Оформление кассовой книги на бумажном

Заполнение кассовой книги: правила оформления, инструкция, возможные ошибки и примеры

1. Марина Лобачева
2. 31 Августа, 2020

Для ведения учета наличных средств в компаниях используется кассовая книга. Она применяется как фирмами, так и частными предпринимателями. С ее помощью значительно упрощается процедура составления разной бухгалтерской отчетности. Заполнение кассовой книги осуществляется назначенным ответственным специалистом, который наделяется соответствующими полномочиями на основании приказа руководителя фирмы.

Обычно он представлен работником бухгалтерии, но некоторые ИП самостоятельно выполняют данный процесс. Данная книга представлена финансовой документацией, с помощью которой учитывается движение наличности в компании или у ИП.

В ней фиксируется выдача денег или принятие средств.Ее листы содержат таблицы, которые заполняются в течение каждого рабочего дня при совершении разных финансовых операций. На основании сведений, содержащихся в этом документе, контролируется финансовое состояние любой компании. Он может использоваться даже налоговиками, занимающимися проверкой компании.

Дополнительно книга полезна для руководителя любой фирмы, так как с ее помощью можно легко понять, сколько денег получает компания, а также какое количество средств тратится на те или иные цели.Кассовая книга является обязательной документацией, причем она представлена в каждой фирме в единственном экземпляре. По закону не допускается ведение сразу нескольких книг, содержащих разные данные.

В его обязанности входят следующие действия:

1. выдача и прием денег или иных материальных ценностей и ценных бумаг;
2. контроль над разными кассовыми операциями.
3. принятие и выдача разной подотчетной документации;
4. заполнение доходных или расходных кассовых ордеров, которые требуются при выдаче зарплаты или премий;
5. грамотное заполнение кассовой книги;

Деятельность кассира контролируется со стороны главного бухгалтера предприятия.

1. начинается новая книга ежегодно, поэтому в конце года с ее помощью можно определить, какое количество средств было заработано и потрачено компанией;
2. допускается вести документ в бумажном или электронном виде;
3. на документе ставится подпись директора предприятия, а также печать компании;
4. все страницы обязательно сшиваются, а в конце прописывается количество имеющихся листов;
5. используются для этих целей исключительно бланки, обладающие строго установленной формой;
6. вносятся данные в документацию на основании специальных указаний, выпущенных Центральным банком;
7. не допускается пользоваться собственной формой, разработанной работниками отдельной фирмы, так как по закону нужно применять единый формат;
8. если книга ведется в печатном виде, то делается сразу два одинаковых экземпляра.
9. важно грамотно нумеровать каждый лист книги, поэтому пропуск страниц является грубым нарушением;

Во время ведения документации ответственное лицо должно стремиться к тому, чтобы отсутствовали какие-либо помарки, ошибки или исправления.

1. обязательно указывается в начале дня остаток денег на счете, а в конце дня подводится итог на основании проведенных операций за один день работы;
2. распечатанная документация сшивается и скрепляется подписью директора фирмы;
3. записи должны вноситься ежедневно назначенным лицом;
4. как только документ будет полностью заполнен, он обязательно распечатывается;
5. если в фирме ответственное лицо занимается ведением кассового реестра в электронном виде, то допускается оформлять книгу поквартально;
6. любые операции, реализуемые в течение дня, обязательно указываются в книге.

К преимуществам использования электронного варианта относится то, что если кассир по разным причинам допустит какую-либо ошибку, то ее можно будет легко и оперативно исправить. Если кассир плохо разбирается в этой работе, то он должен изучить пример заполнения кассовой книги.

1. далее заполняются обычные листы книги, предназначенные для внесения сведений обо всех операциях, реализуемых в течение рабочего дня;
2. указываются личные данные ИП, представленные его Ф.И.О., датой рождения и паспортными данными;
3. сверху приводится дата внесения сведений, а также номер листка;
4. дальше располагается таблица, в которой имеется 5 столбиков;
5. в таблице указывается номер документа, субъект, от которого были получены деньги или которому были выданы средства, номер счета, а также размер прихода и расхода;
6. в конце приводится остаток на начало и конец дня;
7. начинается книга с титульного листа, где указывается общая информация о предпринимателе или компании;
8. если заполняется документ в компании, то приводится ее наименование, юридический адрес и другие значимые реквизиты;
9. каждый листок имеет две части, которые могут легко отрываться;
10. если после заполнения таблицы остаются пустые строки, то они должны перечеркиваться с помощью большой буквы Z, чтобы в будущем невозможно было внести какие-либо недостоверные сведения в кассовую книгу;
11. в конце листа ставится подпись кассира, занимающегося ведением документации.
12. на титульном листе указывается период, за который ведется документация;

Образец заполнения кассовой книги можно изучить ниже.

