Можно ли регистрировать счета фактуры в журнале регистрации входящей корреспонденции

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

– Минуточку, Иван Сергеевич! – Что такое? – Пока не произведем опись всех документов, о душе и речи быть не может. – Ну и бюрократ же ты, Вертер!

[.] – Но если мы допустим беспорядок в документации, потомки нам этого не простят. […] Вот, недавно, Иванов А.В. привез гадину из мезозойской эры.

И мы записали, что это – птеродактиль.

А вышло, что это был птерозавр! Пришлось переписывать целую страницу! – Это ужасно, Вертер. Ужасно… К/ф « Гостья из будущего» Наверное, все помнят педантичного робота Вертера, смотрителя Института Времени из любимого многими фильма «Гостья из будущего».

И наверняка многие улыбались, когда этот обаятельный киногерой регистрировал принесенные артефакты и вел с прибывающими учеными забавный диалог про «гадину из мезозойской эры»!

А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации.

Думаю, всем секретарям и делопроизводителям, начинающим работу с нуля, знакомо это чувство смятения и растерянности.

Идет непрерывный поток разнообразных документов: что из этого потока регистрировать? что не регистрировать? если регистрировать, то как? какие документы и каким образом хранить?

кому рассылать? И тому подобные «страшные ужасы»! На первых порах новичка может охватить настоящая паника, особенно если нет ни инструкции по делопроизводству, ни сколько-нибудь налаженной схемы документооборота. «Спокойствие, только спокойствие!» – как сказал бы Карлсон, мужчина «в самом расцвете сил».

Мы поможем вам разобраться с регистрацией: какие журналы заводить, что в них писать, кому что выдавать и т.д.

Я постараюсь дать универсальные рекомендации, следуя которым вы сможете не только самостоятельно выстроить основу документооборота организации, не наплодив сколь-нибудь страшных ошибок, но и развить его, модифицировать и усовершенствовать, приспособив под нужды и особенности конкретной организации.

Рекомендации, которые я дам в этой статье, основаны на личном опыте и обкатаны в течение нескольких лет работы в канцелярии. Итак, нам потребуется:

• сканер;
• корпоративная электронная почта (если ее нет, то бумага А4 в несколько повышенном количестве для ксерокопий);
• компьютер, оснащенный пакетом программ MS Office (в частности, MS Excel);
• принтер;
• штамп «Вход. №_______, «____» ___________20___г.». Он может быть куплен как готовым, так и самонаборным. Если нет штампа – не беда! Напишете необходимые отметки от руки.

Наверное, я огорчу некоторых из вас, сказав, что для правильно организованного документооборота нужно регистрировать практически все документы, проходящие через секретаря (канцелярию), потому что в большинстве организаций принято, чтобы всякое движение документов осуществлялось именно через секретаря или канцелярию. Далее разобьем весь поток документов на несколько больших групп:

• входящие документы, поступающие извне: по почте, по факсу, по электронной почте, с курьером, привозимые работниками из командировок и т.д.;
• договоры и связанные с ними документы (приложения, спецификации, дополнительные соглашения, протоколы разногласий и согласования разногласий, соглашения о расторжении и др.);
• документы, отправляемые из вашей организации.
• внутренние документы, создаваемые и перемещающиеся только внутри вашей организации (служебные и докладные записки, протоколы и т.д.);
• исходящие официальные письма;

Остановимся подробнее на каждой из групп документов.

Их нужно обязательно регистрировать и систематизировать. Обычно требуется четыре реестра регистрации:

1. Реестр приказов

1. Реестр распоряжений

Помните, что распоряжения может издавать не только директор, но в пределах своей компетенции и иные руководители отделов и служб, директоры по направлениям и прочие ответственные лица, за кем данная функция закреплена распорядительными документами (приказом) или учредительными документами (уставом организации). Для распоряжений каждая из служб или отделов должна вести отдельный реестр (в Примере 2 они выполнены в виде отдельных вложенных листов; их можно увидеть, посмотрев в нижний левый край документа) и использовать буквенную индексацию (например, распоряжения по отделу логистики могут иметь буквенный индекс ОЛ (Пример 3), распоряжения по бухгалтерии – буквенный индекс ГБ (Пример 4)).

Распоряжения по всей компании в целом могут регистрироваться без буквенного индекса.

1. Реестр служебных, пояснительных и докладных записок. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 5.

Пояснения по столбцам: «П/н» – порядковый номер. «Дата» – дата документа. «№ записки» – номер документа. «Кому адресована/отослана» – перечень должностей и Ф.И.О.

лиц, которым адресован и отослан данный документ. «Содержание» – краткое содержание документа.

«ГИД» – должность и Ф.И.О. главного исполнителя документа.

Порядок регистрации, рассылки и хранения документов, относящихся к данной группе, можно представить в виде схемы:

1. Реестр протоколов совещаний. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 7. Регистрация и рассылка протоколов исполнителям осуществляется по вышеприведенной схеме.

