Как прошить и заверить копии документов 2023

Как заверить по новому госту 2023

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте. Содержание: > > 20 августа 2023 Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, — образец 2023 года вы найдете далее — может потребоваться работнику в любой момент: для получения кредита, оформления загранпаспорта или визы, да мало ли для чего еще. Объяснять вам свою просьбу он не обязан.

А вот вы выдать ему заверенную копию трудовой книжки должны. Если образец заверенной копии трудовой книжки (2019) оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в определенном порядке.

Образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2023 году для сторонней организации:

• на документе ставится отметка «Верно»;
• указывается дата заверения;
• указывается Ф.И.О., должность работника, ответственного за оформление копии документа;
• нужно делать указание на то, где хранится оригинал (Например:Подлинник документа хранится в МБДОУ № 9, по адресу: Красноярск, у. Весны 13а, в деле № 03 за 2017 год. Роструд выпустил информацию о его применении на практике, в которой разъяснил, что если трудовые книжки хранятся не в номенклатурном деле, а в сейфе, то, по мнению экспертов Роструда, в формулировке достаточно указать только место хранения оригинала трудовой книжки без указания номера дела и года. )

Образец, как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2023 года смотрите ниже. 01.07.2018 введен в действие новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, согласно которому заменены требования к заверению копий документов. Об этом напоминает по Костромской области, отмечая, что именно так надо заверять документы для представления их в фонд.

Согласно п. 5.26 ГОСТа отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.

\r\n\r\n ГОСТ не предусматривает проставление штампа «Копия верна».

В то же время можно использовать сочетание двух штампов — «Копия» и «Верно».

Особенно, если копии будут использоваться за пределами организации.

\r\n\r\n\r\n В заключение отметим, что заверение копии документа — несложная процедура, выполнить которую может любой налогоплательщик самостоятельно. Но при этом нужно придерживаться правил, нарушение которых может привести к тому, что копия не будет считать заверенной.

Это, в свою очередь, повлечет дополнительные затраты времен и денег.

А в некоторых случаях может привести к штрафу за нарушение сроков сдачи документов в ИФНС. По ГОСТу отметку о заверении копии нужно проставить под реквизитом «подпись».

Госстандарт умалчивает, что надо делать, если в оригинале нет такого реквизита. На наш взгляд, в такой ситуации заверительную отметку нужно разместить под последним текстовым элементом документа. Вид этой отметки зависит от того, для каких целей изготовлена копия.

Если она будет использована исключительно для нужд того лица, которое ее заверяет (т.е.

внутри организации), то достаточно написать слово «Верно» или поставить соответствующий штамп, обозначить дату заверения, должность лица, заверившего копию (или отметить, что заверительную надпись сделал ИП), а также его фамилию и инициалы. Эти записи удостоверяются собственноручной подписью указанного должностного лица (или ИП).

Если в организации (подразделении) или у ИП есть печать, то по желанию можно проставить ее оттиск. Если же копия выдается для представления третьим лицам, то помимо названных выше реквизитов, надо указать место хранения документа, с которого изготовлена копия.

А подпись должностного лица нужно дополнительно заверить печатью организации (если таковая есть в компании). Оттиск печати проставляется так, чтобы он не закрывал подпись того, кто удостоверил верность копии (п.

ВНИМАНИЕ. При заверении «внешних» копий нельзя использовать печати подразделений (отдела кадров, канцелярии и т.п.). Такой запрет установлен в ГОСТ.

Аналогичные правила применяются при удостоверении копий многостраничных документов (заверительная отметка размещается на каждой странице)и их сшивок. В последнем случае нужно сшить копии всех листов в один документ и заверить его в целом.

Делается это путем проставления заверительной отметки на бумажной наклейке, которая размещается на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления листов ниткой или лентой. При этом необходимо учесть две особенности, установленные в пункте 5 Требований.

Первая — нужно дополнительно указать количество листов в сшивке.

