Какие документы должны быть у кадровика в школе

Обязательные кадровые документы

Copyright: фотобанк Лори Отсутствие у работодателя обязательных кадровых документов или несвоевременное их оформление может стать причиной привлечения к административной ответственности. Какие документы должны присутствовать в кадровом документообороте в обязательном порядке, рассмотрим в этой статье. Необходимость наличия на предприятии кадровой документации следует из положений трудового законодательства.

В целом можно выделить документы по кадрам, которые рекомендованы к ведению, но необязательны, и обязательные документы, без которых не может полноценно работать кадровая служба предприятия.

могут быть затребованы для изучения сотрудниками Гострудинспекции, ИФНС, ПФР и других ведомств в ходе проводимых ими проверок. В состав обязательных входят как документы, регулирующие трудовые отношения между работодателем и конкретным сотрудником (трудовые договоры, приказы о приеме/увольнении и т.д.), так и распространяющиеся на трудовой коллектив в целом (правила внутреннего распорядка, штатное расписание и др.). Рассмотрим, какие обязательные документы кадровой службы должны присутствовать в организации, на микропредприятии и у ИП с работниками.

Кадровикам компаний приходится обеспечивать наличие документов из весьма широкого перечня обязательных кадровых документов организации.

Заметим, что привести абсолютно исчерпывающий список такой документации сложно, поскольку некоторые документы могут стать обязательными лишь при наступлении определенных обстоятельств.

Перечень кадровых документов, обязательных для организации в 2020 году включает:

1. личные карточки работников (п. , 41 Правил ведения и хранения ТК, утв. Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003);
2. «» и «Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним» (п. -44 Правил ведения и хранения ТК, утв. Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003, приложения к Постановлению Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003);
3. на предприятии, (ст. ТК РФ).
4. приказы по основной деятельности и по личному составу – о /, , о , о и т.д. и документы — основания для их издания (ст. , 84.1 и др. ТК РФ);
5. трудовые книжки сотрудников, которые не перешли на электронный формат ведения документа; на сотрудников, перешедших на электронные ТК, ведутся « (ст. , 66.1 ТК РФ);
6. ежегодно составляемый (ст. ТК РФ);
7. с работниками (ст. 16, -59 ТК РФ);
8. (ст. , 190 ТК РФ);
9. ( закона № 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных»; ст. , 87 ТК РФ);
10. (ст. ТК РФ);
11. (ст. , 57 ТК РФ);

Перечисленные ниже документы кадрового учета обязательны только в том случае, если в компании сложились соответствующие обстоятельства, требующие их наличия: Кадровый документ Обстоятельство, при котором требуется наличие документа (ст. ТК РФ) Если колдоговор был заключен по инициативе одной из сторон трудовых отношений (работодателя или трудового коллектива) Должностные инструкции (ст.

ТК РФ, письмо Роструда № 3520-6-1 от 30.11.2009) Когда конкретные должностные обязанности не указываются в тексте трудового договора (должна быть указана ссылка на соответствующую должностную инструкцию) Договоры о или (ст. ТК РФ, Постановление Минтруда № 85 от 31.12.2002) В случае установления полной матответственности в отношении определенных работников , (ст.

ТК РФ) Если какие-либо условия оплаты труда/премирования не урегулированы положениями колдоговора, штатного расписания, трудовых договоров (закон № от 29.07.2004) Если работникам вменена обязанность хранить коммерческую тайну (ст. закона «Об образовании в РФ» от 29.12.2012 г. № 273-ФЗ) Когда на предприятии предусмотрено проведение аттестаций (ст.

ТК РФ) Обязателен, если работа на предприятии ведется посменно.

Может оформляться как приложение к колдоговору.

(ст. ТК РФ) При наличии сотрудников с ненормированным графиком работы.

Положение о разделении рабочего дня на части (ст.

ТК РФ) При особом характере труда, работах с неодинаковой интенсивностью в течение одной смены.

Документы, регламентирующие порядок (ст. ТК РФ) Если работодатель направляет своих сотрудников на дополнительное профобучение. (ст. , 213 ТК РФ) Если для работы необходимо наличие медкнижки Возможно, компании понадобятся и иные, обязательные для определенных ситуаций, документы по кадрам — это зависит от вида деятельности, условий труда и иных факторов.

Представленный выше перечень в равной мере действует как для крупных компаний, так и для предприятий – субъектов малого и среднего предпринимательства. Что касается микропредприятий, то в отношении них в части кадровой документации предусмотрен «упрощенный» документооборот.

Согласно ст ТК РФ, некоторые обязательные кадровые документы в организации, отнесенной к микропредприятиям, могут не оформляться.