Если в вашей организации есть другие виды документов, требующих регистрации, то создать реестр по вышеприведенным образцам вам не составит труда.

Если можно какие-то виды документов объединить и регистрировать в общем для них реестре – делайте один общий журнал подобно реестру служебных, пояснительных и докладных записок, в который заносятся незначительно отличающиеся друг от друга виды внутренних документов.

Общий вид и варианты заполнения представлены в Примерах 8–10. Останавливаться на нем не будем, т.к.

в мартовском номере я подробно описывала, как создать и вести этот реестр. Оптимальнее всего будет регистрировать их в едином реестре входящей корреспонденции.

Конечно, никто не запрещает вам создать отдельные реестры для документов, поступающих по факсу, по электронной почте и т.д., но этим вы создадите себе лишние хлопоты, а возможно, и неприятности: например, на запрос руководителя

«подобрать все полученные документы от ООО „Эдельвейс“»

вы забудете просмотреть пару регистрационных журналов или, открывая большое количество разнообразных реестров и соединяя полученные путем наложения фильтров данные в единый документ, сильно затянете сроки выполнения данного вам поручения.

Итак, реестр регистрации входящей корреспонденции в наиболее общем виде должен выглядеть так, как представлено в Примере 11.

Пояснения по столбцам: «№ п/п» – номер по порядку (не путать с регистрационным номером!). «Дата регистрации» – официальная дата регистрации.

Здесь нужно дать некоторые пояснения. Внимание! Я буду «учить вас плохому»: вы, вероятно, уже читали в книгах по делопроизводству, что поступившая корреспонденция должна регистрироваться в день ее получения.

На самом деле «день получения» – это понятие несколько размытое. Так, у простых почтовых писем, получаемых через «Почту России», фактическую дату получения отследить практически невозможно: на конверте присутствует только оттиск почтового календарного штемпеля с датой поступления письма в ваше отделение связи. За получение простого письма на почте расписываться не нужно.

Отсюда следует, что зарегистрировать такое письмо можно и «завтра», а в зависимости от его содержания – и вовсе «потерять». Сложнее обстоит дело с письмами, за получение которых вы где-либо расписываетесь.

В этом случае дата, проставленная в соответствующей графе с подписью, должна соответствовать той дате, которую вы ставите на извещении о получении заказного или ценного письма, дате, которую вы поставили на уведомлении о вручении, если таковое было, дате, которую вы проставили рядом со своей росписью в доставочном листе, спешно привезенном курьером, и т.д. «Регистрационный номер» – номер, присваиваемый данному пакету документов и проставляемый с помощью штампа «Вх.

№» или от руки в правом нижнем углу каждого одностраничного документа и на первой странице многостраничного, если иное не предусмотрено инструкцией по делопроизводству организации.

Номер может быть как числовым, так и буквенно-числовым (это предпочтительнее, т.к.

я рекомендую разбить входящие на следующие подгруппы и ввести для каждой буквенный индекс: Ф – факс, ЭП – электронная почта). Без индекса следует регистрировать бумажные документы, полученные иными путями (например, доставленные работником организации и сданные на регистрацию по возвращении его из командировки; доставленные гостями, посетившими вашу организацию с деловым визитом и т.д.). Буквенный индекс может быть абсолютно любым, в зависимости от ваших насущных потребностей, например, ЗП – заказное письмо, ЦП – ценное письмо и т.д.

Но не очень увлекайтесь, а то сами запутаетесь.

Обратите внимание! Все поступившие к вам документы должны иметь регистрационные номера, а вот проставлять их с помощью штампа или от руки нужно не везде. Обычно перечень таких документов уточняется в беседе с руководителем компании или/и с руководителями соответствующих служб и подразделений.

Например, штамп «Вх. №» можно не проставлять на следующих документах:

1. международные товарные накладные CMR.
2. документы, полученные из различных судебных инстанций (в этом случае, как вариант, надпись «Вх. №» может проставляться карандашом или на обороте документа);
3. первичные бухгалтерские документы (товарные накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ и т.д.);

Не вся поступающая корреспонденция подлежит обязательной регистрации. Как правило, не вносятся в реестр регистрации входящих документов поступающие рекламные и поздравительные материалы (открытки, проспекты, брошюры, буклеты), а также документы, поступающие по электронной почте, но не имеющие признаков оригинала (таких как исходящий номер, дата, должность и Ф.И.О. ответственного лица, подпись, печать) и выполненные не на бланке организации.

На первых порах рекомендую заносить в реестр все поступающие документы, даже если они носят рекламно-информационный характер и не имеют признаков, присущих деловой бумаге, т.к. практика показывает, что неопытный работник, ведущий регистрацию, по первости не всегда может верно оценить характер и важность полученных документов (см.

эпиграф к статье). Наш совет.