Приведем примеры правильного заверения копий. 1. Копия для «внутреннего» использования без печати ВЕРНО Главный бухгалтер Новицкая А.П.

Новицкая 12.12.2019 2. Копия для «внутреннего» использования с печатью ВЕРНО Главный бухгалтер Новицкая А.П.

Новицкая 12.12.2019 Печать 3. Копия для «внешнего» использования ВЕРНО Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая 12.12.2019 Печать Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019» в деле № 8-НДФЛ за 2018 г.

4. Копия для «внешнего» использования, если документ хранится не в деле или не в папке ВЕРНО Главный бухгалтер Новицкая А.П.

Новицкая 12.12.2019 Печать Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019».

5. Заверение многостраничного документа для «внешнего» использования Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью 6 (шесть) листов. ГОСТ не предусматривает проставление штампа «Копия верна».

В то же время можно использовать сочетание двух штампов — «Копия» и «Верно».

Первый из них будет обозначать, что соответствующий документ воспроизводит оригинал, но сам таковым не является.

Второй штамп нужен для того, чтобы сделать отметку о заверении копии. СОВЕТ. Не рекомендуем использовать штамп «Копия верна» для заверения документов.

Особенно, если копии будут использоваться за пределами организации.

Это, в свою очередь, повлечет дополнительные затраты времен и денег.

А в некоторых случаях может привести к штрафу за нарушение сроков сдачи документов в ИФНС. Рассмотрим первый вариант. Инструкция, как заверить трудовую книжку по новым правилам для внутреннего обращения, не изменилась. В копии по-прежнему указываются: Если же сканкопия нужна для сторонней организации, новые правила заверения копии трудовой книжки отличается наличием дополнительной фразы, указывающей на место хранения документа в оригинале.

Например, фраза звучит так: «Оригинал хранится в отделе кадров МУДО ДЮСШ Аллюр».

Если бы речь шла не о трудкнижке, то по правилам следовало бы указать номер дела, в котором хранится подлинный экземпляр.

Так как с 2015 года акционерные общества и ООО не обязаны иметь печать, то и ставить ее на сканкопию необязательно. Если же печать имеется, то к ее расположению предъявляются определенные требования (согласно новому ГОСТу):

1. может заходить на наименование должности, если не хватает места;
2. она не должна перекрывать подпись заверившего лица;
3. заверять необходимо только печатью организации;
4. не должна захватывать подпись удостоверяющего;

Существуют два варианта сделать образец заверения трудовой книжки с 2023 года: Те, кто работает, обращаются с заявлением в отдел кадров, где хранится оригинал. Выдать ксерокопию вправе и бухгалтер, если в его зоне ответственности ведение кадрового документооборота.

Это часто случается в небольших организациях, где отсутствует отдел кадров. Скан трудкнижки выдадут в течение трех дней после подачи заявления. Отказать не имеют права. Если же человек временно не работает, то ему следует обратиться к нотариусу.

Понадобится предъявить паспорт и саму трудкнижку.

Нотариус сам отксерокопирует нужные страницы, проставит на них печати и подписи. Трудовая книжка является основным подтверждением стажа человека и его трудоустройства. Поэтому она нередко требуется гражданам.

Но по трудовому законодательству, если человек официально устроен на работу, книжка должна храниться в организации.

И получить на руки ее можно только в случае, если она вам требуется для предъявления в Соцстрах. Во всех остальных случаях работодатель обязан выдать заверенную копию книжки. Я, как предприниматель, достаточно часто заполняю такой документ для своих подчиненных.

И в этой статье я расскажу вам, какие обязательные требования существуют при оформлении данной копии. Основанием для выдачи копии является поданное сотрудником заявление. Но это правило больше относится к крупным и средним предприятиям с большой численностью работников.

В малых предприятиях и предпринимателями копия может быть выдана по устной просьбе заявителя.