Работодатель имеет право отказаться (частично или полностью) от принятия локальных актов, содержащих нормы трудового права. Например, микропредприятием могут не приниматься «Правила внутреннего трудового распорядка», Положения о премировании, оплате труда, графики сменности и т.п.

Но в таком случае работодатель обязан включить условия, регулируемые такими актами, непосредственно в трудовой договор с сотрудником. Например, если при приеме на работу в договорах работников детально прописывается размер и порядок оплаты труда, условия для начисления и размеры премий, наличие Положения об оплате труда и Положения о порядке премирования работодателю не требуется.

Напомним, что являются: годовой доход в пределах 120 млн.

В частности, ИП обязан заключать трудовые договоры, издавать приказы, вести на сотрудников трудовые книжки (на бумаге или электронно), заключать коллективные договоры и принимать локальные акты, содержащие нормы трудового права.

Став работодателем, ИП, как и организации, должен соблюдать положения ТК РФ и оформлять обязательные кадровые документы, перечень которых аналогичен перечню для работодателей-юрлиц. На работодателей — индивидуальных предпринимателей, относящихся к категории микропредприятий, распространяются те же правила упрощенного кадрового учета по ст. 309.2 ТК РФ, что и на компании в данном статусе.

То есть, они могут не принимать некоторые локальные акты, если соответствующие условия будут внесены в трудовые договоры сотрудников.

Таким образом, для ИП обязательными являются кадровые документы, приведенные нами в перечне для ООО.

Поскольку кадровый учет для ИП обязателен, отсутствие каких-либо документов может повлечь наложение соответствующих штрафов.

Как правило, специалисты по кадрам среди работников у предпринимателей встречаются редко – в таком случае ИП должен вести кадровый учет самостоятельно, либо поручить ведение кадровой документации кому-либо из сотрудников, или же обратиться за помощью к профессионалам, оказывающим такие услуги. Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в Рубрики: Tags: Кадровое делопроизводство | 10:02 15 января 2023 Кадровое делопроизводство | 14:00 12 марта 2023 Кадровое делопроизводство | 10:51 4 мая 2023 Кадровое делопроизводство | 11:12 5 октября 2020 Кадровое делопроизводство | 10:23 11 февраля 2023 Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство | 10:21 24 мая 2023 Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство | 13:30 8 июля 2020 Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Выплаты персоналу Бухгалтерская отчетность, Страховые взносы ПФР Налоговые проверки Экономика и бизнес Декретный отпуск Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Выплаты персоналу Страховые взносы ПФР Прием на работу Выплаты персоналу Бухгалтерская отчетность Бухгалтерский учет Статистическая отчетность Современный предприниматель Налоги и учет для малого бизнеса © 2006 — 2023 Все права защищены.

При полном и частичном использовании материалов, активная ссылка на spmag.ru обязательна, при условии соблюдения .

Приводим в порядок кадровые бумаги

Анонсы 6 июля 2023 Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ».

Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

16 июня 2023 Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ».

Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца. 4 ноября 2007 по персоналу — «головная боль» бухгалтеров многих небольших фирм. Сколько кадровых документов должно быть в компании?

Какие бумаги необходимо вести в обязательном порядке, а какие имеют рекомендательный характер? Давайте разберемся. Во многих организациях бухгалтеру помимо своих основных обязанностей приходится выполнять функции кадровика.

А именно, оформлять различные приказы по персоналу, заполнять табели учета рабочего времени, составлять графики отпусков, делать записи в трудовых книжках. Поток кадровых документов огромен, но далеко не хаотичен. Все их можно разбить на три группы: обязательные для всех, обязательные при определенных обстоятельствах, имеющие рекомендательный характер.

В разрезе этих блоков и предлагаем вести наш разговор. Для начала рассмотрим , которые должны вестись во всех без исключения организациях. Их необходимость прямо или косвенно установлена Трудовым кодексом.

К примеру, обязанность по подготовке правил внутреннего трудового распорядка следует из статей 189 и 190 данного нормативного акта. А вот обязанность составлять положение о защите персональных данных работников в Трудовом кодексе прямо не прописана.

Однако, там есть ссылка на то, что с указанным документом под роспись должны быть ознакомлены все сотрудники фирмы (). Из этого можно сделать вывод, что данное положение также должно быть в организации.

Список всех обязательных документов приведен в таблице. Обязательные кадровые документы Название документа Форма документа По каждому сотруднику Трудовой договор Произвольная Трудовая книжка Есть две формы трудовых книжек: утвержденная постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г.

N 225; утвержденная постановлением СМ СССР, ВЦСПС от 06.09.1973 г. N 656 Личная карточка Форма N Т-2 Приказы: — о приеме работника (работников); — о переводе работника (работников); — о предоставлении отпуска (отпусков); — о прекращении трудового договора с работником (трудовых договоров с работниками); — о командировке работника (работников); — о поощрении работника (работников) и др.

