Как правильно заполнять приходно расходную книгу по учету трудовых книжек

Ведение приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек

» Работодатель (предприятие или частный предприниматель) всегда должен иметь определённое количество чистых трудовых книжек и вкладышей к ним. Чтобы контролировать финансовые затраты на покупку данных документов и вести их учёт, оформляется соответствующая приходно-расходная книга.

При её заполнении важно соблюсти все правила и требования, установленные законодательством РФ.

Для осуществления учёта трудовых книжек (иначе ТК), предоставляемых сотрудникам, а также вкладышей в данные документы необходимо завести и своевременно заполнять соответствующую приходно-расходную книгу – журнал, в который уполномоченным лицом вносятся регистрационные записи. С её помощью осуществляется контроль за расходами, связанными с приобретением новых бланков, а также операциями, связанными с поступлением и передачей данных документов. Ранее индивидуальные предприниматели не могли заполнять трудовые книжки сотрудников, однако данная обязанность появилась у них после внесения изменений в трудовое законодательство, согласно 309 статье ТК РФ.

Данный журнал является документом строгой отчётности и заполняется бухгалтерией (при её отсутствии – кадровиком). Там же он и хранится до момента, пока не понадобится руководству. Ответственность за сохранность книги, её заполнение и выдачу ложится на плечи определённого должностного лица, уполномоченного выполнять данные служебные функции по приказу начальства.

Частные предприниматели или организации, нанимающие сотрудников, должны сами закупать ТК и заводить соответствующий журнал для их учёта.

На практике встречаются случаи, когда сотрудник, трудоустраивающийся впервые, самостоятельно приобретает бланк книжки. Хотя руководитель способен принять такой документ, в дальнейшем у работника может возникнуть спор с ПФР по поводу его действительности.

Именно поэтому рекомендуется заводить ТК, приобретённую руководителем.

Процесс покупки чистых бланков регулируется 3 пунктом Постановления Правительства РФ № 255 от 16 апреля 2003 года. Руководитель заключает договор с изготовителем либо распространителем данной продукции на своевременную поставку нужных документов в определённом количестве.

Журнал учёта бланков ТК и соответствующих вкладышей к ним должен быть прошит, пронумерован, заверен руководством предприятия или частным предпринимателем, а также опломбирован. Прошивку документа осуществляет должностное лицо, уполномоченное вести учётный журнал по распоряжению начальства.

Скрепить листы книги может и специалист полиграфии, стоимость услуги зависит от расценок конкретного предприятия.

Предварительно журнал заключается в обложку из твёрдого материала, после чего прошивается жёсткими нитями с левой стороны.

При этом важно сохранить удобство эксплуатации документа.

Выделяют и другие требования к книжке:

1. перед началом использования первый лист журнала заполняется уполномоченным лицом;
2. сведения в документ вносятся исключительно лицом, назначенным руководителем;
3. ответственный за ведение книги сотрудник ежемесячно обязуется представлять отчёт начальству обо всех операциях, производимых с ТК и их вкладышами.
4. шнуровка подлежит опечатыванию;
5. нумерация должна быть представлена и цифрами, и прописью;
6. заменять или вырывать страницы из книги недопустимо;

Данная учётная книга обязательно должна быть заверена личной подписью руководителя предприятия или частного предпринимателя, а также иметь опломбировку и печать компании (при её наличии).

Бланк журнала должен заполняться с помощью ручки с чёрными или синими чернилами. Совершение опечаток или ошибок в тексте считается недопустимым.

Новые записи вносятся в документ при наличии оснований, то есть в момент поступления партии бланков или выдачи трудовой сотруднику. Как вернуть долг без расписки — . Что такое задолженность по ИД — .