В официальной документации не приветствуются разные описки или опечатки, а также исправления.Любое исправление может признаваться в компании нарушением, поэтому за него ответственное лицо может привлекаться к дисциплинарной ответственности.

Допускаются только мелкие ошибки, которые не связаны с указанными суммами и не влияют на подводимый итог. Как исправить ошибки? Для этого учитываются следующие правила:

1. сверху пишутся верные сведения;
2. правильно исправленная ошибка заверяется подписью ответственного кассира и бухгалтера, который занимается проверкой документации;
3. после зачеркивания одного листа производится заполнение второго листа.
4. если же выявляются ошибки, связанные с размером остатка, то полностью перечеркивается лист, имеющийся в книге, после чего ставится отметка о его аннулировании;
5. неверные данные просто зачеркиваются;

Именно кассир несет ответственность за правильность заполнения документа, поэтому если им допускаются серьезные ошибки, то важно составить специальную служебную записку на имя главного бухгалтера компании. Данная записка рассматривается специально созданной комиссией, после чего вносятся нужные изменения.

Бухгалтер формирует справку о внесенных корректировках.

Только после этого производится аннулирование страницы. Кассир, назначенный в качестве ответственного за ведение документации, должен разбираться не только в правилах заполнения кассовой книги, но и в особенностях ее сшивания. Все листы обязательно нумеруются и прошиваются.

Для этого используются качественные специальные нитки. После их завязывания они должны находиться с обратной стороны документа.К узлу приклеивается небольшая бумага, содержащая информацию о количестве листов. Информация заверяется печатью компании, после чего лист подписывается директором.

Индивидуальные предприниматели могут не заниматься ведением кассовой книги, но они должны вести учет своих расходов и доходов. Поэтому наиболее актуально для этого воспользоваться именно этим документом.

Если бизнесмен пользуется кассовой книгой, то он обязан следовать правилам ее оформления. Не требуется указывать лимит остатка кассы, а также предпринимателями не составляются кассовые ордера.Компании обязаны следовать всем требованиям, предъявляемым к этой документации. Если будут иметься ошибки или нарушения, то это может стать основанием для более тщательной проверки со стороны работников ФНС.Образец заполнения кассовой книги вручную можно изучить ниже.

Компании имеют право вести кассовую книгу в электронном виде без распечатки. В этом случае предприятие полностью переходит на электронный документооборот. В качестве основания для заполнения кассовой книги выступает любая финансовая операция, совершаемая в фирме.Возможность вести документацию исключительно в электронном виде появляется только после покупки компанией определенных технических средств.

Именно они обеспечивают защиту данных от мошенников и хакеров. При их использовании гарантируется, что ответственное лицо никаким образом не сможет допустить ошибку. Дополнительно документация защищается от потери сведений.Все электронные образцы книги непременно подписываются с помощью электронной подписи, которая должна отвечать условиям ФЗ № 63.

Электронная версия немного отличается от бумажного документа по внешнему виду, но в ней содержатся те же строки и столбцы.Если предприниматель принимает решение перейти полностью на электронную версию книги, то он должен подготовиться к серьезным тратам, связанным с приобретением дорогостоящего оборудования.

Выбранный кассир должен уметь работать с этой техникой. Кассовая книга ведется любой организацией, но ИП могут не заполнять эту документацию, хотя она обеспечивает легкость и оперативность учета. Документация может вестись в электронном или бумажном виде.

Она содержит данные обо всех финансовых операциях, совершаемых в течение каждого рабочего дня.При наличии ЭЦП и специальной техники можно вести документ исключительно в электронном виде, поэтому не возникает необходимости распечатывать его на принтере. Бухгалтерия Бухгалтерия Бухгалтерия Бухгалтерия Бухгалтерия Бухгалтерия

Кассовая книга

На этом сайте Вы можете легко скачать, заполнить или выписать онлайн бланк Кассовой книги и распечатать его.