Не выбрасывайте вскрытые конверты. Причем даже если вы не проставили на документах номер (из вышеприведенных мною или других подобных соображений), то на конверте его нужно проставить обязательно.

После чего конверт прикрепляют (степлером или скрепкой) к документам, которые в нем пришли.

Входящий регистрационный номер нужно обязательно проставлять на вашем экземпляре накладной экспресс-оператора. Если в момент доставки вы видите, что экземпляр накладной один и курьер явно намерен его забрать себе, то не поленитесь и сделайте ксерокопию.

Советуем сохранять эти накладные в отдельной папке. Рано или поздно эта папка вам может очень пригодиться.

«Организация-отправитель» – наименование организации или физического лица контрагента, указанное на почтовом конверте. Это очень важное уточнение, особенно если вы работаете с контрагентами, имеющими многочисленные филиалы в разных городах, т.к.

иногда очень важно знать, от кого фактически поступил пакет.

Если присланы копии каких-либо документов, то в скобках указываем «копия»; если эти документы являются заверенными копиями, то пишем «заверенная копия».

Если документ поступил в нескольких экземплярах, в скобках укажите их количество. Не пренебрегайте подробностями, они очень важны! Часто документы, присланные из-за рубежа, не имеют привычных нам реквизитов.

В этом случае найдите на документе какую-либо идентификационную информацию и запишите ее, например,

«CMR от 13.04.2015 к invoice № 1235478 от 13.04.2015 (4 экз.)»

. Главное, чтобы впоследствии, при возникновении любого вопроса о поступлении тех или иных документов вы могли четко дать ответ, какие именно документы приходили и когда.

«Вид корреспонденции» – каким из многочисленных возможных видов поступила документация, например: факс, электронная почта, заказное письмо, заказное письмо с уведомлением, письмо с объявленной ценностью, письмо с объявленной ценностью и уведомлением, отправление 1 класса, экспресс-доставка DHL, Pony Express, EMS, телеграмма, «Иванов П.П. привез из командировки», фельдъегерская служба и т.д. «Номер идентификатора» – номер почтового идентификатора (есть у заказных и ценных писем всех видов, присутствует на конверте и почтовом извещении) или номер накладной экспресс-оператора (присутствует на вашем экземпляре накладной).

«Кому передано» – должности и фамилии ответственных лиц, кому были переданы ксерокопии или перенаправлены скан-копии полученных документов для дальнейшей работы с ними. «Роспись в получении» – в этой графе вы будете собирать подписи за переданные документы.

«Регистрацию произвел» – должность и Ф.И.О.

лица, который произвел регистрацию входящего письма. «Примечание» – графа для служебных отметок. Наш совет. Как известно, во всех пособиях и учебниках по делопроизводству декларируется принцип однократной регистрации входящих документов.

На практике я убедилась, что это не всегда полезно, удобно и оправданно. Поэтому советую вам не гнаться за «однократностью». Если сначала вы получили какой-то документ по факсу и зарегистрировали его, а потом получили его через курьерскую службу экспресс-доставки, то регистрируйте его повторно, соблюдая все правила регистрации и заполняя все поля реестра.

Впоследствии вы сможете предоставить историю получения данного документа, применив фильтр к столбцу «Организация-отправитель» или «Содержание», – сколько раз, какими видами отправлений были получены документы, кому в каждом конкретном случае направлялись и т.д. После регистрации и проставления визы (резолюции) руководителем на входящем документе делается его ксерокопия (или скан-копия) в количестве, соответствующем количеству ответственных лиц.

Секретарь отсылает скан-копии по корпоративной электронной почте, желательно с уведомлением о прочтении и доставке. В этом случае росписи о получении копии документа с ответственных лиц брать не надо, поэтому такой способ является более предпочтительным. Если же секретарь выдает бумажные ксерокопии, то необходимо делать это строго под роспись.

Отметки о получении документов нужно собирать в реестре, предварительно распечатав нужный его лист. Оригиналы документов (за исключением исполнительных листов, бухгалтерских, таможенных и еще некоторых видов документов) должны храниться у секретаря (в канцелярии).

Исполнители работают с копиями, которые секретарь рассылает им по электронной почте или передает под роспись в виде ксерокопий. Если какому-либо работнику нужен оригинал того или иного документа, то в дело подшивается его копия, снятая с документа, содержащего визу руководителя и регистрационный номер. Кроме того, на этой копии секретарь должен сделать отметку о том, кому и когда отдан оригинал, например:

«Оригинал передан главному бухгалтеру (Ф.И.О.) (дата)»

.

Так, например, если вы получили заказным письмом оригинал договора на семи листах, с тремя приложениями, сопроводительным письмом, письмом-рекламацией и фотографиями (скажем, неисправного агрегата), в реестре регистрация данного письма будет выглядеть, как в Примере 12.

На документах в правом нижнем углу нужно сделать запись следующего содержания: «Вх. № 1 от 15.05.2015, секретарь Ф.И.О.