Граждане, получившие на руки ТК или вкладыш в неё, должны расписаться в журнале учёта (это происходит под контролем ответственного за ведение документа лица). Даты выдачи либо получения ТК указываются в журнале арабскими цифрами. Приходно-расходная книга имеет 12 колонок, необходимых к заполнению:

1. в первом разделе указывается порядковый номер записей;
2. в колонках со второй по четвёртую – точная дата выдачи или получения бланков трудовых и вкладышей к ним;
3. в девятой колонке – совокупность финансовых затрат на приобретение данных документов;
4. в восьмой графе указывается та же информация о полученных вкладышах;
5. в седьмой колонке прописывают количество приобретённых ТК, а также их серию и номер;
6. в пятом разделе – ФИО гражданина или наименование предприятия, выдавшего либо принявшего данные документы;
7. в десятой и одиннадцатой графах прописывается число выданных ответственным лицом трудовых книжек и соответствующих вкладышей, их номера и серии;
8. в шестой колонке – документ, на основании которого принят или предоставлен лицу бланк (указывают наименование документа, его номер и дату оформления);
9. в последней колонке указывается сумма, которая должна быть предоставлена в связи с выдачей бланков.

Стоимость выдаваемых уполномоченным лицом на руки персоналу документов взимается с самих сотрудников.

При этом руководитель обязан оплачивать данную графу расходов только в трёх случаях – при указании в бланке ошибки по вине заполняющего, утрате документа или его повреждении, случившемся не по вине работника. Чтобы не совершить ошибку при заполнении документа, рекомендуем ознакомиться с . Исправление информации, внесённой в учётный журнал, допустимо лишь при указании письменных пояснений ответственного за ведение документа лица.

Некорректные сведения зачёркиваются тонкой линией, а в поле для примечаний делается запись о совершённой ошибке, заверяемая подписью уполномоченного сотрудника. Рядом ставится дата занесения поправки. Данные учётные журналы рекомендуется ранить в шкафу или сейфе, чтобы избежать их случайной порчи либо потери.

Ответственность за обращение с ТК и вкладышами к ним в первую очередь несёт руководитель, а внутри предприятия – бухгалтер или кадровик, назначенный начальством. Понравилась статья? Поделиться с друзьями: Когда бизнес находится на грани закрытия, работодатель может принять решение об оформлении простоя или «Президентские выходные» должны закончиться 30 апреля. На этот срок большинство организаций, учреждений и ИП Для предотвращения распространения Covid-19 был установлен режим самоизоляции.

Чтобы всё население России смогло его

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша

Сегодня рассмотрим тему: «приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша», постараемся выделить самое главное и, при необходимости алгоритм действий. При этом, вам доступны эксклюзивные комментарии нашего эксперта. Все вопросы вы можете задать в специальной форме после статьи.

Обращаем внимание, что перед заданием вопросов стоит внимательно прочитать статью, потому что большинство ответов там уже есть.Содержание

Обратите внимание: расписаться на обороте книги должен руководитель организации (ИП). Лицо, ответственное за ведение журнала, не имеет полномочий для проставления заверительной подписи.

Срок хранения приходно-расходной книги составляет 5 лет (подп. «г» ст. 695 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

В связи с этим целесообразно ежегодно заводить новый журнал.

Такой порядок позволит своевременно утилизировать документы с истекшим сроком хранения. Унифицированная форма представляет собой таблицу из 12 столбцов, которые заполняются следующим образом: Все виды официальных бумаг, используемых в делопроизводстве организации, являются подотчетными документами. Поэтому процесс закупки чистых бланков, использование их по назначению, должен отражаться в отчетной документации.

Это быстро и бесплатно ! Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей — это журнал для регистрационных записей о фактах получения организацией новых формуляров от производителей/ распространителей бланков, выдачи их гражданам. Для фиксации сведений о затратах организации на приобретение чистых формуляров трудовых книжек, расходах закупленных документов из-за выдачи экземпляров гражданам.

Журнал приобретают у распространителей, зарегистрированных как индивидуальные предприниматели и юридических лиц, имеющих отношение к работе Объединения госпредприятий и организаций «ГОЗНАК». Процедуру закупки формуляров проводят согласно п.

3 Постановления Правительства РФ от 16.04.03 № 225.

Книжка может быть признана пригодной, если она выполнена по имеющемуся стандарту, имеет необходимые степени защиты:

1. при поднесении к листам формуляра источника ультрафиолетового излучения, должна проявляться надпись «ТРУДОВАЯ КНИЖКА»,
2. соединение листов трудовой книжки и корочки невозможно подделать.
3. печатные знаки в формуляре выполнены с применением «ирисового печатания»;
4. при изготовлении бумаги для документа, были использовано специальное микроволокно,
5. на листах имеется водяной знак «ТК»,

Образец заполнения приходно-расходной книги по учету трудовых книжек:

Ответственного за своевременное внесение сведений в журнал и подачу отчетности о движении документов, определяет руководитель организации.

