализ принятых решений дополняет базу знаний компании.

Конкретные советы и примеры по использованию СЭД для проведения совещаний и заседаний вы можете почерпнуть в следующих материалах: ● ● ● ● В зависимости от вида совещания, периодичности и количества человек могут быть применены различные информационные технологии и их сочетания. Например, если многие участники совещания активно используют календари Outlook, то для планирования совещания, удобно использовать этот популярный офисный пакет.

Некоторые СЭД позволяют использовать его совместно с возможностями СЭД. В каких-то случаях информационные технологии могут вообще исключить необходимость проведения очного совещания.

Встреча участников может происходить виртуально (например, в Skype или Microsoft Lync). Говоря о совещаниях нельзя не упомянуть, что большинство вендоров рынка ECM предлагают мобильные решения для доступа к корпоративной информационной системе и документам. Таким образом, мобильный пользователь может, используя свой устройство (телефон или планшет), удаленно ознакомиться с планируемыми совещаниями.

А так же и на очном совещании воспользоваться возможностью оперативного доступа к электронным документам и иллюстративным материалам для совещания. Безусловно, все «узкие места» совещаний современные технологии закрыть не смогут, так как немаловажную роль в проведении совещаний имеют личностные и организационные моменты (такие как неявка, намеренное отхождение от темы, слабая подготовка окладчиков по повестке дня и так далее). Но, по крайней мере, возможность потери информации исключена, будет обеспечен четкий контроль исполнения резолюций и сократится время на подготовку отчетности.

Как и прежде руководителю придется решать вопросы дисциплинарного характера, следить за тем, чтобы участники не отклонялись от заданной темы, подводить итоги обсуждений и фиксировать их в протоколе. Итак, что делает совещание эффективным инструментом управления: ● четкая регламентация; ● автоматизация; ● анализ совещаний и устранение недостатков; ● постоянный мониторинг исполнения поручений; ● встраивание совещаний в контур управления компанией. Комплексный подход к решению любых задач бизнеса, в том числе организации и проведения совещаний, является залогом результативной работы всей компании в целом.

Теги: Оцените: (3,68 — оценили 4 чел.) Поделитесь: Распечатайте:

Проводим совещание правильно: рецепт успеха

28 декабря 20182,9 тыс. прочитали1,5 мин.5,1 тыс. просмотров публикацииУникальные посетители страницы2,9 тыс.

прочитали до концаЭто 58% от открывших публикацию1,5 минута — среднее время чтенияСовещания — важная часть рабочего процесса.

Но часто приходится участвовать в бесполезных, отнимающих драгоценное время и не приносящих никакого результата рабочих собраниях.

Потому многие сотрудники считают совещания пустой тратой времени.Но это не так. Совещания — мощный инструмент, который может и должен приносить пользу и ощутимый результат.

Делимся с вами рецептами успеха, как провести эффективное совещание, чтобы руководство и сотрудники были довольны.Многие опытные руководители совершают одни и те же ошибки при планировании и проведении совещаний.

Неудачные совещания — это те, которые созываются по любому поводу, проводятся для проформы и не приносят никакой пользы ни руководству, ни сотрудникам. Почему так бывает? Вот распространенные ошибки, которые приводят к неэффективной работе на собраниях:

1. Неадекватное поведение участников. Сотрудники «спят» во время совещания, листают ленту в соцсетях, и вообще каждый занимается чем хочет. Или, наоборот, мешают говорить постоянными ремарками и шуточками. Эффективности так не достичь.
2. Не назначаются ответственные. Даже если на совещании были намечены какие-то шаги по решению проблемы, но не назначен ни один ответственный за это, ожидать результата бессмысленно
3. Совещание ради совещания. Тот момент, когда рабочая встреча проводится лишь для того, чтобы всех собрать в одном месте, поговорить и разойтись по своим рабочим местам без целей и задач.
4. Нет диалога. Если на совещаниях выступает и все время говорит один человек, не прерываясь ни на минуту, не давая высказаться другими, без призыва к конструктивному диалогу, продуктивной работы на собрании не получится.
5. Нет временных рамок. Когда нет четко очерченных временных рамок, совещание «растекается», может длиться несколько часов, при этом не становясь более результативным.
6. Нет четких целей и вопросов, повестка дня неясна. Цели собрания нет вообще или она очень неясная. Например, «обсудить новый проект» не является целью. То же с вопросами для обсуждения на совещаниях. Если они абстрактны, плохо сформулированы, ответов на них не получите.