(роспись)» (Пример 13). Для регистрации таких писем достаточно создать таблицу (Пример 14).

Пояснения по столбцам: «П/н» – порядковый номер.

«Дата» – дата письма (обратите внимание: это не дата регистрации, а дата, которая будет стоять на самом письме). «№ исх. письма» – исходящий номер, который будет стоять на письме. «Организация-адресат» – наименование организации или Ф.И.О.

физического лица, которому будет адресовано данное письмо.

Как правило, пишется исполнителем на самом письме. «Населенный пункт» – населенный пункт, где находится адресат.

«ГИД» – главный исполнитель документа (автор). «Содержание» – краткое описание, о чем данное письмо. «Примечание» – графа для различных вспомогательных отметок.

Данный реестр предназначен для регистрации официальных исходящих писем, т.е. созданных на бланке предприятия со всеми реквизитами в соответствии с правилами оформления, принятыми в данной организации, и содержащих подпись руководителя организации или иного руководителя, имеющего право подписи таких писем; иногда могут нести на себе печать предприятия), создаваемых работниками организации и отправляемых впоследствии адресатам различными способами.

Важно! Регистрационный номер, записанный в этом реестре, является исходящим номером письма. Номер исходящего письма может быть как простым, состоящим только из цифр, являющихся порядковым номером в реестре, так и сложным, состоящим из нескольких цифр, разделенных косой чертой или дефисом (через дробь можно указывать порядковый номер месяца или года создания письма и т.д.) и содержащим буквы (например, инициалы руководящего лица, подписавшего данный документ) и т.д.

Наш совет. Какой бы способ нумерации исходящих писем вы ни выбрали, его нужно закрепить в инструкции по делопроизводству организации (если ее пока еще у вас нет). Если инструкция имеется, номера письмам следует присваивать в строгом соответствии с утвержденным алгоритмом.

Образцы регистрации писем с простой и сложной нумерацией приведены в Примерах 15, 16. К таким документам можно отнести исходящую корреспонденцию (не путать с исходящими официальными письмами, регистрацию которых мы рассмотрели выше). Это огромный и очень важный массив документов.

Регистрировать их нужно обязательно и довольно подробно. Общий вид и вариант заполнения реестра регистрации исходящей корреспонденции приведены в Примере 17. Пояснения по столбцам: «№ п/п (номер пакета)» – порядковый номер регистрационной записи, номер пакета, который я рекомендую писать на конверте в единожды установленном вами месте (например, рядом с индексом места назначения).

Не забывайте, что под индексом не должно быть никаких посторонних записей, иначе письмо может не дойти до адресата. Если отправление с уведомлением о вручении и/или с описью вложений, то данный номер нужно проставить: а) на конверте; б) на уведомлении в поле «Для дополнительных отметок отправителя»; в) на обоих экземплярах описи вложений внизу на свободном поле.

«Дата регистрации» – фактическая дата отправки, т.е. если вы вносите отправление в реестр сегодня, а идете отправлять на почту только завтра, то писать надо завтрашнюю дату.

Не старайтесь соблюсти соответствие номеров пакетов и календарной даты: ничего страшного не произойдет, если пакет № 100 будет иметь дату отправки 01.02.2015, а № 90 – дату 20.02.2015. В любой момент, если нужно, вы можете активировать фильтр MS Excel по требуемой календарной дате и увидеть все отправления.Если этот момент имеет для вашей организации принципиальное значение, тогда нужно добавить в таблицу отдельный столбец «Номер пакета».

Если этот момент имеет для вашей организации принципиальное значение, тогда нужно добавить в таблицу отдельный столбец «Номер пакета».

«Куда: организация; адрес; контактное лицо, телефон»

– реквизиты адресата. Контактное лицо и телефон нужны для экспресс-отправлений, остальные виды почтовых пересылок в таких подробностях не нуждаются.

«Содержание» – описание вложенных документов.

«Отправитель» – Ф.И.О. и должность работника, передавшего вам письмо на отправку.

«Тип отправления» – указываем вид отправления письма: простое, заказное, с уведомлением, с объявленной ценностью, DHL, EMS и т.д. «Номер идентификатора/накладной» – номер почтового идентификатора (будет проставлен на кассовом чеке с почты) или номер накладной экспресс-оператора.

«Возврат уведомления о вручении (дата и Ф.И.О.

получившего лица)» – актуально для пакетов, отправляемых с уведомлением.

В эту графу переписываете с вернувшегося уведомления о вручении дату получения и фамилию принявшего лица. «Стоимость (с НДС), руб.» – стоимость отправления. «Примечание» – графа для различных служебных и вспомогательных отметок.