Форма N Т-1 (Т-1а) Форма N Т-5 (Т-5а) Форма N Т-6 (Т-6а) Форма N Т-8 (Т-8а) Форма N Т-9 (Т-9а) Форма N Т-11 (Т-11а) Основания к приказам (трудовые договоры, заявления, докладные записки, графики, табели и т.д.) — В целом по организации Штатное расписание Форма N Т-3 График отпусков Форма N Т-7 Табель учета рабочего времени Форма N Т-13 Правила внутреннего трудового распорядка Произвольная Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Форма утверждена приложением N 3 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 г.

N 69 Положение о защите персональных данных работника Произвольная Правила (инструкция) по охране труда работников Произвольная Документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованный отпуск и т.д. Например: — расчетно-платежная ведомость; — записка-расчет о предоставлении отпуска работнику .

Форма N Т-49 Форма N Т-60 Как видно из таблицы, большинство обязательных документов оформляют по установленной форме.

С заполнением таких бумаг проблем, как правило, не возникает. Что не скажешь про документы, у которых нет строгой формы. Здесь вопросов нередко больше, чем ответов.

Несомненный лидер среди «проблемных» бумаг — трудовой договор.

Рассмотрим его более детально. Договор трудовой — документ непростой. Итак, законодательство не предусматривает какого-либо унифицированного бланка трудового договора.

Однако, его форма и содержание четко регламентированы. Во-первых, контракт должен быть оформлен письменно. Причем даже в тех случаях, если его составляют спустя определенное время, после того как сотрудник был допущен к работе.

Во-вторых, договор должен содержать обязательные сведения и условия. Напомним, что они установлены статьей 57 Трудового кодекса.

Правда, из этого правила есть исключение. Контракт не оформляют с руководителем организации, который к тому же является ее единственным учредителем.

Ведь в данной ситуации ему придется подписывать этот документ и за работника, и за работодателя. А это не допустимо (). Одним из ключевых моментов в трудовом договоре является порядок оплаты труда. В контракте может быть указан размер тарифной ставки или оклада работника, информация о доплатах, надбавках и поощрительных выплатах.

Таково требование статьи 136 Трудового кодекса. Некоторые работодатели относятся к этому правилу крайне халатно, указывая в договоре условие о выплате зарплаты один раз в месяц. Они полагают, что подписанный работником контракт с данной оговоркой освободит их от ответственности.

Однако, это не так. Обнаружив, что фирма не соблюдает указанное требование кодекса, трудовая инспекция наверняка оштрафует ее по статье 5.27 Кодекса об административных нарушениях. Не спасет компанию от штрафа и заявление сотрудника о согласии получать зарплату один раз в месяц ().

Статья 57 Трудового кодекса требует конкретизации в трудовом договоре условий оплаты труда, в том числе размера тарифной ставки или оклада.

Таким образом, размер тарифной ставки (оклада) следует непосредственно указывать в трудовом договоре.

При изменении размера тарифной ставки (оклада) следует вносить изменения в трудовой договор, либо допускается ссылка на локальный нормативный акт работодателя об изменении их размера.

Вместе с тем на практике в трудовых договорах вместо конкретного размера тарифной ставки (оклада) иногда делается ссылка на штатное расписание. При этом следует иметь ввиду следующее. При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью.

Таким образом, до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника со штатным расписанием.

При изменении размера тарифной ставки (оклада) работодатель должен будет регулярно вносить изменения в штатное расписание, доводя их до работника под роспись. Рассмотрим еще один немаловажный реквизит трудового договора — его номер.

Он не относится к обязательным сведениям, предусмотренным статьей 57 кодекса.

Вместе с тем, унифицированная кадровая «первичка» предусматривает нумерацию трудовых договоров. Например, строка «основание» приказа о приеме на работу (форма N Т-1) предполагает, что в ней будет указан трудовой договор с числом и номером. Процедура нумерации контрактов законодательно не регламентирована.

Роструд же рекомендует использовать двойную нумерацию: сначала указать номер самого договора, а затем, через дробь — цифру, обозначающую год заключения контракта.

К примеру, третьему в 2007 году трудовому договору будет присвоен номер 3/07.

А с начала следующего года контракты можно нумеровать заново (). Книжные тонкости Перейдем к следующему обязательному документу, при заполнении которого часто возникают сложности.