Но чтобы вам не задержали выдачу такого документа, я рекомендую всегда составлять заявление о его выдаче. Копировать необходимо все страницы, в которых сделаны записи.

Копии нужно делать с самого первого листа, где указаны сведения о владельце книжки. А последней копией будет лист, где стоит отметка с последнего места работы.

Копии можно заверить 2 способами:

• Заверить каждый лист по отдельности. Тогда необходимо на каждом из них поставить подтверждение «Верно» или написать «Копия верна». Также от заполняющего требуется написать свою должность, фамилию, расписаться и поставить печать организации. Кроме этого необходимо поставить дату заверения ксерокопий.
• Скрепить все листы между собой прошивкой и прикрепить дополнительную бумагу, на которой будет указано количество листов. Также на нем ставится надпись о том, что «Копия верна» или «Верно». Обязательно надо указать должность заполняющего человека, его ФИО и поставить печать. Не забываем также ставить дату оформления копий.

Потребность в таком документе может возникнуть у работника в различных ситуациях.

Наиболее распространенными из них являются:

• Для определения длительности общего стажа, а также постоянства работы на последнем месте. Эта информация часто является необходимой кредитным организациям.
• Для подтверждения сведений, указанных в анкете, например для получения определенных документов.
• В качестве подтверждения наличия работы у человека для кредитной организации при оформлении запроса на кредит.
• Для определения причин увольнений с предыдущих мест. Такая информация может быть важной для нового работодателя, если человек пытается трудоустроиться на дополнительную работу.
• Для подтверждения трудоустройства при оформлении льгот и пособий.

Раньше заверенная трудовая требовалась для получения загранпаспорта. В настоящее время этот документ не требуется, однако некоторые отделы иногда могут запрашивать ее. Знайте, что это незаконно, так как все государственные учреждения обязаны действовать по строго установленному регламенту, в котором обязательно прописывается перечень необходимых документов.

Иногда копия трудовой может потребоваться при оформлении визы для въезда в другое государство.

Так как им важно знать, что вас что-то связывает с вашей страной, а также вы должны иметь постоянный источник дохода.

Заверение копий документов, предоставляемых клиентом — юридическим лицом, может быть осуществлено следующими работниками клиента — юридического лица (по выбору клиента):

• имеется полномочие предоставлять (передавать) необходимые документы и заверять их копии от имени юридического лица, ИЛИ /И
• Иным работником юридического лица. Клиентом — юридическим лицом предоставляется:
  • копия приказа о назначении данного работника с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника
  • копия приказа о наделении данного работника полномочиями по заверени копий юридического лица.

  Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником.

• Руководителем юридического лица Полномочия руководителя юридического лица подтверждаются выпиской из ЕГРЮЛ на данное юридическое лицо, где в разделе «Сведения о физических лицах, имеющих право без доверенности действовать от имени юридического лица» указаны должность, фамилия, имя и отчество лица, заверившего копии.
• имеется полномочие осуществлять действия от имени руководителя юридического лица или осуществлять все юридически значимые действия от имени юридического лица.
• Любым физическим лицом (в том числе НЕ состоящим в трудовых отношениях с юридическим лицом).

  Данным лицом предоставляется оригинал доверенности от имени юридического лица (с подписью руководителя юридического лица и печатью данного юридического лица), в которой:

  • имеется полномочие предоставлять (передавать) необходимые документы и заверять их копии от имени юридического лица, ИЛИ /И
  • имеется полномочие осуществлять действия от имени руководителя юридического лица или осуществлять все юридически значимые действия от имени юридического лица.

  Оригинал доверенности предъявляется в АО «ЦентрИнформ», копия заверенная уполномоченным лицом остается в АО «ЦентрИнформ».

• копия приказа о наделении данного работника полномочиями по заверени копий юридического лица.
• Работником отдела кадров (отдела персонала, кадровой службы и т.п.) Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении работника отдела кадров с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником отдела кадров.
• Главным бухгалтером Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении главного бухгалтера с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. главного бухгалтера. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим главным бухгалтером.
• копия приказа о назначении данного работника с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О.

