Как работать с ип по кадровому делопроизводству

Ведение кадрового делопроизводства

Основная ценность любого предприятия — это его кадры. Как бы ни продумывал пути развития своего бизнеса сам владелец, насколько бы выгодным и успешным он ему не казался, без команды опытных профессионалов, которые сумеют воплотить все задуманные планы начальника в жизнь, ничего не получится.Зачастую руководитель, решивший возложить на себя обязанности по подбору персонала, и при этом, откладывая на потом ведения всей необходимой документации по кадрам, приводит к серьёзной запущенности в документах . А это, естественно, приводит к серьёзным штрафным санкциям от контролирующих служб.

Поэтому грамотная организация кадрового делопроизводства является очень важной составляющей работы любой компании.

Процесс этот довольно трудоёмкий и требует определённого опыта и знаний действующего законодательства РФ.Содержнание:

Кадровое делопроизводство — это система управления кадрами, обеспечивающая бесперебойную работу с документооборотом предприятия, связанного с персоналом, его перемещения внутри компании, учёта рабочего времени и .Еще десять лет назад каждая организация имела свой отдел кадров и процесс делопроизводства был достаточно стандартизированный, не требовавший творческого подхода от сотрудников этого отдела.Сегодня изменилось, сотруднику кадрового делопроизводства уже будет недостаточно только аналитического склада ума. Кадровику необходимо иметь креативный и творческий подход при подборе персонала, как у HR-менеджера, грамотность и юридическую подкованность юриста, педантичность и скрупулёзность в ведении дел бухгалтера, знание .Зачастую бухгалтер-юрист-HR-менеджер, это три профессии сплетаются в одну – кадрового делопроизводителя.

Документы кадрового делопроизводства, ведение которых входят в обязанности делопроизводителя: Ведение документооборота, продиктованного Трудовым Кодексом РФ:

1. начисление и расчёт заработной платы и другое.
2. сдача периодической отчётности по единому социальному налогу;
3. оформление справок, и заявлений;
4. подготовка кадровых приказов;
5. формирование личных дел сотрудников предприятия;
6. разработка табеля и ;

Грамотное составление трудовых договоров, должностных инструкций и правил внутреннего распорядка.

Ведение документов связанных с приёмом новых сотрудников:

1. работа со списком вакансий предприятия;
2. мониторинг рынка по заработной плате;
3. рассмотрение анкет и резюме кандидатов;
4. оформление положений о приёме, увольнения сотрудников.

Учёт документов по аттестации и оценки персонала:

1. оформление оценочных бланков и положений;
2. составление аттестационной характеристики сотрудников.

Согласно современному законодательству кадровик обязан заботиться о нераспространении персональных данных работников, не сообщать информацию о них третьим лицам.

Вести кадровую деятельность можно несколькими способами:

1. Первый, своими силами, приняв на работу сотрудника именно для этой цели.
2. Второй, прибегнув к помощи организаций, специализирующихся, на .

Оба эти варианта являются приемлемыми и имеют свои преимущества.Относительно первого метода, учредив в организации отдел кадров, его персонал сможет совмещать ведение бухгалтерии, юриспруденции и обязанности HR-менеджера, а также хорошо владеть всей необходимой информацией изнутри компании.Также, если штат не слишком большой, руководитель может взять эти обязанности на себя, сэкономив на оплате труда специализированных в этой сфере сотрудников, но заплатить за это придётся своими нервами и временем.Второй вариант, сейчас набирает популярность всё больше и является оптимальным, да и обойдётся такая услуга компании значительно дешевле, нежели нанимать сотрудника на постоянной основе.Суть метода в том, что опытные специалисты приходят в организацию с временным аутсорсингом. Основная их задача: привести в порядок все существующие документы кадрового делопроизводства.Для крупных автотранспортных предприятий можно порекомендовать «АвтоПарк».

Это единая система, посвященная управлению автотранспортным предприятием.Путевой лист является для бухгалтерии главным документом, удостоверяющим правомерность расходов водителя.

О том, как ведется учет путевых листов, читайте .В результате чего, в компании приводится в порядок кипы специфической трудовой документации, такие как:

1. Приказы о приёме, перемещении и увольнении сотрудников.
2. Журналы учёта приказов, документация по ознакомлению сотрудников с распоряжениями.
3. Положения об обучении и аттестации сотрудников, их личные карточки, трудовые и так далее.
4. Различные акты, табеля учётного времени, графики отпусков.