Это трудовая книжка. Мы поговорим:

1. о правилах исправления в трудовой.
2. о внесении записей при увольнении;
3. о порядке оформления трудовой;

Как известно, компания должна заполнять трудовую книжку каждому сотруднику, если:

1. это место работы для него основное ().
2. он проработал в ней свыше 5 дней;

Данная норма одинаково распространяется как на граждан России, так и на иностранцев. Другими словами, фирма обязана вести трудовые книжки не только для российских, но и для иностранных сотрудников.

При этом оформление книжек для последних имеет некоторые особенности. Во-первых, продолжать заполнять представленную работником иностранную трудовую не стоит.

Ему следует завести книжку российского образца. Во-вторых, «переносить» в новую трудовую «заграничный» стаж иностранца не требуется. Поскольку такие сведения необходимы при назначении работнику трудовой пенсии.

А получать ее иностранец будет в своем государстве. Значит, в российской трудовой книжке записи из «заграничной» не нужны (). А какие записи необходимо сделать в книжке при увольнении сотрудников?

Самое распространенное основание для расторжения трудового договора — по собственному желанию работника. Нередко бухгалтеры сомневаются, какую статью Трудового кодекса в этом случае указывать в трудовой: 77 (пункт 3) или 80. Правильным является первый вариант.

Запись можно оформить, к примеру, так:

«Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»

. Это что касается расторжения бессрочного трудового договора.

Но нередко фирмы заключают с сотрудниками срочные контракты. Что же нужно записать в трудовой, если такой договор не будет продлен? Допустим, по истечении указанного в контракте срока стороны не заявили о его растор-жении.

Тогда условие о срочном характере договора утрачивает силу.

Это значит, что трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок. В такой ситуации следует внести изменения в контракт, заключив дополнительное соглашение.

А вот делать какие-либо записи в трудовой книжке в данном случае не требуется (). Бывает, что при оформлении трудовой бухгалтер допускает ошибки.

Но только при условии, что у него есть официальный документ с прежнего места работы сотрудника. Если неправильная запись обнаружена через небольшой промежуток времени, то проблем с ее исправлением, чаще всего, не возникает. Тогда в трудовой просто делают необходимую правку.

После последней записи ставят следующий порядковый номер и отмечают: «Запись под номером таким-то недействительна». Затем указывают правильные сведения. При этом проставляют дату исправления, а не дату ошибочной записи.

В графе 4 книжки делают ссылку на соответствующий приказ (). Затем в трудовую вносят сведения об увольнении (переводе).

Блок записей, в том числе внесенные изменения, «закрывают» печатью и подписями.

Аналогичный порядок действует и в том случае, если ошибка выявлена, когда в книжку уже внесены следующие записи. С одной лишь разницей, что новую запись обязательно нужно удостоверить подписью и печатью. Иначе она будет считаться необоснованной.

Следующая группа документов включает бумаги, которые зависят от специфики организации. Они обязательны только для определенных компаний или при определенных обстоятельствах.

Случаи, при которых фирма должна заполнять тот или иной документ, представлены в таблице. Кадровые документы, обязательные при определенных обстоятельствах Название документа Обстоятельства, при которых документ становится обязательным Коллективный договор Одна из сторон (работники или работодатель) проявила инициативу по его заключению Должностные инструкции Если должностные обязанности сотрудников не отрегулированы в трудовых договорах Положение об оплате и стимулировании труда работников В компании установлены системы оплаты труда, которые отличаются от обычных должностных окладов, установленных штатным расписанием График сменности Сменная работа Положение о коммерческой тайне и режиме ее обеспечения В трудовом договоре указано, что сотрудник обязан сохранять коммерческую тайну Договор о полной материальной ответственности Заключают только с теми сотрудниками и на выполнение тех видов работ, которые предусмотрены Перечнем, утвержденным постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85.

В частности, в список включены кассиры, контролеры, а также работы по купле (приему), продаже услуг, товаров и др. Как отмечает Роструд, этот пречень является исчерпывающим и расширительному толкованию не подлежит () Журнал прохождения медосмотров Сотрудники некоторых компаний обязаны проходить медосмотры. Например, у фирм, имеющих автотранспорт, должен быть организован предрейсовый медосмотр водителей транспортных средств () Инструкция о порядке работы с объектами повышенной опасности В работе сотрудников задействованы объекты повышенной опасности.

К таким объектам, в частности относят транспортные средства, механизмы, электроэнергию высокого напряжения, взрывчатые вещества.

Кроме того, «повышено опасной» признается строительная деятельность. В данном перечне документов стоит особо отметить должностную инструкцию.

Насколько важно ее разрабатывать?

Будет ли считаться нарушением трудового законодательства отсутствие этого документа?

«не просто формальный документ, а документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника»

().

В наличии инструкций заинтересованы как сами компании, так и их сотрудники. Например, без нее отказ в приеме на работу может быть недостаточно обоснованным.