1. Скачать Кассовую книгу в формате Excel
2. Скачать образец Кассовой книги в формате Excel
3. Скачать Кассовую книгу в формате Word

Ниже Вы можете бесплатно заполнить Кассовую книгу формы № КО-4 и распечатать ее, при этом программа сама высчитает сумму расходов и приходов, рассчитает остаток на конец дня и заполнит все графы бланка.

— Сохраненные бланки — Зарегистрируйтесь и получите возможность сохранять формы (для их автозаполнения) созданных Вами бланков кассовых книг.После регистрации и сохранения бланка, на этом месте появится список сохраненных Вами форм. Лист: № от Информация об организации: — мои организации— Название: ОКПО: Бухгалтер ФИО: Кассир: Остаток в кассе на начало дня: Сумма оставляемая в кассе на конец дня на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии Документы подтверждающие производственные расходы и сумма расходов: Номер документа От кого получено или кому выдано Номер корр. счета, субсчета Приход/ Расход Сумма руб.

Приход Расход

Добавить строку Код для вставки формы Кассовой книги на Ваш сайт Импорт данных Вы можете заполнить эту форму данными из Вашего файла. Лучше всего подходят файлы Excel — XLS и CSV, но можно и другие.

ВИДЕОИНСТРУКЦИЯ Выберите файл нажав на кнопку: Обновление цен Вы можете обновить цены на товары не меняя наименования (особенно актуально для ценников) ценами из вашего прайс-листа. Для этого у товаров должны быть уникальные артикулы или штрих-коды.

Лучше всего подходят файлы Excel — XLS и CSV, но можно и другие. Выберите файл нажав на кнопку:

Правильный порядок ведения кассовой книги в организации – правила, требования, прошивка, хранение

» » » » Автор Виктория Богатырева 22.08.2019 В практически любой организации, оперирующей наличными денежными средствами, ведется кассовая книга.

При этом не имеет значения организационно-правовая форма предприятия, применяемая система налогообложения и форма ее собственности (государственная, частная). Должностные обязанности по ведению документа обычно возлагаются на работника предприятия, отвечающего за операции с наличностью (кассир, бухгалтер).

В конце рабочего дня (смены) кассир должен сдать кассовые документы в бухгалтерию, вместе с другими первичными бумагами.

Контроль за в компании осуществляет главный бухгалтер или непосредственный глава компании. Проверив внесенные в нее сведения, бухгалтер расписывается в книге и возвращает ее кассиру.

? Главными элементами книги являются вкладной лист и отчет кассира. Они абсолютно одинаковы, с идентичной нумерацией страниц за определенный рабочий день, но вкладной лист остается в книге, а отчет кассира прикладывается к ордерам, выписанным в течение дня. Кассир каждый рабочий день сводит остатки денежных средств, их остатки автоматически переносятся на последующий день.

Поступившая наличность оформляется приходным ордером, выдача — расходным документом. Этим бланкам присваивается порядковая, последовательная нумерация, сведения о них фиксируются в книге.

Движение финансовых активов, их записи поступают на проверку главному бухгалтеру. Кассовая книга (бланк №КО-4) оформляется каждый календарный год, начиная с первого дня и заканчивая последним. Если операций много и страницы закончились, тогда до завершения отчетного периода оформляется следующая, продолжающая хронологию записей.

Правила ведения книги и требования к данной процедуре:

1. все листы прошнуровываются и пронумеровываются, их количество фиксируется на последней странице;
2. данные вносятся по порядку, не путая очередность операций;
3. осуществлять ежедневное ведение кассы, а при отсутствии движения денежных средств листы не заполняются;
4. помарки и поправки не допускаются в документе, но если исправление все-таки необходимо, то неверные данные нужно зачеркнуть, а правильные аккуратно вписать и заверить их подписью кассира и главного бухгалтера;
5. допускается заполнение от руки и при помощи компьютера;
6. заполнять можно только шариковой ручкой, без каких-либо записей «на карандаш»;
7. документ разделен на 2 части: титульный лист и основные страницы ежедневных операций с денежными средствами;
8. каждый лист представлен в 2-х экземплярах: один остается в книге, другой — передается сотруднику бухгалтерии;
9. две книги в одной организации не заводятся, исключением является наличие у организации представительств или филиалов, причем копии документов из филиала необходимо регулярно направлять в головную организацию.