Это самые распространенные ошибки, избежать которых можно, лишь грамотно подойдя к планированию и организации совещания.Некоторым может показаться, что планировать заранее совещания это лишняя трата времени, можно набросать схематичный план и выступить экспромтом. Как правило, так не получается.

Во время публичного выступления перед сотрудниками, партнерами эмоции берут верх, и если не иметь под рукой плана проведения совещания можно легко сбиться с мысли, и фокус внимания может сместиться в сторону от решения насущной проблемы. Вот почему стоит заранее планировать проведение совещаний, если хотите получить результат. С чего начать планирование?

1. Планерка — ежедневные или еженедельные встречи для постановки конкретных планов и задач на день/неделю, информирование о нововведениях в компании и пр.
2. Продумать и прописать цель собрания. Это важный пункт. От цели будет зависеть ход совещания, его формат и результаты. В зависимости от цели можно выделить несколько форматов деловых встреч:
3. Составить список вопросов. Вопросы должны соответствовать цели, быть конкретными и понятными. Не стоит составлять много вопросов, так может потеряться фокус внимания. Лучше, если вопросы будут адресованы не ко всем сотрудникам, а к конкретному человеку.
4. Брейнсторминг — проводится для генерации новых идей. Обычно приглашается как можно больше людей.
5. Установить регламент. Каждый формат совещания должен иметь четкое время начала и конца. К тому же стоит установить ограничения на выступление каждого сотрудника, например, 5 минутами. Это позволит избежать пустых слов и говорить только по сути.
6. Совещания — преследует обычно более глобальную цель. Например, определить путь развития компании, продвижение нового продукта или услуги и пр.
7. Найти, подготовить место проведения и назначить время. Это может быть переговорка, кабинет, опен-спэйс, skype. Заранее стоит оповестить всех участников встречи о месте проведения и времени. Если совещание проходит в онлайн режиме, стоит позаботиться об исправности техники, проверить гарнитуру и наушники. Если в офисе — найдите то место, где вам не помешают посторонние.
8. Оперативка — короткие (5-10 мин) собрания для решения определенной проблемы с людьми, которые имеют непосредственное отношение к ней.
9. Визуальные материалы. При запуске нового продукта или каких-либо внутренних изменений в компании лучше подготовить визуальные материалы. Используйте доску, флипчарт, маркеры или презентацию на проекторе, можно распечатать план совещания с целью и вопросами, чтобы сотрудники могли следить за ходом встречи.
10. Назначьте референта. Обязанность референта фиксировать принятые решения на собрании. В дальнейшем это позволит оценить эффективность встречи.

Почему флипчарт до сих пор остается эффективным инструментом для презентации и зачем его надо использовать.Правильное планирование (подготовленный список вопросов, четко сформулированная цель) и организация совещания — это первый рецепт успеха.

Дальше все будет зависеть от заданного тона и грамотного проведения совещания.

1. Сразу обозначьте повестку дня.
2. Прерывайте любые попытки внести хаос в совещание. Это могут быть неуместные разговоры, не относящиеся к повестке дня, бессмысленные пререкания и обвинения между коллегами. Особенно часто такое случается, когда никто не готов брать на себя ответственность за какую-то ошибку.
3. Придерживайтесь намеченного плана. Задавайте вопрос по проблеме, конкретному сотруднику, кто отвечает за это.
4. Назначайте конкретного человека, кто будет курировать решение проблемы, обсуждаемой на совещании.
5. Решения, принятые на совещании, лучше зафиксировать в письменном виде с указанием ответственного и сроков выполнения.
6. Начните собрание с приветствия. Постарайтесь сразу настроить коллектив на рабочий лад и донесите до них важность совещания. Но не затягивайте вступительную речь. Говорите четко, ясно и по делу.
7. Давайте высказаться другим, а не только отвечать на вопросы. На встречах каждый должен высказаться, так достигается большая продуктивность, коллеги чувствуют себя важными участниками процесса, что их мнение важно руководству.
8. Завершайте собрание на позитивной ноте. На совещаниях часто ведутся горячие споры и заканчивать встречу стоит на положительных эмоциях. Постарайтесь разрядить атмосферу, пошутить и подбодрить сотрудников.

Продуктивное совещание — это когда сотрудники четко понимают, что им делать после его завершения, как решать проблему. А руководство знает – кто за что несет ответственность, и ответы на подготовленные вопросы уже получены.Каждый участник собрания должен вернуться к работе с положительным впечатлением, бодрым настроем и пониманием поставленных задач.