Большая актуальность такой работы возникает, как правило, перед проверками в результате сильной запущенности делопроизводства или в связи с увольнением ответственного сотрудника или смене руководителя, а также в ряде других, не менее важных ситуаций.

Кадровое делопроизводство важнейшая составляющая организации, доверив эту работу человеку неопытному, может стать чревато рядом допущенных ошибок, которые, в свою очередь, могут привести к административной и материальной ответственности предприятия перед проверяющими органами.Подробнее о допускаемых ошибках1. Ошибки при издании приказов. Не соблюдаются требования к содержанию распоряжения.

Допущение нарушений в оформлении и составе реквизитов.«Важно! Приказ, изданный, неуполномоченным лицом, оформленный в несоответствии с требованиями законодательства или составлен на основе документов с нарушением нормативных правовых актов, не имеет юридической силы и является недействительным».2.

Ошибки при заключении трудовых соглашений. Основной типовой ошибкой в этом случаи, является заключения договора на основе ненадлежаще оформленных документов или отсутствие одного из них, который включён в перечень обязательных к предъявлению.Ещё одна ошибка, заключения трудового договора с гражданином не достигшего или превысившего определённого возраст. К распространённым ошибкам относится и оформление гражданина, поступающего на работу, без надлежащего учёта состояния здоровья.3.

Ошибки при ведении трудовых книжек. При получении трудовой от будущего работника, её серию и номер необходимо внести в книгу учёта движения трудовых книг, но этому правилу далеко не все предприятия следуют.Не допускаются зачёркивания, неверно внесённых данных во вкладыше трудовой.

Недопустимо внесение записи о работе в разделе «сведения о наградах», оформление вкладыша ненадлежащим образом и так далее.

Для упрощения организации кадрового делопроизводства многие предприятия уходят от бумажной волокиты и отдают предпочтения системе .

Преимущества такой системы в работе бесспорны.Рассмотрим далее основные преимущества более подробно.Мгновенный доступ к любой необходимой информации. В электронном документообороте, намного проще и быстрее найти нужный приказ или распоряжение, нежели обращаться в архив и поднимать огромное количество бумаг в поисках нужного документа.Защита документов.

Находясь на сервере, документы надёжно охраняются электронной системой контроля, а вот бумажные носители могут быть подвержены пожару, затоплению или попросту утере.Соблюдение порядка и правил трудового законодательства обезопасит любую организацию от неблагоприятных финансовых и правовых последствий, а работника — от проблем при получении пенсии или устройстве на другую работу.Большой спектр функций службы кадров неизбежно требует наличия нескольких квалифицированных работников, поэтому на практике многие компании предпочитают обратиться к услугам аутсорсера. О выборе услуг кадрового делопроизводства читайте .Экономия средств на хранении.

Согласно законодательству, срок хранения большинства документов составляет 5 лет.

Большое предприятие вынуждено арендовать или выделять собственные площади под архив, который крайне неудобен и занимает много места.Экономия времени.

Для того, чтоб подписать одно распоряжение сотруднику отдела кадров необходимо обойти всех сотрудников, чья подпись и ознакомление необходимы в этом приказе.С появление электронного документооборота, все упростилось, с документом могут работать любое количество сотрудников имеющие отношения к документу, ознакомившись с положением, работник ставит свою Задача кадровика упрощается, остаётся только проконтролировать своевременное подписание документа.Уменьшение ошибок.

Человеческий фактор никто не отменял, составляя все документы вручную, непроизвольно сотрудник может допустить ошибку, что исключено при хорошо созданном электронном документообороте.Это неполный перечень всех преимуществ этой системы, но, ознакомившись с ними, уже можно сделать определённые выводы. Подытожив вышесказанное, хочется отметить важность правильного ведения кадрового делопроизводства. Правильно подобранный коллектив отдела кадров будет служить вам надёжным гарантом защиты своих прав и сведения к нулю ошибок при проведении различных государственных проверок.

1. Под определением «рабочее время» подразумевается промежуток дня, на протяжении которого сотрудник должен заниматься своими рабочими обязанностями. Это время формируется на основе […]
2. Совокупность методов работы с работниками в организации называется системой управления персоналом. Она неотъемлемая часть качественного плана управления организацией в целом. Персонал […]

Ведение кадрового учета ИП

Кадровый учет для индивидуального предпринимателя имеет не меньшее значение, чем для крупной компании.

Почему? Ответ прост: ИП должен вести учет заработной платы своим сотрудникам и .