.

Документ заверяется электронно-цифровой подписью. Кассовая книга оформляется на основании нескольких документов:

1. расчетно-платежная ведомость, учитывающая рабочее время, удержания и выплату вознаграждения за труд.
2. книга учета выдачи и принятия денежных средств, показывающая движение денег за день;
3. и , необходимые для внесения наличности в кассу или ее выдачи;
4. платежная ведомость, оформленная для выдачи заработной платы сотрудникам компании;

Скачать бланк и образец заполнения кассовой книги КО-4 можно . Начиная ведение кассовой книги, следует посчитать и распечатать необходимое число листков.

Чтобы оставить место для возможности внесения изменений правильнее распечатать еще несколько добавочных страниц. Если выявленная неточность никак не повлияет на кассовый итог, то ошибка зачеркивается, а правильная надпись прописывается сверху. . При изменении итогового результата неверная страница полностью аннулируется, а правильная информация отражается на новом листе.

По факту внесения поправок оформляется специальная справка.

Кассир или другой ответственный работник указывает в ней измененные значения. Все страницы должны быть пронумерованы, применяется сквозная нумерация.

Кассовая книга за период прошнуровывается, сшивается толстыми нитками, заверяется автографами руководителя фирмы и главного бухгалтера.

При сшивании листов документа, особое внимание стоит уделить на тот факт, чтобы листы невозможно было изъять, поменять, добавить.

Итоговый лист книги содержит информацию о количестве пронумерованных листов, они прописывается и в цифровом, и в буквенном выражении. Скрепки и иные виды переплета не применяются, так как не дают абсолютную гарантию целостности документа.

Возможен вариант опечатывания концов ниток с помощью небольшого прямоугольника белой бумаги.

Образец кассовой книги, которая прошита пронумерована и прошнурована: В Налоговом кодексе () прописано, сколько лет хранятся налоговые и бухгалтерские документы в организации, срок хранения составляет 4 года. Закон о бухгалтерском учете () определяет срок хранения кассовой книги — 5 лет, отсчитывать срок необходимо со следующего года. На руководителя предприятия возложена ответственность за обеспечение сохранности отчетности кассира, максимальный период хранения — 5 лет.

Указания Центробанка от 11.03.2014 г. () освобождают индивидуальных предпринимателей от ведения кассовой книги.

Они лишь обязаны сформировать платежные, расчетные ведомости при выплате заработной платы при расчетах с сотрудниками наличными денежными средствами.

Отмена данного требования к кассовой документации для ИП не означает, что у них отсутствует необходимость ведения книги. ? Указания лишь освобождают их от ответственности перед контролирующими органами за ее отсутствие. Если учет предпринимателю удобно вести при помощи кассовой книги, то это его право.

Общие правила ведения кассовых операций для организаций (кроме ИП и субъектов малого бизнеса) гласят о необходимости установления . Если в организации обозначен лимит кассы, то хранить денежные средства в кассе без опаски можно лишь в заявленных рамках.

В конце каждого рабочего дня в распоряжении кассира не может оказаться сумма больше, чем лимит.

Излишние средства необходимо сдавать в кредитное учреждение. Если произойдет задержка передачи наличности, и данный факт обнаружат контролирующие органы, то предприятию грозит штраф в размере от 40 до 50 тыс.

рублей, должностным лицам — от 4 до 5 тыс. рублей (статья, КоАП РФ). Исключением являются дни выдачи заработной платы сотрудникам, пособий или стипендий.

Денежные средства разрешено хранить в кассе на эти цели в течение 5 дней. Но если кто-то из персонала деньги не получил, то напротив его ФИО пишется «депонировано», а сверхлимитные средства следует отнести в банк. О порядке и правилах ведения кассовой книги, можно узнать из данного видео: Для делегирования полномочий по работе с Кассовой книгой, являющейся важным документом бухучета, глава компании должен издавать отдельные локальные распоряжения.

Необходимо уделять огромное внимание детализации регламента применения кассовой книги, прав и обязанностей ответственных специалистов в их должностных инструкциях.