Ведь именно в этом документе прописывают дополнительные требования к деловым качествам сотрудника.

Поэтому разрабатывать его более чем желательно, причем по каждой должности, имеющейся в штатном расписании. Однако стоит сказать, что в Трудовом кодексе нет упоминания о должностных инструкциях.

А значит, их отсутствие не будет являться нарушением трудового законодательства и не влечет какой-либо ответственности работодателя ().

И напоследок — о документах рекомендательного характера. Такие бумаги могут быть, а могут и не быть в организации. Они служат для оптимизации работы с кадрами.

Например, к рекомендательным можно отнести следующие документы:

1. штатный список. В этом документе указывают, какие утвержденные штатным расписанием должности заняты, а какие — пока вакантны;
2. справки о трудовой деятельности;
3. номенклатура дел. Для ее составления можно воспользоваться разделами 7 и 8 «Перечня типовых управленческих документов с указанием сроков хранения» ().
4. личные дела;
5. служебные и докладные записки;

Елена Тарасова, эксперт журнала *1) п.

8 ст. 86 ТК РФ *2) пост. Минтруда от 14.07.1993 N 135 *3) письмо Роструда от 09.08.2007 N 3043-6-0 *4) письмо Роструда от 28.12.2006 N 2262-6-1 *5) письмо Роструда от 10.10.2006 N 1688-6-1 *6) письмо Роструда от 01.03.2007 N 472-6-0 *7) письмо Роструда от 09.08.2007 N 3045-6-0 *8) абз. 3 ст. 66 ТК РФ *9) письмо Управления правового обеспечения Роструда от 15.06.2005 N 908-6-1 *10) письмо Роструда от 20.11.2006 N 1904-6-1 *11) письмо Роструда от 23.06.2006 N 948-6 *12) письмо Роструда от 19.10.2006 N 1746-6-1 *13) письмо Минздрава России от 21.08.2003 N 2510/9468-03-32 *14) письмо Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0 *15) письмо Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0 *16) утв.

приказом Федеральной архивной службы России 06.10.2000Журнал «Актуальная бухгалтерия» N 11/2007, Елена Тарасова, эксперт журнала Источник: © ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2023. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года. ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г.

Москва, ул. Ленинские горы, д.

1, стр. 77, . 8-800-200-88-88 (бесплатный междугородный звонок) Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб.

3136), . Реклама на портале. Если вы заметили опечатку в тексте,выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Как регистрировать кадровые документы. Журналы, которые должны быть у каждого работодателя

Существует три способа регистрации документов:

1. более совершенный — с помощью картотеки;
2. наиболее совершенный, удобный и быстрый — с помощью соответствующих компьютерных программ.
3. простейший — в журналах;

Организация имеет возможность выбрать наиболее приемлемый для себя способ регистрации документов. Регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов, т.к.

в случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда может не признать.

Все регистрационные журналы (как и книги учета) должны быть защищены от изъятий и вложений: страницы должны быть пронумерованы ручкой (не карандашом), журнал должен быть прошит и опечатан, заверен подписью руководителя организациии и ответственного за его ведение лица.

Только в этом случае он может служить доказательством. Журналы и книги по учету кадров ведут для того, чтобы:

1. регистрировать документы и присваивать им порядковые номера;
2. наладить учет документов, которые выдаются работникам под расписку и не хранятся в организации (удостоверения, справки);
3. организовать учет кадров и их движения (прием на работу, перевод, отпуск, увольнение);
4. облегчить в дальнейшем поиск нужных документов.

1. Журнал регистрации трудовых договоров.

Кадровики, кроме того, иногда ведут отдельно журналы регистрации принятых и уволенных работников, каждый год начиная новую нумерацию, что позволяет быстро получить сведения о том, сколько работников было принято, уволено за год, сколько уволилось из принятых в текущем году.

1. Журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся в организации).
2. Журнал регистрации личных карточек.
3. Журналы регистрации приказов (распоряжений).

Их количество определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота.

Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном либо в нескольких журналах (вплоть до регистрации в отдельном журнале каждого вида приказов).

Поскольку приказы (распоряжения) по личному составу подразделяются по срокам хранения на два массива — «75 лет ЭПК» и «5 лет», кадровые службы должны формировать эти документы в разные дела и вести их регистрацию раздельно. При регистрации приказов (распоряжений) по личному составу со сроком хранения «75 лет ЭПК» (прием, перевод, увольнение и др.) им присваиваются порядковые номера с добавлением буквенных обозначений «к» или «л/с», например: «приказ № 1-к» или «№ 5-л/с». Приказы (распоряжения) со сроком хранения «5 лет» (очередные и учебные отпуска, взыскания и др.) имеют регистрационные номера с другой буквой, например «о»: «приказ № 1-о».