При этом совершенно неважно, сколько сотрудников числится у него в штате.При освещении этого вопроса нужно заострить внимание на разграничении двух различных работодателей: физического лица и ИП.

К первым относятся физические лица, которые нанимают сотрудников для целей личного обслуживания – они кадровый учет не ведут.Индивидуальные предприниматели, выступающие в роли работодателей, нанимают сотрудников для осуществления деятельности, приносящей прибыль, – они обязаны осуществлять кадровый учет.Содержнание:

Для кадровый учет является обязательным только тогда, когда он выступает нанимателем рабочей силы, то есть у него есть хотя бы один сотрудник, принятый на работу.Принятие будущего сотрудника в штат к ИП должно быть оформлено подписанием трудового договора. Когда этот факт можно считать свершившимся, для ИП кадровый учет становится обязательным. Он должен соблюдать регулирующие положения действующего законодательства.Организация кадрового учета ненадлежащим образом грозит ИП привлечением к ответственности, в том числе вплоть до уголовной.Органы трудовой инспекции в ходе проверок вправе потребовать предъявить необходимые документы на сотрудников, а индивидуальный предприниматель обязан их предоставить.Кроме обязанности , можно выделить некоторые его права и отдельные обязанности:

1. обязанность принимать все необходимые и требуемые законодательством локальные нормативные документы;
2. обязанность по обеспечению сотрудников свидетельствами пенсионного страхования, если имеется такая необходимость;
3. право заключения трудовых договоров в письменном виде на неопределенный срок, а также договоров срочного характера;
4. право заключать коллективные договора;
5. обязанность ведения трудовых книжек, оформления их принятым на работу в первый раз;
6. право проведения среди работников обучения требованиям охраны труда и контроля этих знаний.
7. право издания приказов, основанных на положениях подписанных договоров;

Кадровый учет предполагает оформление соответствующих документов.

Отношения между ИП и его сотрудником обязательно должны быть задокументированы.В компаниях для реализации этих целей обычно существует целое подразделение или должность специалиста по кадрам, используются , а ИП часто вообще пренебрегают требованием документирования отношений трудового характера. В итоге представители трудовой инспекции в ходе контрольных мероприятий выписывают значительные административные штрафы.Все кадровые документы, обязательные к ведению индивидуальным предпринимателем, классифицируются на три типа.Организации, использующие , освобождаются от перечисления следующих налогов: НДС, налог на прибыль или НДФЛ (для частных предпринимателей), имущественного налога и взносов по страхованию.Для ведения учета хозяйственных операций ИП достаточно учитывать свои расходы и доходы.

Для этого нужна расходно-доходная книга. О ведении бухгалтерии ИП читайте в статье.Нормативные документы внутреннего характера.

К ним причисляют правила распорядка труда, коллективные договора (когда применимо), необходимые инструкции, касающиеся защиты персональной информации и охраны труда. Их наличие регламентировано Трудовым Кодексом.К этой же группе относится положение об оплате труда и прочие кадровые документы ИП, когда они требуются в виду специфичности предпринимательской деятельности.Не менее важно и наличие должностных инструкций: их составление необходимо для исключения возможных спорных ситуаций в суде.Например, увольнение работника из-за неудовлетворительных результатов по итогам испытания может быть признано незаконным, так как должностная инструкция отсутствовала, и аттестация работника не могла быть проведена.Организационные документы.

К этому типу кадровых документов относят различные учетные журналы. В них регистрируются трудовые договора, командировки сотрудников, приказы.Организационными документами также считаются:

1. составленный график ухода сотрудников в отпуска;
2. табель ;
3. штатное расписание.
4. книга, в которой ведется учет трудовых книжек;

Документы, которые требуются для учета кадров.

К их числу относят непосредственно договора и трудовые книжки, изданные приказы, затрагивающие вопросы формирования личного состава, карточки работников, командировочные удостоверения и прочие документы подобного характера, а также заявления и объяснительные записки, если они необходимы.Организация кадрового учета может потребовать и наличия других документов. Например, если нужно, то может быть сформировано положение о коммерческой тайне, при условии, что этот пункт оговаривается в договоре. Если работа у ИП является сменной, то обязательно составляется и утверждается график сменности.

Если сотрудник претендует на должность, подразумевающую материальную ответственность, например, то с ним заключается соответствующее соглашение.

При оформлении нового сотрудника индивидуальный предприниматель должен в соответствии с трудовым законодательством издать приказ о приеме на работу и занести запись в трудовую книжку.Оформление трудовой книжки производится в соответствии с установленными нормативными актами. У принимаемого работника она может иметься на руках или отсутствовать, если он принимается на работу впервые.