Как правильно вести кассовую книгу — правила заполнения

Всем юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, зарегистрированным на территории РФ, с целью осуществления операций, связанных с наличными средствами, требуется руководствоваться , который утвержден С целью учета операций по приходу и выбытию денежной наличности и денежных документов в кассе предприятия, необходимо оформлять Кассовую книгу.

Бесплатная консультация юриста по телефону По Москве и области Санкт-Петербург и область Федеральный номер Кассовая книга – утвержденная унифицированная форма (КО-4), в которой осуществляется регистрация всех операций по движению наличных денег, а также денежных документов в кассе учреждения. Таким образом, если в организации есть касса, ведение кассовой книги обязательно!

Форма КО-4 формируется в 1-м экземпляре. Исключения составляют крупные предприятия, имеющие обособленные филиалы.

В данном случае, каждое обособленное подразделение заполняет отдельную книгу.

Необходимо обратить внимание на порядок заполнения и правильность оформления журнала кассира, так как данный документ подлежит тщательной проверке со стороны банка, в котором открыт расчетный счет предприятия, и других контролирующих органов.

В случае нарушения порядка оформления КО-4, на организацию накладываются значительные штрафы. Надлежит с полной ответственностью отнестись к формированию кассовой книги, для того, чтобы исключить негативные последствия со стороны контролирующих органов. Алгоритм оформления унифицированной формы: Титульный лист содержит обязательные реквизиты:

1. наименование подразделения – в случае когда предприятие имеет филиалы, обособленные подразделения;
2. – указывается на основании Общероссийского классификатора совокупных юридических организаций и предприятий.
3. за какой период оформлена кассовая книга – месяц, квартал, год;
4. наименование организации, которое должно соответствовать учредительным документам/ фамилия, имя, отчество ИП;

Максимальный срок, за который может формироваться книга кассира, составляет один календарный год, вне зависимости от количества произведенных за этот период операций.

В случае когда одного журнала оказалось недостаточно, то заводится следующий и так далее. Записи делаются в хронологическом порядке и не прерываются.

Очередность кассовых книг определяется исходя из дат, указанных на титульном листе. Важный момент — в первый рабочий день года необходимо:

1. на последней странице сделать отметку о количестве листов журнала, заверить росписью руководителя и главного бухгалтера учреждения, поставить печать;
2. все страницы КО-4 пронумеровать и прошить;
3. заполнение книги кассира осуществляется ежедневно по мере проведения операций с наличностью. В дни, когда операций не было, ф. КО-4 заполнять не надо.

Бесплатная консультация юриста по телефону По Москве и области Санкт-Петербург и область Федеральный номер Существует определенный порядок оформления журнала кассира в рукописной форме.

Лист состоит из 2 идентичных частей с линией отреза:

1. 2 часть – отчет кассира, к которому подшиваются подтверждающие документы: приходные и расходные ордера, ведомости на заработную плату, доверенности и так далее.
2. 1 часть – непосредственно лист журнала кассы,

Заполнение двух частей осуществляется одновременно через копирку, после чего одна часть отрывается.

Основанием для осуществления записей в журнал являются ПКО и РКО. Поле «Номер документа» соответствует их номерам.

В конце дня подводится оборот по поступлению и выбытию денежной наличности, и выводится остаток на конец дня. Журнал кассира ведется в рублях и копейках. Графа «Остаток на начало дня» соответствует графе «Остаток на конец дня» предыдущего листа.

Когда это 1-ый лист календарного года – то показателю на конец предыдущего года. Каждую страницу журнала заверяет кассир и главный бухгалтер. Указывается количество ПКО и РКО цифрами и прописью.

Существуют некоторые особенности формирования журнала кассы с применением программных средств:

1. Журнал кассира формируется за конкретный период, который определяется учетной политикой организации: месяц, квартал, год. На последнем вкладыше надлежит указать общее количество страниц за период: «Пронумеровано и прошнуровано _______ листов». Требуется обратить внимание: сшитая книга с указанием количества страниц за период подтверждается росписью директора и главного бухгалтера учреждения.
2. К началу текущего дня требуется составить 2 идентичные печатные формы: «Вкладной лист» и «Отчет кассира». Формы должны отражать требуемые реквизиты и быть пронумерованы по порядку;
3. Формирование журнала в электронном виде допускается, когда организованы мероприятия по ограничению доступа к финансовым документам;

Сам принцип внесения записей в ф. КО-4 аналогичен порядку заполнения журнала рукописным способом.