Внутри каждого дела приказы (распоряжения) располагаются по номерам и датам издания. При большом объеме документов в деле (свыше 250 листов) дела с приказами (распоряжениями) разбиваются на тома (том 1, том 2) и т.д. с указанием на обложке каждого тома номеров и крайних дат включенных в него приказов (распоряжений).

1. Журнал регистрации актов (об отказах от ознакомления с документами, прогулах, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.п.).

На факультативной основе ведутся журналы регистрации заявлений работников, докладных и объяснительных записок, связанных с кадровой работой.

Такие журналы облегчают процесс урегулирования споров и разногласий. Книги учета необходимы для того, чтобы фиксировать:

1. использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска;
2. сверхурочные работы;
3. предоставленные работникам отгулы и т.д.

В любом из этих регистрационных журналов или книг рекомендуется дополнять возрастающий в течение года порядковый номер документа буквенным индексом.

Во многих случаях Трудовой кодекс требует, чтобы работники были предупреждены о наступлении определенных событий не позднее указанного в нем срока.

Поэтому рекомендуется вести картотеку предупреждений (бумажную или электронную) о следующих событиях:

1. о ежегодных оплачиваемых отпусках. Согласно ст. 123 ТК РФ работник должен быть извещен о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Для этого издается приказ о предоставлении ежегодного отпуска, а подпись работника об ознакомлении с ним и будет являться предупреждением.
2. об истечении срока трудового договора. В соответствии со ст. 79 ТК РФ работодателю необходимо предупредить работника об истечении срока трудового договора в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения;
3. об окончании срока испытания. Согласно ст. 71 ТК РФ увольнение работников, не выдержавших испытания, возможно только в случае, если они были об этом предупреждены в письменной форме с указанием причин не менее чем за три дня;

Помимо этого, кадровик может сделать себе «напоминалочки» о любых других событиях (днях рождения работников, юбилейных датах и т.п.). Организация сама решает, какие журналы ей необходимо вести, исходя из своих особенностей и потребностей.

Прежде чем приступить к изготовлению обложки, нужно решить, как будут расположены страницы журнала — вертикально или горизонтально. Вертикальное расположение подходит для журналов с небольшим количеством граф, а горизонтальное расположение используется, если на странице журнала требуется отразить много разных сведений. Так, у Журнала учета больничных листов может быть вертикальное (книжное) расположение страниц, поскольку в нем требуется отразить лишь сведения о работнике, номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения.

А Журнал регистрации переводов работников лучше сделать в виде альбома, потому что в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы работника, старое и новое наименования его должности. Для обложки лучше использовать плотную бумагу формата А4. На ней с помощью компьютера, печатной машинки или вручную пишут название организации, слово «журнал» или «книга» и наименование журнала (книги), ниже выделяют две строки для даты начала и даты окончания журнала (книги).

Можно создать унифицированную форму и по ней делать обложки для всех журналов. Форма может быть, например, такой: Далее необходимо разделить журнал на графы (лучше разграфить сразу все страницы).

Чтобы защитить документ от изъятий и вложений, все страницы журнала нумеруют, журнал прошнуровывают и скрепляют печатью. Журнал заверяется подписью руководителя кадровой службы, заместителя генерального директора по работе с персоналом или генерального директора. Внимание! Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них заверяет только руководитель организации.

В журнале должно быть указано лицо, ответственное за ведение журнала, и должна стоять его подпись.

Подпись можно поместить на обложке (лицевой или оборотной стороне), или на последней странице журнала, или на каждой его странице. Если при заполнении журнала была допущена ошибка, исправление в него можно внести одним из следующих способов: 1.

Неверная запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а ниже, в той же графе, делается правильная запись.

В графу «Примечания» (если эта графа есть в журнале) вносится запись: «Исправлено в графе такой-то», а ниже ставится подпись с расшифровкой и дата по следующему образцу: 2.

Если в журнале нет графы «Примечания», можно воспользоваться порядком, который применяется для исправления неверно внесенных записей в трудовую книжку.

В той же графе, где допущена ошибка, ничего не зачеркивается, ниже неверной записи пишется: «Запись за номером таким-то недействительна» и делается правильная запись. Пока в учетном журнале не заполнены все страницы, он хранится у того работника, который его ведет.

Когда все страницы журнала будут заполнены, на обложке ставится дата окончания и журнал сдается в архив организации. : Теги:

Перечень кадровых документов, обязательных для организации

Кадровые документы – это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники. Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи – к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных.