  данного работника

Предоставляются только оригиналы документов или их нотариально заверенные копии.

1. должность лица, заверившего копию,
2. проставляется надпись «Верно» или «Копия верна»
3. дата заверения,
4. личная подпись лица, заверившего копию,
5. в многостраничном документе проставляется заверительная надпись на каждом листе ИЛИ документ сшивается и заверительная надпись делается на месте сшивки.
6. печать организации/ИП.
7. расшифровка подписи (инициалы и фамилия),

Верно/Копия верна Генеральный директор Личная подпись И.И.Иванов Дата Печать Срок заверения документов на момент предоставления не должен превышать:

1. копия паспорта — 3-х дней
2. копии остальных документов — 1 месяца

Любому гражданину могут потребоваться те или иные копии документов: с места работы, юридических бумаг, расписок и др.

Так, копию трудовой у него могут запросить банки при выдаче кредита или новые работодатели при оформлении сотрудников на условиях внешнего совместительства.

Что делать, если у вашего работника запросили копию кадрового документа?

Алгоритм действий прост, но определенные установленные законом правила все же существуют. Рассмотрим новые правила оформления и заверения копии на примере выдачи ксерокопии трудовой книжки.

Именно оно станет отправным механизмом процедуры получения копии. Выдача копий по устной просьбе не предусмотрена законом.

Причина тому — ст. 62 ТК РФ, в которой фигурирует фраза «по письменному заявлению работника…». Что должно быть в нем написано и как оно выглядит?

Здесь специальных правил нет. Текст может быть напечатан на компьютере или оформлен старым проверенным способом — от руки на листке бумаги. Стиль изложения просьбы должен быть деловым, а текст по структуре соответствовать официальному документу.

Это означает, что в шапке заявления указывается, на чье имя подается заявление, затем излагается сама просьба. Завершается оформление заявления личной подписью работника с расшифровкой и датой: Генеральному директору ООО «Метеор» Савельеву Петру Николаевичу от слесаря-сантехника механического цеха Васильева Анатолия Константиновича Заявление На основании ст. 62 ТК РФ прошу Вас предоставить мне заверенные в установленном порядке копии: 2.

Приказа о приеме на работу. Васильев /Васильев Анатолий Константинович/ 29.06.2019 Работник не вправе немедленно после написания заявления требовать готовых копий.

По ст. 62 ТК РФ у работодателя есть 3 дня на исполнение его просьбы. Таким образом, обязанности срочного (в тот же день) предоставления запрашиваемых дубликатов у него по закону нет. Во избежание споров контролирующими организациями советуем вам все же выдачу копий не откладывать на последний день.

На одном из листов обязательно надо сделать запись, что человек работает по сегодняшний день.

Обычно эту надпись делают там, где сделана копия последней записи в книжке.

Если все копии прошиты в один документ, то такую надпись делают на том же листе, где и осуществляется заверение.

Данную запись надо делать на каждой странице и на каждом обороте листа, если вы сделали копию с двух сторон. Аналогичным образом заполняются и прошитые копии в один документ. Но помимо этого еще потребуется указать общее количество страниц в этом документе.

Нумеруется каждый лист, где есть копия.

Вариант 1. На каждом откопированном листе делается запись «Копия верна».

Ставится дата и печать фирмы.

Непосредственно копию трудовой книжки и записи на ней делает начальник отдела кадров.

Соответственно, если в фирме вместо кадрового отдела есть единственный кадровик, то он и занимается изготовлением копии. Прежде чем рассматривать образец заверения трудовой книжки, выясним, зачем это может потребоваться.

ТК — это документ, который хранится в организации, где ее владелец работает. На руки работнику ее отдают после увольнения (или по письменному заявлению работника, в соответствии со ст.