Кассир обязан:

1. оформить отчет кассира с приложением всех подтверждающих документов и обеспечить передачу его в бухгалтерию учреждения;
2. в конце текущего дня проверить правильность заполнения журнала и заверить ее своей росписью;
3. обеспечить брошюровку и сохранность вкладных листов формы.

Пошаговый алгоритм формирования ф. КО-4:

1. Графа «От кого получено или кому выдано» содержит сведения о направлении расходования денежной наличности, а также об источниках ее поступления. Пример, возврат командировочных расходов от Петрова Е.К.; выдано на хозяйственные нужды Соколову Т.П.; выплата зарплаты;
2. В шапке требуется прописать число, месяц, год. Проверить наличие нумерации страницы журнала;
3. По строчке «Остаток на начало дня» проставить цифрами (в руб. и коп.) сумму наличных денег, которая числится в кассе на начало. Данный показатель должен соответствовать гр. «Остаток на конец дня» предшествующей страницы. Если это 1-ая страница нового календарного года — последней странице за прошедший год;
4. «Остаток на конец дня» рассчитывается по нижеприведенному алгоритму:Остаток на начало + гр. 4 «Приход» — гр. 5 «Расход». Отражается через запятую в руб. и коп. Самостоятельной строчкой выделяется объем наличности на осуществление выплат по зарплате, выплате социального характера;
5. На завершающем этапе необходимо указать ФИО кассира и бухгалтера, количество (прописью) ПКО и РКО.
6. Графа «Номер документа» содержит данные о порядковых номерах ПКО и РКО;
7. Строка «Перенос» отражает суммы по столбцам приход/расход соответственно;
8. 2-ая страница: по строчке «Итого за день» обобщается стоимость всех проведенных операций за день отдельно по приходу и расходу;
9. Необходимо помнить, что пустые строчки журнала перечеркиваются знаком «Z» так, чтобы не оставалось свободных полей;
10. Графа «Номер субсчета или корреспондирующего счета» — бухгалтерские проводки:по счету 50 — «Касса» в корреспонденции с другими счетами. Например: 51 «Расчетный счет», 62 «Покупатели и заказчики», 70 «Заработная плата», 71 «Подотчетные суммы» и т.д. ИП указанный столбец не заполняют;
11. Графы «Приход» и «Расход» отражают суммы средств, которые поступили или выбыли в течение операционного дня (в рублях и копейках через запятую. Пример: 523,64);

В соответствии с требованиями действующего законодательства, все организации обязаны хранить денежную наличность на банковском счете, а подавляющее большинство расчетов между юридическими лицами должно осуществляться исключительно в безналичном порядке.

Обратите внимание, когда наличные не используются для осуществления расчетов, оформление книги не требуется.

Таким образом, можно выделить 3 категории юридических лиц, которые обязаны вести КО-4:

1. предприятия, которые не используют свои доходы на банковских карточках, но пользуются ими.
2. предприятия, которые ведут расчеты безналичным способом, но в обращении имеют наличные средства,
3. предприятия, которые ведут свою деятельность, используя наличные средства, несмотря на наличие счета в банке,

С июня 2014 г. ИП освобождены от обязанности применения Порядка ведения кассовых операций, на основании Указаний ЦБ № 3210-У от 11.03.2014г.

Унифицированная ф. КО-4 заполняется:

1. кассиром либо иным сотрудником (бухгалтером, заместителем директора), который назначается гендиректором из штата предприятия;
2. непосредственно директором учреждения;
3. индивидуальным предпринимателем либо иным работником из штата фирмы.

Сотрудник, ответственный за осуществление денежных операций, назначается на основании приказа или распоряжения учреждения. С ним заключается Договор о полной материальной ответственности.

На крупных предприятиях контроль за правильностью ведения ф. КО-4, как правило, возлагается на главного бухгалтера. Когда в штате учреждения имеется несколько кассовых сотрудников, назначается старший кассир, ответственный за соблюдение финансовой дисциплины.

Все записи в финансовых документах производит кассир. Он выдает наличные денежные средства из кассы учреждения и подтверждает эти операции записью в форме. Именно кассир заверяет личной росписью каждую заполненную страницу журнала, подтверждая свою ответственность за совершенные операции.