Соответственно и проверять такие кадровые документы организации могут различные государственные структуры, контролирующие тот или и иной «персональный» вопрос: трудовая инспекция, Роскомнадзор и, естественно, ИФНС и фонды. В небольших компаниях необходимые кадровые документы чаще всего ведет бухгалтер (штатный или приходящий), либо ведение кадровых документов берет на себя сам руководитель – насколько хватит времени и сил. Бухгалтеры, как правило, занимаются этим с нежеланием, либо вовсе спускают «кадровые» вопросы на тормозах.

Между тем при отсутствии того или иного документа кадрового учета возможны претензии со стороны проверяющих и штрафы для работодателя. Единый перечень кадровых документов, которые должны оформлять все организации, законодательством не установлен.

Но есть обязательные кадровые документы, которые могут запросить проверяющие из трудовой инспекции, прокуратуры, налоговой и других контролирующих ведомств. Разберемся, какие кадровые документы руководителю или собственнику компании необходимо проверить в первую очередь, т.к. они являются обязательными документами ООО.

Список обязательных кадровых документов

• Личные карточки работников
• Согласия на обработку персональных данных
• Табель учета рабочего времени
• Трудовые книжки
• Положение об оплате труда
• Трудовые договоры с сотрудниками
• Штатное расписание
• Расчетный листок и документ об утверждении его формы
• Правила внутреннего трудового распорядка
• Положение о персональных данных
• Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки
• Приказы
• Должностные инструкции
• График отпусков

С каждым сотрудником должен быть заключен трудовой договор в письменной форме.

Составить и подписать договор необходимо в течение 3 дней с начала трудовой деятельности.

Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, и один из них отдается на руки работнику. В договоре прописываются место работы, должность, оплата, срок договора, продолжительность испытательного срока и т.д.

Все изменения, касающиеся условий труда (например, увеличение зарплаты), фиксируются в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Важно! С целью экономии на страховых взносах многие работодатели заключают не трудовой, а гражданско-правовой договор.

Как показывает практика, проверяющие с таким способом экономии давно знакомы, поэтому предельно внимательно изучают договоры с целью выявления подмены трудовых отношений гражданско-правовыми. При выявлении нарушения будет штраф: для компании – до 100 тыс. руб., для ИП – до 10 тыс. руб.

Заполняется на всех сотрудников. Карточку можно вести по унифицированной форме № Т-2 (утв. ), либо применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты).

Личная карточка является обязательным кадровым документом. Но с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

На практике многие организации продолжают вести Т-2 и не разрабатывают собственную форму, так как в программах учета она выгружается автоматически (информация Минфина России № ПЗ-10/2012). Как правило, книжки ведет отдел кадров, руководитель компании либо своим приказом назначает ответственное лицо.

Трудовая книжка является основным кадровым документом, подтверждающим стаж работника, и их обязаны вести все работодатели без исключения. Сотруднику, который нигде раньше не работал, трудовую книжку обязан завести и выдать работодатель по письменному заявлению работника. При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется суммой расходов на ее приобретение (п.

47 Правил, утв. ). Важно! Наличие трудовых книжек и порядок их ведения проверяют трудовая инспекция и ПФР. За нарушение сроков выдачи книжки или некорректное ее заполнение предусмотрена материальная ответственность (ст. 234 ТК РФ) Помимо самих книжек в список кадровых документов, наличие которых в компании обязательно, входят книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей ().

При увольнении трудовая книжка выдается на руки сотруднику – в последний день его работы. Факт выдачи работнику трудовой книжки отражается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В графе 12 указывается дата выдачи книжки, а в графе 13 проставляется подпись работника. Можно ли направить трудовую книжку по почте уволенному работнику?

Трудовая книжка может быть направлена по почте (при условии наличия согласия работника на пересылку по указанному адресу), если работник отсутствовал в день увольнения или отказался от ее получения.

В такой ситуации работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

С 1 января 2020 года введен электронный формат трудовых книжек. До 31 октября 2020 года надо успеть уведомить работников о выборе формы трудовых книжек.

Изначально дедлайн был 30 июня, но его перенесли из-за пандемии (). Уведомить надо всех штатных работников письменно. Рекомендуется выдавать бумажные уведомления в двух экземплярах: один работник оставляет у себя, а на втором ставит отметку о получении и возвращает работодателю.

Готовый шаблон уведомления можно скачать .

ВАЖНО! До конца 2020 года сотрудник должен решить, оставить бумажную трудовую или нет.

Свой выбор он должен подтвердить соответствующим заявлением. Если сотрудник согласен перейти на электронную трудовую книжку – верните ему бумажную книжку. Но не забудьте предупредить, при отказе от бумажной книжки изменить свое решение и обратно вернуться к ней не получится.