62 ТК РФ ). Теперь вернемся к обновленному ГОСТу. Согласно его правилам, кадровик должен не просто написать слово «Верно» и подкрепить это своими Ф.И.О., должностью и подписью.

Следует также дать ссылку на местонахождение оригинала. В нашей статье мы поговорим о единственном способе, с помощью которого можно доказать, что человек ранее проработал тот или иной промежуток времени.

Подробно расскажем о том, как правильно заверить копию трудовой книжки в 2023 году и куда обращаться за выпиской.

Приведем в пример актуальные образцы.

• Если работник не оформлен официально, то трудовая книжка хранится дома. (В этом случае, копия делается в нотариальной конторе).
• Отдел кадров, или непосредственно у руководителя предприятия. На мелких предприятиях это может быть даже бухгалтер. (Именно этот вариант мы и будем рассматривать);

Если вы работаете, то заверение может осуществить сотрудник отдела кадров или иное уполномоченное приказом по предприятию лицо, например, юрист или бухгалтер. При их отсутствии — руководитель.

Копия предоставляется в трехдневный срок без взимания платы.

Для безработных подлинность подтвердит нотариус (за деньги). Что для этого понадобится, мы рассказали ниже.

Обратимся к ГОСТу Р 7.0.97-2023.

Его планировали ввести в действие с 01.07.2021, но перенесли на год. Новые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2023 вступили в силу. Основное отличие — особенности заверения будут зависеть от цели.

Их две: для внутреннего обращения или для сторонней организации.

Многие банки требуют, чтобы образец заверения трудовой книжки с 1 июля 2023 года также содержал запись о том, что ее владелец «работает по настоящее время». В новом ГОСТе нет указания на необходимость внесения в документ такой фразы.

Но для банков она является дополнительным подтверждением того, что у потенциального заемщика есть постоянный источник дохода, и он сможет вернуть кредит.

Поэтому если для кредитной организации важно присутствие этой фразы, ее нужно внести.

Часто встречается следующая ошибка: печать организации захватывает текст или подпись кадровика (при этом становится тяжело прочитать, что написано в копии) или не находится в месте, где должна стоять (поля, отмеченные МП). Оттиск печати должен быть расположен по правилам.

С целью получения заверенной копии документа работнику следует оформить заявление с соответствующим прошением на имя управленца предприятия (в случае наличия кадрового отдела – на имя начальника указанного подразделения). Если предприятие малое, то субъект вправе обратиться к руководителю с устным прошением.

• Все страницы копии скрепляются, прошиваются и нумеруются.
• С листов книжки делаются копии. Первым должен быть тот лист, где указаны все данные о сотруднике, последним – тот, где отмечается текущее место трудоустройства.
• На завершающей странице, которая содержит в себе основную письменную информацию, делает надпись: «Копия верна» или «Верно». Рядом с надписью отмечается должность и ФИО ответственного за заверение работника, затем он ставит свою подпись и проставляет штамп компании.

Новый порядок заверения копий документов действует для случаев, когда копии предоставляются в другие организации.

И это в том числе относится к копиям трудовых книжек работников, которые им требуются как раз для того, чтобы подтвердить свой трудовой стаж в сторонних учреждениях.

Отличие состоит в том, что к стандартной записи о заверении копии нужно добавить надпись о месте хранения подлинника документа, с которого была изготовлена копия (

«Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год»

), которая заверяется печатью организации. Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № .

за . год») и заверяется печатью организации. Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

1. Дата документа. Если месяц в дате документа указан словом, то день месяца от 1 до 9 пишем без нуля (п. 5.10 ГОСТ Р 7.0.97-2019). То есть указываем дату следующим образом: 08.03.2019 или 8 марта 2023 г.
2. Адресат. Если направляем документ по е-mail/факсу, допустимо указать только номер факса или электронную почту получателя. Если адресат – должностное лицо, перед фамилией следует указать «г-ну» или «г-же» (п. 5.15 ГОСТ Р 7.0.97-2019).
3. Текст документа. В новом ГОСТе прописано, каким шрифтом печатать кадровые документы и через какой межстрочный интервал. Желательно оформлять реквизиты шрифтами:

Отметка об электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти, товарного знака организации в соответствии с действующим законодательством.