ИП обязан завести трудовую книжку, если она отсутствует, и внести соответствующую запись о приеме на работу.Обязанность ведения кадрового учета ИП, в частности, ведения трудовых книжек, возникла с внесением поправок в ТК РФ сравнительно недавно. До этого момента сотрудники, работающие у ИП, были несколько ущемлены в своих правах.Теперь трудовая книжка для работающих, стала документом, подтверждающим трудовую деятельность в этот период.ИП как работодатель считается ответственным за ведение трудовых книжек, организацию их хранения и учета.

Новая трудовая книжка заводится ИП на основании письменного заявления работника, где он указывает причину отсутствия трудовой книжки.

Индивидуальные предприниматели достаточно часто сторонним организациям.

Это происходит по нескольким причинам:

1. держать штатного сотрудника, осуществляющего кадровую работу, невыгодно в плане финансовых затрат;
2. если штатный сотрудник есть, то чаще всего это некомпетентный человек, который совмещает несколько функций за дополнительную оплату. Это обычно приводит к нарушениям ведения кадрового учета и трудового законодательства и, как следствие, к административным штрафам.

Такой сотрудник может выполнить лишь часть функций, он не отслеживает изменения законодательства и появление новых требований.

На практике такое ведение кадрового учета может негативно отразиться на общем функционировании бизнеса.Привлечение компании-аутсорсера позволяет ИП оптимизировать свои затраты и получить профессиональную помощь.Ведение кадрового учета в данной ситуации будет гарантированно соответствовать законодательству, так как договор оказания аутсорсинговых услуг предполагает наличие материальной ответственности исполнителя за ненадлежащее выполнение работы.Если закончился, а продление не выполнено, у владельца есть еще 30 дней, в течение которых он сможет произвести пролонгацию старого сертификата.Перед тем как подавать документы для изготовления электронной цифровой подписи, необходимо определиться, на чье имя зарегистрируют подпись. Более подробно о том как изготавливается ЭЦП читайте .Кадровый учет для ИП носит обязательный характер.

Несоблюдение требований трудового законодательства влечет за собой наложение на индивидуального предпринимателя административных санкций.В сложившейся ситуации индивидуальные предприниматели вынуждены нанимать профессионального кадровика или обращаться за услугами к аутсорсинговой компании.

1. Совокупность методов работы с работниками в организации называется системой управления персоналом. Она неотъемлемая часть качественного плана управления организацией в целом. Персонал […]
2. Под определением «рабочее время» подразумевается промежуток дня, на протяжении которого сотрудник должен заниматься своими рабочими обязанностями. Это время формируется на основе […]

Кадровое делопроизводство с нуля

Содержание Любая организация, в которой есть сотрудники, должна организовать кадровое делопроизводство.

Все эти процедуры должны быть четко регламентированы, а любое действие в отношении сотрудника – подкреплено основанием и документом. Документы нужно вовремя и по правилам оформлять, систематизировать и хранить.

Это и есть кадровое делопроизводство.

Все зависит от масштабов организации. Вопросы кадрового делопроизводства можно возложить:

1. на одного или нескольких сотрудников в порядке доп.нагрузки. Как правило, в небольших организациях для этого привлекают секретарей, юристов и бухгалтеров.
2. на специально созданное подразделение компании (отдел кадров) или отдельного сотрудника;
3. на специализированную компанию по договору аутсорсинга. Но аутсорсеру можно передать не все. Ведение трудовых книжек, например, нельзя поручить стороннему исполнителю. Эту обязанность руководитель должен возложить приказом или распоряжением на кого-то из «своих».

Другой вариант – оставить вопросы кадрового делопроизводства за руководителем – подходит только для очень небольших фирм. Первым делом нужно позаботиться о том, чтобы наименование организации в кадровых документах совпадало с наименованием, указанным в Уставе.

Директора оформляют на работу в соответствии с порядком, прописанным в Уставе компании. Нужно определить, кто уполномочен подписывать трудовые договоры и другие кадровые документы.

После того, как определен ответственный за кадровый учет и делопроизводство, и назначен ответственный за ведение трудовых книжек, нужно разработать и утвердить комплект внутренних нормативных документов компании.

Согласно Трудовому кодексу (ч. 2 ст. 22) работодатель обязан под роспись знакомить сотрудников со всеми локальными нормативными документами компании, которые имеют непосредственное отношение к его трудовой деятельности.