В «штатке» указывают структуру, состав и численность персонала: перечень структурных подразделений, наименования должностей, профессий с указанием квалификации (классов, разрядов и т. д.). С точки зрения кадрового делопроизводства штатное расписание входит в обязательные кадровые документы (ст. 15, 57 ТК РФ). Важно! На практике штатное расписание очень может пригодиться при разрешении различных споров по поводу оплаты труда, при доказывании налоговой инспекции обоснованности расходов на привлечение персонала со стороны и др.

С одной стороны, должностная инструкция не входит в обязательные документы кадровой службы, т.к. компания сама решает, разрабатывать ее или нет. С другой стороны, при возникновении спорных ситуаций с сотрудником она может очень пригодиться.

Например, если сотрудник заявит, что его неправомерно привлекли к дисциплинарной ответственности, то без инструкции будет сложно что-либо доказать.

Важно! Хотя должностные инструкции относятся к необязательным документам в кадровой работе, их все же лучше подготовить, так как с их помощью можно ограничить полномочия сотрудника. Например, в ней можно прописать обязанность менеджера по продажам согласовывать с руководством скидки покупателям и сделки свыше определенной суммы.

Также с целью предотвращения мошеннических действий в инструкции нужно ограничить права доступа в программу учета компании. В этом кадровом документе прописывают порядок приема и увольнения работников, права и обязанности сторон, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания и пр. (ст. 189 ТК РФ). Нового работника необходимо ознакомить с Правилами под роспись.

Является обязательным кадровым документом в силу статьи 123 ТК РФ.

График составляет руководитель отдела кадров (если таковой имеется) и подписывается генеральным директором.

Причем сделать это надо не позднее середины декабря, т.е.

за две недели до наступления нового календарного года. С документом должны быть ознакомлены все работники.

При составлении графика важно помнить, что при делении отпусков на части одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней.

Положение о работе с персональными данными сотрудников также входит в перечень кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть в любой компании (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ, ст. 88 ТК РФ). В положении прописывается состав персональных данных, порядок их обработки и передачи третьим лицам, права и обязанности сотрудников при обработке и др.

Положение составляется в произвольной форме, но в любом случае должен по своему содержанию соответствовать требованиям Закона № 152-ФЗ.

Все сотрудники компании должны быть ознакомлены с Положением под роспись.

Нельзя обрабатывать персональные данные сотрудника, пока сотрудник не дал согласия на их обработку.

Согласие должно быть получено в письменном виде от каждого работника. Штрафы за отсутствие согласия сотрудников на обработку данных За отсутствие согласия на обработку персональных данных предусмотрены штрафы: для компаний – от 15 до 75 тыс.

руб., для должностных лиц – от 10 до 20 тыс. руб. (ст. 13.11 КоАП РФ). Положение об оплате труда составляется, когда в организации помимо окладов предусмотрены иные выплаты (например, премии, бонусы) или действуют разные системы оплаты труда.

В Положении прописывают принципы оплаты труда, порядок индексации зарплаты, возмещения командировочных расходов, оплаты сверхурочных, условия выплаты премий и т. п. (ст. 135 ТК РФ). Все это, в принципе, может быть прописано и в правилах внутреннего трудового распорядка, но на практике условия оплаты труда выделяют в отдельное положение – так будет меньше вопросов при проверках контролирующих органов. Компания ведет учет времени, отработанного каждым сотрудником (ст.

91 ТК РФ). Для этого используется табель учета рабочего времени – по форме № Т-12, Т-13 либо разработанный работодателем самостоятельно. На основании табеля начисляется зарплата и заполняются расчетные листки.

То есть табель входит в основные кадровые документы организации. При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Поскольку унифицированной формы расчетного листка законодательством не предусмотрено, данная форма разрабатывается работодателем самостоятельно и утверждается приказом или другим внутренним кадровым документом.

Различные неунифицированные формы приказов, которые составляются компанией самостоятельно, также можно включить в обязательные кадровые документы. Приказы по основной деятельности издаются по вопросам, связанным с работой организации как юридического лица (например, приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность, о сроках сдачи отчетности, об организации воинского учета и т.

д.). Приказы по личному составу (как правило, унифицированные) издаются по вопросам, связанным с деятельностью организации как работодателя (о приеме на работу, о переводе, об увольнении, о премировании и т.д.).

Делегируйте 1C-WiseAdvice. Доверив кадровые нормативные документы и в целом кадровый учет нашей компании, Вы сможете не отвлекаться на бумажные вопросы и спокойно заниматься бизнесом.

Нужна консультация? Мы всегда готовы помочь вам с любым кадровым вопросом или документом по персоналу! Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?