Чаще всего этой работой занимается бухгалтер организации.

Шнуровку журнала выполняет лицо, назначенное ответственным за внесение записей. Последовательность процедуры прошивки:

Алгоритм процедуры заверки учетной книги:

• Прошивают книгу.
• Опечатывают шнуровку.
• Выполняют нумерацию всех имеющихся в журнале страниц (сведения о количестве страниц должны быть изложены прописью и в виде цифр).
• Обязательно делают заверительную надпись (ее выполняет руководитель организации, подтверждающий свой росписью, что указанное количества страниц соответствует действительности).
• Перед введением в эксплуатацию Книги заполняют ее титульный лист.
• Вписывают цифровой код, имеющийся на производственной пломбе в отведенную для этого строку (без фиксации на бумаге номера из пломбы, даже журнал не будет считаться прошедшим опломбировку).

Правила: Ежемесячно лицо, ответственное за учет формуляров трудовых книжек и вкладных листов к ним, обязано документально отчитываться об:

1. суммах, полученных за выдачу оформленных документов гражданам.
2. количестве имеющихся незаполненных формуляров,
3. количестве выданных на руки,

Выдача формуляров проводится за счет предприятия, если:

1. документ был утерян, уничтожен вследствие чрезвычайных обстоятельств (производственной аварии, кражи документов из сейфа учреждения, пожара, стихийного бедствия).
2. имевшийся на хранении документ был утерян работниками организации, отвечавшими за сохранность данных бумаг;

Требования к заполнению:

• Новую запись проводят в день поступления/приема на учет формуляров и вкладышей к трудовым книжкам либо в момент выдачи документа лицу, нуждающемуся в нем.
• Бланки заполняют ручкой с пастой.
• Записи вносят поочередно, разборчиво, без помарок.
• Испорченный бланк трудовой (в процессе заполнения была допущена помарка либо ошибочно внесена недостоверная информация), подлежит обязательной утилизации.

Алгоритм внесения сведений:

• В специальной графе указывают порядковый номер записи.
• В отдельные колонки вписывают число, месяц, год выполнения учетных сведений.
• Вносят сведения о потраченной на приобретения формуляров сумме.
• В графе прихода указывают количество выданных трудовых книжек, число вкладышей к ним с обязательным указанием серии, номеров документов.
• В пятой колонке указывают данные о лице, выдавшем формуляры/получившем бланк (ФИО гражданина или наименование организации).
• В заключительную колонку вносят сведения о сумме средств, подлежащих к получению за выданные формуляры.
• В колонке прихода сначала указывают количество полученных трудовых книжек, их серию, номер, затем прописывают сведения о вкладышах.
• В шестой прописывают основание для выдачи, индикационный номер документа и дату его выдачи предъявителю.

Не путайте прошивку книги по учету бланков ТК с прошивкой книги учета движения ТК.

Это — разные вещи! О ведении книги учета движения трудовых мы подробно писали в этой статье. Отсутствие в организации Журнала учета документов, позволяющих определять рабочий стаж граждан, места работы и продолжительность деятельности, дает контролирующему органу право на штрафное административное наказание в виде штрафа:

1. от 500 до 5 тыс. рублей (для должностных лиц);
2. 30–50 тыс. рублей (для организации).

Любые исправления сведений без сопровождающих письменных пояснений от лица ответственного за Журнал, недопустимы.

Что является еще одним видом защиты от подделки документальных сведений. Уведомление о том, что в строке определенной графы исправлены сведения, фиксируют:

1. строкой ниже, но в той же графе, где была допущена неточность (неверные сведения не зачеркивают, лишь указывают прописью, что запись, имеющая номер такой-то, недостоверна). Далее указывают достоверные сведения.
2. в специальном поле для примечаний, если такое есть в таблице Журнала (ошибочную информацию зачеркивают одной аккуратной линией, а в примечании запись об ошибке удостоверяют личной росписью, ответственного за книгу учета, расшифровкой подписи, датой проведения процедуры);

Ведение приходно-расходной книги для выполнения учета закупаемых и выдаваемых новых формуляров трудовых книжек, некоторыми руководителями организаций игнорируется.