Главный бухгалтер или старший кассир ежедневно в конце текущего дня проверяет правильность оформления ф. КО-4. Письмом № ЕД-4-2/13338 от 09.07.2014 налоговой службой даны рекомендации по применению требований Положения № 373-П. Надо обратить внимание на следующие моменты:

1. Обязаны заполнять форму и оформлять все необходимые первичные документы субъекты малого предпринимательства. Данное положение обязательно к применению!
2. ИП, которые ведут налоговый учет по спецрежимам налогообложения: ЕСХН, ЕНВД, упрощенной системе налогообложения и — имеют возможность не заполнять кассовые документы и унифицированную форму КО-4. Обратите внимание: это право, а не обязанность!

Если открытое акционерное общество имеет в своей структуре обособленные подразделения, где также осуществляются наличные денежные операции, необходимо оформлять КО-4 каждым таким подразделением.

С целью обобщения информации о финансовых операциях по всему предприятию, необходимо закрепить в учетной политике порядок составления и передачи данных о проведенных операциях в головную бухгалтерию ООО. На основании , осуществление передачи отчета кассира по истечении отчетного периода обособленными филиалами, может осуществляться двумя способами:

1. в электронном виде,
2. на бумажном носителе.

Существует 2 варианта формирования КО-4:

1. на бумажном носителе;
2. с использованием специальных программных средств.

Унифицированную форму установленного образца можно приобрести в магазине либо изготовить типографским способом.

Журнал, как правило, содержит 50 или 100 листов. При использовании ПО важно:

1. организовать защиту от стороннего проникновения к финансовой документации предприятия;
2. исключить потерю, внесение неверных данных, дублирование операций;
3. обеспечить архивацию программной базы и формирование резервных копий.

Для этого необходимо:

1. Пронумеровать все листы;
2. При помощи нитки с иголкой сшить книгу так, чтобы узелки на концах ниток находились сзади книги.

   На узелки ниток следует наклеить маленькие прямоугольники, вырезанные из чистой бумаги;

3. На книгу приклеивается бумага, в которой должны указываться цифрами и прописью, сколько пронумеровано и прошнуровано страниц, а также, сколько листов заверено печатью.

   На этой же бумаге расписывается директор и бухгалтер, ставится печать.

4. Определить период, за который сшивается книга, проверить наличие и правильность всех страниц;

Новым порядком 373-П разрешается вносить исправления в журнал кассы. При этом необходимо соблюсти следующие требования: надлежит указать дату внесения исправления, ФИО и подпись лица, ответственного за оформление документа.

Последовательность действий при выявлении ошибки:

1. Когда ошибка не искажает показатели остатков денежной наличности – аккуратно зачеркивается неверные данные, вносится верная информация. Внесенные исправления заверяются 2-мя подписями – кассира и главбуха. Важно: в случае внесения нескольких исправлений – заверяется каждое;
2. Составить служебную записку на имя главного бухгалтера о выявленной ошибке;
3. В том случае, когда ошибка влечет за собой исправления в остатках на начало или конец дня и не представляется возможным корректировка зачеркиванием, то перечеркивается вся страница и делается пометка «аннулировано». Далее оформляется новый лист с верными данными. Помните: страницы вырывать нельзя.
4. Распоряжением директора назначается комиссия, в полномочия которой входит осуществление контроля за внесением исправлений;

Важно!

Вносить исправления запрещается:

1. в приходные и расходные ордера.
2. в унифицированную форму КО-4, оформленную в электронной форме;

При осуществлении надзорных мероприятий, налоговые инспектора особое внимание уделяют следующим вопросам:

1. выявлению фактов превышения утвержденного лимита кассы.
2. наличию КО-4, правильности и полноты отражения в ней всех операций;

Обратите внимание: ИП и СМП могут не устанавливать лимит кассы. Денежную наличность, превышающую утвержденный остаток, надо своевременно зачислять на банковский счет.

Допускается превышение лимита кассы только в период выплаты зарплаты и в выходные дни, в случае осуществления финансовой деятельности.

При установлении нарушений, в отношении предприятия возбуждается административное делопроизводство. Привлечь учреждение к ответственности и наложить штраф возможно только в течение 2-х месяцев со дня совершения правонарушения.

Размеры штрафов составляют до 50 тыс. рублей на учреждение и от 4 тыс.

до 5 тыс. рублей на директора.