• Вышеперечисленные реестры являются основными и должны присутствовать в любой организации, стремящейся к порядку в делопроизводстве.
• В зависимости от особенностей документооборота в вашей организации, возможно, перечень реестров не окажется исчерпывающим. В этом случае вы сможете создать нужные вам виды журналов регистрации по аналогии с приведенными в этой статье, например: реестр учета железнодорожных и авиабилетов, реестр регистрации командировок работников сторонних организаций, реестр учета выдачи работникам в пользование оргтехники и т.д.

Теперь-то вы не испугаетесь, если потребуется создать «реестр-регистрации-чего-нибудь-такого-чего-еще-никто-никогда-не-регистрировал»?

Уверена, что нет! Более того, проявите смекалку, остроумие и творческий подход к данной, казалось бы, весьма рутинной области деятельности секретаря. Для упрощения терминологии договоримся под регистрацией документа понимать внесение записи о документе в соответствующий журнал (реестр) с нанесением (или без нанесения) на сам документ отметки, содержащей входящий номер, дату регистрации, фамилию и должность сотрудника, произведшего регистрацию.

Также для упрощения в дальнейшем будем именовать сотрудника, занимающегося регистрацией и рассылкой документов, секретарем.

Подробнее о составлении и ведении реестра см.: Назарова Л.А.

Создаем реестр приказов по основной деятельности: 5 простых шагов // Секретарь-референт. 2015. № 6. С. 20–25. См.: Назарова Л.А.

Создаем электронный реестр договоров в MS Excel // Секретарь-референт.

2015. № 3. С. 34–37.

Регистрация документов в вопросах и ответах

Регистрационный номер документа – реквизит многофункциональный.

Помимо своего основного предназначения – порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи.

По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» допускает на усмотрение организации дополнять порядковые регистрационные номера идентификационными индексами (п. 3.12), что способствует решению задач по оперативному поиску того или иного документа.

Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу), номер распоряжения принято дополнять литерой Р. При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее – по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле (папке) его искать, например: № 26-р – в распоряжениях; № 26-лс – в приказах по личному составу; № 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний.

Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф (факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм (журналов).

Регистрация документов строится на следующих основных правилах.

1. Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е. внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.

1. Своевременность регистрации. Согласно п. 16 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред.

   от 07.09.2011), регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

   Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку. Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями. Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании.

1. протоколы совета директоров;
2. поступающую корреспонденцию (входящие документы);
3. исходящие документы;
4. внутренние служебные записки;
5. кадровые приказы;
6. приказы по основной деятельности;
7. распоряжения;
8. протоколы планерок (оперативок) и т.п.
9. Разделение регистрационных учетов.

   Для каждого вида документов ведется своя отдельная регистрация. Так, в отдельных регистрационных формах учитывают:

1. Регистрация ведется в пределах календарного года.

   Ежегодно 1 января нумерация практически всех видов документов (приказов, входящих и исходящих писем, протоколов и т.п.) обнуляется.

   Исключение составляют описи дел постоянного хранения.

   Данные описи имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов в течение всего срока существования организации.

1. Полнота отражения информации о документе при регистрации. При внесении регистрационных данных в журнал (базу) данных указывается вся информация, имеющаяся на документе: индекс, дата, ссылка на номер и дату запроса, наименование адресата/корреспондента, а также максимально подробно излагается его содержание.

   Помимо традиционно учитываемых сведений, учетные формы следует дополнить графами, в которых бы отражалась дополнительная информация, наиболее часто запрашиваемая сотрудниками или клиентами (например, способ отправки). Перечень учитываемых признаков следует прописать в инструкции по делопроизводству.

1. Единообразие регистрационного учета вне зависимости от его формы или формы поступления (создания) документа. Учет документов в организации строится по одним и тем же правилам, вне зависимости от принятой формы регистрации: от руки в журнале, в Excel или при помощи специализированной программы электронного документооборота.

Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов.

Прошивка документов – один из атрибутов оформления документов строгой отчетности и/или документов постоянного срока хранения. Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не относятся к категории строгой отчетности, а срок их хранения составляет 5 лет.

Более того, журнал регистрации допускается вести в электронном виде. Таким образом, прошивать данный вид журналов не требуется.

Следует отличать виды документов от способов их передачи: правила регистрации одинаково распространяются на письма, полученные по факсу, электронной почте, доставленные курьером или поступившие по «обратной связи» с официального сайта организации.

Заводить отдельные регистрационные формы для учета документов, поступивших в офис нестандартным способом, не всегда целесообразно.

Если есть необходимость фиксировать способ поступления документа в офис, удобнее либо вводить в регистрационный «входящий» номер опознавательный код (Ф – факс, ЭП – электронная почта), либо дополнить регистрационный журнал (базу) соответствующей графой, где указывать способ доставки.

Другой вопрос – обязана ли организация отвечать на факсимильный или электронный документ, учитывая, что в нашей стране традиционно значимость документу придает «живая» подпись автора, а ряд запросов (о персональных данных, о движении средств на счете налогоплательщика) и вовсе недействительны без «живой» печати. Но данный вопрос лежит за рамками полномочий секретаря. В ст. 4 Гражданского кодекса Российской Федерации четко прописано, что акты гражданского законодательства не имеют обратной силы, любые распорядительные акты применяются к отношениям, возникшим после введения их в действие.