Документы, которые должны быть в организации:

1. правила внутреннего трудового распорядка;
2. штатное расписание;
3. приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
4. книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
5. положение о персональных данных;
6. график отпусков;
7. табель учета рабочего времени.

Могут быть и другие документы, если их требует специфика работы организации, или работодатель желает, чтобы они были.

Это:

1. Положение об оказании первой помощи пострадавшим на производстве;
2. Положение об оплате труда и премировании;
3. Положение о коммерческой тайне;
4. должностные инструкции;
5. Положение об аттестации;
6. личные дела сотрудников и т.д.
7. коллективный договор;
8. инструкция по кадровому делопроизводству;
9. Положение о командировках;

Особые правила действуют для компаний-работодателей, которые отвечают критериям микропредприятия. Таким организациям статья 309.2 ТК РФ разрешает обойтись без некоторых локальных документов (график сменности, положение об оплате труда, о правилах внутреннего распорядка и т.д.).

Важно, чтобы внутренние документы не противоречили друг другу, трудовому законодательству, трудовому договору и реальным условиям труда в организации.

Иначе это даст почву для трудовых споров с сотрудниками и станет «слабым» местом при судебных разбирательствах. Поэтому не утверждайте, не изучив, первые попавшиеся образцы из интернета. Нет, не обязательно, но этот документ поможет обобщить в одном месте требования к работе с кадровыми бумагами в организации, закрепить их формы и учесть специфику бизнеса.

С инструкцией персоналу будет проще и быстрее готовить документы, правильно их оформлять и контролировать исполнение. Каждого сотрудника принимают по трудовому договору, будь то постоянный сотрудник, временный или совместитель.

Если в будущем в условиях труда, должности, зарплате, будут какие-то изменения, в трудовой договор нужно будет вносить изменения, а для этого оформлять дополнительные соглашения. На основе трудового договора оформляют приказ о приеме на работу.

В дальнейшем все действия по отношению к сотруднику тоже нужно будет оформлять приказами по личному составу: переводы, поощрения, наказания, премирования, увольнение, предоставление отпуска и т.д.

По каждому принятому работнику, который проработал больше пяти дней, вносят запись в трудовую книжку. Исключение – совместители. В таких случаях запись в трудовой делают только по желанию самого совместителя. На каждого сотрудника нужно завести личную карточку по форме Т-2 или самостоятельно разработанной форме.

В нее в течение всего периода работы в организации заносят информацию по всем кадровым процедурам: о приеме, переводах, отпусках, награждениях, льготах, данные воинского учета и т.д. По закону о персональных данных от 27.07.2006 № 152-ФЗ нельзя обрабатывать данные сотрудника без его согласия, а значит это согласие нужно оформить.

По статье 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет отработанного работником времени, а значит нужно вести табели учета рабочего времени. Таким образом, по каждому сотруднику в организации должны быть как минимум:

1. согласие на обработку персональных данных.
2. трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
3. приказы по личному составу;
4. личная карточка;
5. трудовая книжка (кроме совместителей);

Обратите внимание, что у всех кадровых документов разные сроки хранения – от 1 года до 75 лет.

Они прописаны в

«Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Если кадровое делопроизводство в вашей организации уже запущено и находится в плачевном состоянии, вам поможет по восстановлению кадрового учета от специалистов 1C-WiseAdvice.

Также вы можете – они приведут в порядок и систематизируют работу с кадровыми документами.

Штраф предусмотрен статьей 5.27 КоАП РФ. Это от 1000 до 5000 руб. на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 руб. на организацию. За повторное нарушение будет штраф 10-20 тысяч и 50-70 тысяч соответственно.

Обработка персональных данных без письменного согласия сотрудника карается штрафом по статье 13.11 КоАП РФ. Это 10-20 тысяч рублей для должностного лица и 15-75 тысяч для организации.

Чтобы кадровые документы всегда были в порядке, а проверки трудовой инспекции проходили гладко, отдайте кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1C-Wise-Advice.

– наш профиль. Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров? Подпишитесь на обновления блога Подписаться Поделиться статьей Наши лучшие статьи

1. 14 мая 2020
2. 09 октября 2020
3. 26 января 2018
4. 22 июля 2020

Заказ обратного звонка Ваше имя Ваш телефон Удобное время звонка Через 30 минут В течение дня Утром с 9 до 12 Днем с 12 до 15 Вечером с 15 до 19 Что вас интересует?