Однако в случае выявления факта отсутствия такого документа, равно как и уличение в нарушении регламента ее заполнения, наказывается административным взысканием.

Не нашли ответа на свой вопрос?

Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас: +7 (499) 288-16-54 (Москва)Это быстро и бесплатно ! Приходно-расходная книга, как правило, используется в качестве журнала учета бланков строгой отчетности. К этой категории относятся и бланки трудовых книжек и вкладышей в них, которые хранятся на предприятии и используются по мере надобности.

Приходно-расходные книги ведутся с целью учета бланков строгой отчетности.

К таким бланкам, в том числе, относятся документы, предназначенные для подтверждения хозяйственных и финансовых операций, а также те, которыми подтверждается страховой стаж гражданина. Отличительной особенностью таких бланков является не только печатная форма, но и наличие нумерации, присваиваемой еще на этапе изготовления документа в типографии. Обратите внимание! Учет бланков строгой отчетности должен вестись поштучно — с момента изготовления до того момента, когда бланк будет израсходован и выдан под отчет на руки.

В процессе административно-хозяйственной, организационной и производственной деятельности предприятие постоянно использует бланки строгой отчетности. Их перечень, порядок хранения, выдачи и использования должен быть установлен локальным нормативным актом. Этим же актом определяется и порядок ведения приходно-расходных книг учета бланков строгой отчетности.

При этом каждый вид таких бланков учитывается в отдельной приходно-расходной книге, это же касается бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Порядок учета и хранения бланков трудовых книжек, внесения записей в эти важные кадровые документы, регламентируется:

1. Инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, далее — Инструкция;
2. Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, далее — Правила.

Согласно положениям Правил и Инструкции порядок учета и хранения бланков трудовых книжек определен на уровне закона, который обязывает всех работодателей вести специальные книги по учету не только бланков, но и действующих книжек, которые работники сдают на ответственное хранение.

Согласно требованиям Правил, у работодателя всегда в наличии должно иметься некоторое количество бланков трудовых и вкладышей в них.

При отсутствии таких бланков работодатель рискует не произвести оформление трудовой книжки в установленные законом сроки.

Так, сотруднику впервые оформляющемуся на работу, книжка должна быть оформлена после того, как он проработает на предприятии более пяти дней.

Согласно Правилам, заполнена она должна быть в присутствии владельца в течение недели после того, как он был принят на работу. Что касается вкладышей, они заполняются после того, как в соответствующем разделе трудовой книжки не осталось свободного места.

Внести новую запись во вкладыш нужно на основании соответствующего приказа не позже, чем в течении недели с даты его издания.

Если сотрудник увольняется, запись об этом должна быть внесена в книжку в тот же день.

Чтобы установленные законом сроки внесения записей не были нарушены, приказом работодателя можно установить приказом определенный неснижаемый лимит по количеству пустых бланков, сроки его пополнения и, по мере его достижения, приобретать новые. Они по мере поступления должны быть внесены в приходно-расходную книгу трудовых книжек. Из этого следует, что приходно расходная книга учета бланков, в которой ведется учет наличия, поможет своевременно пополнить их запас и обеспечить соблюдение требований законодательства.

Обратите внимание! Лимит бланков трудовых книжек и вкладышей в них законом не установлен. Определить его работодатель вправе самостоятельно, учитывая при этом текучесть кадров, штатную численность, количество открытых вакансий, процент принимаемых на работу впервые а также сроки поставки бланков.

Лицу, ответственному за ведение приходно-расходной книги учета трудовых книжек, необходимо вменить в обязанность ежемесячно представлять в бухгалтерию отчет о том, сколько и каких бланков имеется в наличии, суммах, взысканных за выданные и оформленные бланки с подтверждающими документами — приходными ордерами.

В журнале учета двенадцать граф. Для каждой операции предусмотрена отдельная строка.

При внесении каждой записи в графе 1 указывается порядковый номер.

Нумерация в книге сквозная, начиная с «1». В графах 2-3 проставляется дата . Как и при заполнении трудовой книжки, используются только арабские цифры, формат даты: ДД, ММ, ГГГГ.