В случае, если гражданин является безработным, оформить ксерокопию трудовой книжки ему может нотариус. Для этого ему нужно обратиться в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Нотариус делает ксерокопии необходимых страниц, а затем проставляет на них печати и свои подписи.

Также на каждой странице им вносится запись о том, что копия верна.

Прежде всего, сначала нужно сделать ксерокопии всех страниц, на которых имеются записи. Они должны иметь хорошее качество. Если копия оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в следующем порядке с указанием места хранения оригинального бланка: Выдать оригинал трудовой книжки работодатель не имеет права, поэтому оформляет копию.

В статье расскажем о правилах заверения трудовой книжки, которые начнут действовать с 1 июля 2023 года.

Разберемся, как заверить копию трудовой книжки по новым правилам. Образец заверенной копии мы покажем в статье.

1. Если учреждение, куда будет предоставлена копия трудовой книжки, дополнительно требует наличия на последней странице копии надписи «Работает по настоящее время», нужно эту запись сделать.
2. На последней странице трудовой книжки, имеющей запись, внизу пишется фраза «Копия верна» или просто «Верно», рядом указывается должность ответственного лица, его подпись с расшифровкой, дата заверения и ставится печать организации (при ее наличии).
3. Заверить данный документ может сотрудник отдела кадров. Но если отдел кадров отсутствует, тогда это могут сделать главный бухгалтер или непосредственно сам руководитель организации.
4. Снимаются ксерокопии всех страниц трудовой книжки, начиная с самой первой, где указаны фамилия, имя, отчество и другие данные работника. Последней должна быть страница, где указано место нынешней работы.

Важно!

Копия трудовой должна быть выдана сотруднику не позднее трех дней с момента поступления просьбы от него. Отдавать трудовую на руки сотруднику не следует, так как на весь этот период ответственность за сохранность бланка возлагается на руководство компании.

Правила ведения трудовых закрепляют, что этот бланк нельзя выдавать работающему на руки, если он не увольняется, а прочит его для каких-то личных целей.

Если после ее передачи работник ее потеряет или испортит, то его текущий работодатель по правилам обязан будет оформить ее полный дубликат. Из статьи вы узнаете: как правильно заверить документы по запросу организации, работника, используя печать « Верно»; какие реквизиты оформляем при заверении на документах «Верно», на что обращаем внимание при заверении подписи. Организации, как юридические лица представляют копии документов учредителю, в налоговую инспекцию, органам исполнительной власти, в фонд социального страхования и другие.

Любому гражданину в трудовой деятельности, в жизни необходимо иногда предоставлять копии документов: например

1. Трудовую книжку для получения льгот, для работы по совместительству, в банк для получения кредита, в Пенсионный фонд РФ для начисления пенсии, по месту требования.
2. Справки для подтверждения получения заработной платы; в организации, занимающиеся социальным обеспечением: субсидиями, социальными выплатами;

Чтобы удобно было оформлять большое количество документов, организация может изготовить соответствующий штамп с постоянной информацией «Верно». Необходимо помнить о том, если ксерокопия документа включает несколько листов, то все страницы нужно заверить и указать их количество.

Таким образом для внутреннего документооборота организации с 2023 года необходимо :

1. указывать дату заверения.
2. Ф.И.О., должность, подпись работника, заверившего документ;
3. указывать запись «Верно»;

Подпись работника, заверившего копию документа , удостоверяет печать организации.

С соответствии со ст 62 Трудового кодекса РФ заверить и выдать копию трудовой книжки работнику на руки необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения его просьбы.