Согласно п. 3.11 Р ГОСТ 6.30-2003, датой документа является дата его подписания. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может.

Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия (наказание) для того лица, кто был назначен ответственным.

Каким образом сотрудник сможет доказать свою невиновность? Более того, как он мог предотвратить наступление данного факта или вовремя исполнить поручение, которого на тот момент ему никто не давал? Возлагать на сотрудника какую-либо ответственность или поручать исполнение задания задним числом ни в коем случае нельзя.

Сегодня строгих правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам законодателем не установлено. Каждая компания вправе принимать любые формы регистрации, закрепив их в собственной инструкции по делопроизводству. Наряду с этим, ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует для регистрации документов использовать порядковые номера, которые можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Традиционно приказы организации делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу.

Регистрация приказов ведется отдельно по каждой группе валовой нумерацией в пределах календарного года.

Во избежание путаницы и задвоенности номера кадровых приказов принято дополнять литерой К (кадровый) или ЛС (по личному составу). Следует отметить, что правила в области делопроизводства возникли не вдруг: каждое из них оттачивалось годами методом проб и ошибок. Сегодня соблюдение простых правил, одинаково подходящих и для маленьких компаний, и для больших холдингов, позволяет секретарю переходить из организации в организацию без потери профессионализма, а также самому предприятию развиваться без дополнительных затрат на кардинальное форматирование стандартных документационных процессов.

У предложенного варианта нумерации приказов (по дате) есть существенный недостаток – он не подходит для компании, где в день может издаваться более одного приказа.

Где гарантия, что небольшое опытное предприятие завтра не вырастет в крупный производственный холдинг? Форму регистрационного учета (в тетради, Excel или СЭД) и порядок внесения записей организация определяет самостоятельно. При этом отсутствие на рабочем месте секретаря не должно останавливать или тормозить бизнес-процессы.

Сегодня все большую популярность приобретает децентрализованное ведение единой учетной базы в электронном виде. Для этого используют общую компьютерную сеть, выкладывая в общий доступ журнал учета. Во избежание преднамеренного или случайного искажения уже внесенной информации следует предусмотреть защиту данных, а также дифференцированно подойти к предоставлению прав доступа к базе персоналу: работникам, ответственным за делопроизводство структурного подразделения предоставляется право вносить новые записи, в то время как остальной персонал может использовать информацию только для просмотра (поиска).

Переход к электронным формам учета документов раскрывает новые возможности в области делопроизводства, облегчая процесс регистрации, а также значительно снижая временные затраты секретаря на поиск информации о поступившем (отправленном) документе по запросу коллег и клиентов. В целях обеспечения эффективной поисковой системы организации целесообразно иметь единые журналы учета для поступающей извне корреспонденции, для отправляемых документов, а также для внутренних распорядительных документов. В этих журналах фиксируется факт получения, отправки, издания организацией документов.

А вот организовать регистрацию служебных и докладных записок следует, учитывая структуру компании: в крупных организациях структурные подразделения могут самостоятельно вести журнал этих документов, в небольших фирмах данную обязанность можно возложить на секретаря. Но наряду с регистрацией организация должна наладить учет прохождения всех этих документов между внутренними структурными подразделениями.

Данный учет достигается разными способами:

1. структурные подразделения могут самостоятельно вести учет проходящих через них документов;
2. передача документов из подразделения в подразделение может осуществляться через службу документационного обеспечения, которая фиксирует следующий этап жизни документа;
3. учет перемещения документа внутри компании фиксирует система электронного документооборота.

Следует отличать учет документа от его регистрации.

Так, поступивший от сторонней организации документ регистрируется с присвоением входящего номера секретарем (уполномоченным сотрудником).

Получив такой документ, сотрудник, ответственный за делопроизводство структурного подразделения организации, вносит сведения о нем в свой журнал учета под тем номером, под которым документ вошел в организацию. Объем документооборота – это количество документов, проходящих через организацию или ее подразделение. При этом различают три основных потока:

1. исходящий – документы, созданные для отправки за пределы организации;
2. входящий – документы, поступившие от сторонних организаций;
3. внутренний – те самые служебные и докладные записки, заявления работников, а также приказы, протоколы, акты и т.п.

Регистрация документов учитывает эти документы, но никак не влияет на их количество.

Вне зависимости, будет служебная записка зарегистрирована или нет, она увеличивает на 1 количество созданных (поступивших на исполнение) внутренних документов. Пункт 3.4.9 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, предусматривает закрепление в инструкции по делопроизводству места и способа регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.), порядка передачи документов между структурными подразделениями. Служебные записки и докладные можно регистрировать по месту издания (в структурном подразделении) или централизованно у секретаря.

Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству. Другой вопрос, что регистрация внутренних документов может тормозить обмен документами между отделами, ложится дополнительным бременем на сотрудников отдела, но это лучше, чем требование начальника отдела кадров «держать в голове» информацию обо всех служебных записках и их дальнейшей судьбе.

В делопроизводстве различают три автономных документопотока: общие документы, кадровые и бухгалтерские.

В зону ответственности секретаря входят общие документы, порядок работы с которыми определяет инструкция по делопроизводству. Извлечение из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) 3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов […] <*> К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма, рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.

[…] Прохождение (в т.ч. и учет) бухгалтерских документов (счетов, актов, платежных поручений и т.п.) регламентируется Учетной политикой организации, разрабатываемой главным бухгалтером, и входит в компетенцию работников бухгалтерии.

Однако на практике нередки случаи, когда секретарю вменяется в вину утрата бухгалтерских счетов, актов и пр.

Во избежание конфликтов секретари вынуждены вести учет поступающих по почте первичных бухгалтерских документов. При этом учитывать отдельно каждый счет и акт, поступившие от одной организации в одном конверте, излишне – достаточно просто указать наименование этой организации и общую информацию о содержимом конверта (см.

Пример). ПРИМЕР Фрагмент журнала регистрации входящих документов № п/п Дата поступления Наименование корреспондента Индекс и дата документа Краткое содержание Резолюция Прим.

… … … … … … … 12 01.10.2012 ОАО «Водоканал» 54 от 30.09.2012 Счет и акты за сентябрь 01.10.2012 передано бухгалтеру Петровой 13 01.10.2012 ОАО «Энергосбыт» 1236 от 30.09.2012 Счет, акты выполненных работ за сентябрь и акт сверки взаиморасчетов 01.10.2012 передано бухгалтеру Петровой Ставить отметку (штамп) о поступлении на самом бухгалтерском документе не требуется. Выделено автором.

О том, какие документы нужно регистрировать, а какие нет — шпаргалка делопроизводителя

Дата публикации: 16.02.2018 Регистрация документов – одна из базовых процедур в делопроизводстве.

Однако не все документы подлежат обязательной регистрации. Разбираемся, какие документы регистрировать и в какой форме, а также составляем список документов, которые в регистрации не нуждаются.

Регистрация необходима на этапе создания документа и в процессе его перемещения из одной организации в другую (или органы власти). Без регистрации многие документы не имели бы юридической силы и не смогли бы попасть к конечному адресату. Приказ вступает в силу только после того, как он был подписан и зарегистрирован.

Исходящая корреспонденция имеет официальный статус при наличии регистрационного номера. Аналогичным образом входящему документу присваивается регистрационный индекс – и с этого момента организация берет ответственность за его исполнение или использование. Суть регистрации проста: документ должен быть идентифицирован, то есть получить регистрационный номер.

При этом в учетные документы (журналы, карточки) необходимо внести запись о регистрации.

Эта процедура важна не только для учета документов и контроля за их исполнением.

Документ с уникальным номером гораздо легче найти в электронной системе, файле или в бумажном архиве.

Нормативными актами в сфере делопроизводства закреплены общие правила регистрации документов. Главное «пособие» делопроизводителей – Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 2016 года, которыми в том числе установлены основные принципы регистрации документов. Зарегистрировать документ можно только один раз Принцип однократности означает, что в пределах одной организации документ может быть зарегистрирован единожды.

Об этом принципе особо следует помнить при смешанной форме делопроизводства, когда наряду с регистрацией бумажных документов в организации ведется электронный документооборот. Дублей быть не должно и в том случае, если документ, зарегистрированный в службе делопроизводства, направлен на исполнение в структурное подразделение, где обновить сведения о документе могут, используя уже созданный регистрационный номер. Регистрация осуществляется в пределах отдельных групп Принадлежность к группе определяется в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания.

Например, распорядительные документы, договоры, служебные документы, исходящая корреспонденция Соблюдать сроки Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания.

Телеграммы и факсы должны быть зарегистрированы в момент получения, после чего их незамедлительно передают адресату.

Правило календарного года Документы регистрируют в пределах календарного года.

За это время ни один номер не может повториться.

С наступлением нового года «счетчик» обнуляется, и документы начинают регистрировать с первого номера, но с учетом изменившейся даты календарного года. Исключение – описи дел постоянного хранения, которые имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов.

Служба делопроизводства должна регистрировать все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа создания и получения документа. В самом общем виде это документы, которые:

1. требующие ответа;
2. из органов власти, вышестоящих организаций и т.п.
3. внутренние и отправляемые документы;
4. поступили из других организаций и от физических лиц;

В кадровом делопроизводстве регистрации подлежат:

1. ;
2. личные дела работников;
3. справки, выдаваемые кадровой службой (о стаже работы, о занимаемых должностях и др.);
4. уведомления работников;
5. командировочные удостоверения;
6. приказы по личному составу;
7. протоколы заседаний конкурсных комиссий, по замещению вакантных должностей, избранию на должность.