С 01.07.2019 внизу копии или выписки из трудовой книжки для сторонней организации под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение оригинального документа.

Запись может выглядеть следующим образом:

«Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)»

.

Как правильно должно быть оформлено заверение? Нужно сделать копии всех страниц трудовой книжки, на которых имеются записи, которые должны иметь хорошее качество. Если образец заверенной копии трудовой книжки (2019) оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в определенном порядке.

Образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2023 году для сторонней организации:

1. нужно делать указание на то, где хранится оригинал (Например:Подлинник документа хранится в МБДОУ № 9, по адресу: Красноярск, у. Весны 13а, в деле № 03 за 2017 год. Роструд выпустил информацию о его применении на практике, в которой разъяснил, что если трудовые книжки хранятся не в номенклатурном деле, а в сейфе, то, по мнению экспертов Роструда, в формулировке достаточно указать только место хранения оригинала трудовой книжки без указания номера дела и года. )
2. указывается дата заверения;
3. указывается Ф.И.О., должность работника, ответственного за оформление копии документа;
4. на документе ставится отметка «Верно»;

Образец, как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2023 года смотрите ниже. Часто встречаются следующие ошибки:

• Не допускаются исправления при написании формулировок. Документ, оформленный неправильно, у работника просто не примут, так как он будет считаться недействительным. Если ошибка была допущена, нужно скопировать заново нужные страницы и заверить их должным образом.
• Печать организации захватывает текст или подпись работника, заверившего копию (при этом становится тяжело прочитать, что написано в копии) или не находится в месте, где должна стоять (поля, отмеченные МП). Оттиск печати должен быть расположен по правилам.

Руководители организаций несут персональную ответственность за правильное оформление документов и организацию делопроизводства. При неправильной организации делопроизводства им может грозить штраф, предусмотренный статьей 13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов, в том числе за несоблюдение нового ГОСТа.

Его размер составляет от 300 до 500 рублей для должностных лиц. Если информация оказалась полезной, оставляем комментарий, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо! В трудовой книжке отражается вся информация о месте работы человека, а также о его предыдущем стаже.

Поэтому такой документ достаточно часто требуется для предъявления в различных государственных и частных структурах. Однако храниться он должен у работодателя и выдача на руки оригинала может происходить только в исключительных случаях.

Во всех остальных ситуациях работодатель обязан выдать копию книжки, заверенную установленным образом.

Я предприниматель, и поэтому мне часто приходится выдавать подобные документы. Поэтому в этой статье я расскажу вам, как должна выглядеть заверенная копия в текущем году. Сейчас процесс удостоверения копии трудовой книги осуществляется по новым правилам.

Откорректированные нормы обрели силу еще летом 2018 года. Руководствоваться здесь следует положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016. В основном изменения коснулись отметок, подлежащих к проставлению в документе.

Особое значение имеет раздел 5, часть 5.26 указанного выше нормативного акта. Пункт содержит пояснения относительно того, как должна выглядеть удостоверяющая запись. Регламент указывает перечень бесплатных шрифтов, которые рекомендуется использовать при составлении документа, в частности:

• Calibri;
• Times New Roman;
• Verdana.
• Arial;

Предпочтительный размер шрифта установлен в диапазоне от 12 до 14.

Также допускается применять шрифты, схожие по начертанию с базовыми. Информация и данные, представленные в табличном виде могут иметь меньший размер шрифта, чем основной текст. Полужирный шрифт следует использовать для выделения:

1. Заголовка;
2. Реквизитов;
3. Данных адресата.

Чтобы текст на бумаге выглядел упорядоченно и красиво, необходимо придерживаться следующих правил:

1. Соблюдение полей:
2. Установить общий отступ для абзаца, равный 1,25;

• В случае, если документ на бумажном носителе должен храниться в архиве от 10 лет и более, то левое поле увеличивают до 30 мм.