Также рекомендуется вести , представляющим интересы организации.

Это позволит проконтролировать срок действия доверенностей, а в случае увольнения работника поможет выяснить, есть ли у него на руках действующий документ.

По общему правилу не регистрируются документы, полученные для сведения и не требующие исполнения или ответа. Обычно перечень таких документов содержится в приложении к инструкции по делопроизводству.

Если инструкции по делопроизводству в организации нет, список нерегистрируемых документов может быть утвержден приказом руководителя организации. Как правило, к нерегистрируемым относятся:

1. формы статистической отчетности;
2. сводки и информация, присланные для сведения;
3. технические условия;
4. графики, наряды, заявки;
5. копии приказов руководителя по основной деятельности;
6. корреспонденция работников с пометкой «лично» и многие др.
7. поздравительные письма и телеграммы;
8. учебные планы, программы;
9. прейскуранты, прайс-листы,
10. пригласительные билеты;
11. копии распорядительных документов вышестоящей организации;
12. рекламные извещения, плакаты, программы мероприятий;
13. печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги);

В случае если нарушены правила оформления документов, служба делопроизводства вправе их не регистрировать.

Для регистрации документов используются журналы (книги) и карточки.

Это две исторически сложившиеся формы фиксации регистрационных данных.

С появлением компьютеров из бумажных они постепенно трансформировались в электронные журналы, базы данных и, наряду с другими делопроизводственными процедурами, перекочевали в системы электронного документооборота. Если в организации не внедрена система электронного документооборота, функцию регистрации на себя могут взять электронные журналы, которые удобно составлять и вести в виде таблицы Excel.

Первая строка такого журнала содержит заголовок информационного поля, каждая последующая – учетную запись. В большинстве случаев формы регистрационных журналов четко не регламентированы.

При необходимости содержание строк и столбцов можно менять, придерживаясь принципа полноты отображения информации о регистрируемом документе.

В произвольной форме ведутся:

1. Журнал регистрации должностных инструкций;
2. Журнал учета справок и копий документов, выданных работникам;
3. Журнал регистрации приказов по основной деятельности;
4. Журнал регистрации приказов на отпуск;
5. Журнал учета личных дел;
6. Журнал учета передачи персональных данных работников внутри организации и многие др.

Формы журналов и книг, ведение которых обязательно, нормативно определены.

1. Журнал учета инструктажей по пожарной безопасности;
2. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
3. Журнал регистрации несчастных случаев на производстве;
4. Журнал учета предрейсовых медицинских осмотров водителей.
5. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

Формы журналов, рекомендованные ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт.

Система стандартов безопасности труда.

Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 года № 2797»:

1. Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте.
2. Журнал регистрации вводного инструктажа;

С полным , можно ознакомиться в сводной таблице. ВАЖНО! Обязательное ведение учетных форм в виде журналов установлена Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, 2010 года (статьи 258, 259,260, 261 и др.).

Журналы (книги) регистрации подлежат особому хранению.

Бумажные журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке указывается наименование организации, заголовок, дата заведения журнала (книги), а после внесения последней возможной записи – дата окончания. Любые изменения в названии организации или ее организационно-правовой собственности также должны быть отражены на обложке.

Регистрировать документы в бумажных журналах нужно только в том случае, если такое требование закреплено в правовых актах или когда в этом есть объективная необходимость, например, во избежание разногласий при выдаче документов об образовании и пропусков. В остальных случаях более удобной формой регистрации являются электронные журналы.

К регистрации на бумажных карточках прибегают в том случае, если в организации нет ни СЭД, ни возможности вести электронные журналы. Карточная система регистрации позволяет регистрировать один и тот же документ в нескольких картотеках в зависимости от классифицирующего признака: по автору, исполнителю и пр. Такой вид картотеки называется справочным, или информационным.

Также возможно заведение тематической картотеки, в которой карточки организуются согласно классификатору вопросов деятельности организации.

Для осуществления контроля за исполнением документов и поручений используется сроковая картотека.

Поскольку вся работа в картотеке ведется вручную – во время регистрации и в ходе поиска нужной информации, она крайне не продуктивна для работы с большим объемом документооборота, например, с входящими документами. Организация самостоятельно определяет формы регистрационных карт и закрепляет их в инструкции по делопроизводству.

В случае если в организации делопроизводство ведется централизованно, то вся документация регистрируется в службе ДОУ.

При смешанной форме необходимо четко определить, какое подразделение, какой сотрудник ответственны за регистрацию, а также установить перечень документов, подлежащих регистрации. Часть внутренних документов (приказы по основной деятельности, служебные записки, докладные и пр.) регистрируется службой делопроизводства.

Протоколы заседаний – по месту создания лицом, ответственным за организацию мероприятия.