  Такой порядок обусловлен необходимостью последующей прошивки, перепрошивки в связи с утратой бумаги первоначальных качеств;

• 20 мм – верхнее и нижнее;
• 20 мм – левое;
• 10 мм – правое;

1. Интервал устанавливается согласно следующим параметрам:

• Межбуквенный интервал – обычный;
• Реквизиты, приведенные на нескольких строчках – 1 интервал;
• Межстрочный интервал – от 1 до 1,5;
• Если документ содержит группу реквизитов, между каждым из них должен быть соблюден дополнительный интервал, отделяющий информацию.
• Единичный пробел между словами;
• Масштаб документа уменьшается с помощью 2 интервалов;

В отношении получателя обращения (адресата) при составлении документа действуют такие правила:

1. На бумаге реквизиты адресата должны располагаться либо под реквизитами отправителя, либо в верхнем углу листа;
2. При указании адресата может применяться разный падеж, в частности:

• К физическому лицу и ИП обращение составляется в дательном падеже (кому).

Например: Исполнительному директору ООО Роштрой Третьякову В.И.

• К адресату-компании обращаются в именительном падеже (кто).

Например: Министерство здравоохранения Российской Федерации;

• Документ, предназначенный для дочернего предприятия компании, филиала или подразделения должен составляться с применением именительного падежа к названию фирмы и дательного – к подразделению и должности уполномоченного специалиста.

Например: ООО Агрокомплекс Николаевский Начальнику упаковочного цеха Иванову С.В.

1. По новому ГОСТу введены изменения и в отношении инициалов адресата. Если ранее инициалы адресата проставлялись перед фамилией, то теперь – после фамилии.

Например: Прежняя редакция: И.Н. Николаевой; Нынешняя редакция: Николаевой И.Н.

Допускается использовать в обращении «г-же», «г-ну» (госпоже и господину соответственно). Согласно стандартам делопроизводства, в одном документе можно указывать не более 4 адресатов. В случае, если обращение ориентированно на больший круг лиц, то применяется одна из следующих альтернатив:

• Список адресатов составляется на отдельной бумаге и прилагается копия документа-обращения;
• Адресаты обезличены (без указания фамилий) и объединены лишь единой должностью. Например:

Руководителям Северо-Байкальского подразделения ООО Рошстрой.

Представленные в ГОСТе правила оформления документа для нескольких адресатов на практике применимы только в отношении обращений на бумажных носителях, поскольку электронные бланки:

1. Электронная переписка и виды документов не позволяют привести информацию об адресатах отдельным списком.
2. Без ущерба информативности может указываться количество адресатов, превышающее установленное регламентом – более 4;
3. Могут вообще не содержать реквизитов адресата;

Заголовок документа должен быть понятным и раскрывать суть обращения. Например: Приказ о сокращении испытательного срока Сидорову И.А.

В отношении заголовка действует следующий регламент:

1. Выравнивание – по центру или левому краю;
2. Небольшие документы (не более 5 строк) допускается составлять без заголовка (вне зависимости от формата).

Бумаги, обращения, базирующиеся на законодательно определенной норме или локальном акте компании в обязательном порядке должны содержать соответствующую отсылку с указанием полных реквизитов регулирующего документа, в том числе:

• Номер правового акта;
• Дата его принятия;
• Составитель.
• Наименование;

Приложения должны быть перечислены в тексте основного документа, а также пронумерованы с указанием итогового количества страниц. Следует проверить оригинал документа на предмет наличия всех листов, подписей сторон и печати компании, правильности внесенных в него сведений о нанимателе и сотруднике.

Затем с помощью ксерокса сделать копию всех страниц. Она должна быть хорошо читаемой, выполненной на одной стороне листа. Для сшивания необходимо подготовить:

1. нитки черного или белого цвета;
2. клей;
3. шило;
4. небольшой листок бумаги белого цвета;
5. иголку;
6. печать организации.

Важно знать!

Для проставления отметки о заверении разрешается использоваться штамп.