Если проводится операция постановки бланков на учет, в качестве даты указывается дата договора поставки, при операции расхода — дата подачи заявки.

Если бланк был испорчен, его списывают по акту и в этом случае в качестве даты указывается дата составления акта.

В графе 5 необходимо указать наименование компании-поставщика бланков или реквизиты получателя. В графу 6 вносится информация о документах, на основании которых бланки были приняты или израсходованы. В случае списания испорченного бланка в этой графе указывается наименование и реквизиты соответствующего акта.

Операции по приходу отражаются в графах 7-9. При этом количество бланков указывается с перечислением серии и номера каждого из них. Сведения по расходным операциям отражаются в графах 10-12.

Сразу после того, как были получены от поставщика заказанные бланки трудовых книжек и вкладышей в них, производится их регистрация в приходно-расходной книге. В ней отражается информация о всех операциях с бланками, как о тех, что связаны с их приобретением, так и о тех, которые связаны с расходованием. При регистрации обязательно указывается серия номер каждого бланка.

Поскольку работодатель закупает бланки за свой счет, впоследствии сотрудник, на чье имя они будут оформлены, обязан будет возместить их стоимость. Сведения о стоимости бланков также вносятся в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой. Приходно-расходная книга образец заполнения представлен ниже.

Форма приходно-расходной книги учета бланков является унифицированной, это приложение №2 к Инструкции.

• титульного листа;
• сведений о поступлении и расходовании бланков трудовых книжек и вкладышей в них.
• списка лиц, ответственных за ведение книги;

В журнале, который изготовлен типографским способом также можно найти пример того, как заполняется приходно расходная книга, скачать ее в электронном виде вы можете бесплатно по этой ссылке. Поскольку в этой книге ведется регистрация и учет бланков строгой отчетности, к ее оформлению предъявляются повышенные требования.

Этот документ может вестись как в бумажном, так и в электронном виде. В том случае, когда выбран цифровой формат, сведения, отражаемые в приходно-расходной книге, должны заверяться квалифицированной электронной подписью лица, ответственного за ее ведение.

Если приходно-расходная книга учета бланков ведется в стандартном, бумажном виде, ее листы необходимо пронумеровать и прошнурвать. Для прошивки используется шпагат или прочная толстая нить, концы которой завязанные узлом, выводятся на задний разворот журнала и опломбируются для подтверждения целостности сведений об учете бланков. В качестве пломбы используется наклеиваемый поверх концов нити квадрат бумаги, на котором указываются сведения о количестве страниц в книге.

Бумажная пломба заверяется подписью ответственного лица и печатью предприятия, используемой для документов.

Образец оформления бумажной пломбы приходно-расходной книги по трудовым книжкам представлен ниже.

Приходно-расходная книга трудовых книжек является учетной формой и, в соответствии с Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 срок ее хранения равен пяти годам. Поэтому целесообразно ежегодно открывать новую приходно-расходную книгу и начинать ее ведения с записи с порядковым номером 1. Такой порядок позволит своевременно утилизировать те журналы, срок хранения которых уже истек.

А та приходно-расходная книга учета бланков, которая велась в прошедшем году, должна быть закрыта в первые рабочие дни нового года. Чтобы обеспечить неизменяемость и сохранность сведений в приходно-расходной книге, в нее нужно внести итоговую запись.

В ее тексте нужно указать общее количество внесенных в журнал записей и заверить его подписью ответственного лица.

Закон требует, чтобы руководство компаний и учреждений (включая ИП) обеспечивало учет документации, содержащей записи о персональном трудоустройстве граждан – а именно трудовых книжек и резервных бланков.

Для этого необходимо осуществлять заполнение приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки (ПРК) ради надлежащего оформления всех данных о расходе/получении вышеуказанных документов. Иногда администрация не обращает внимания на тщательное ведение ПРК или даже закрывает глаза на отсутствие этой книги вообще. Но такое отношение может привести к весьма неблагоприятным последствиям для руководства компании не только в результате проверки со стороны инспекторов государственных органов, но и в случае судебного разбирательства по иску, поданному сотрудником.

Если в компании нет данного журнала или проверка выявит факты неправильного его ведения, то руководство организации несет ответственность, и организация как юридическое лицо должна оплатить штраф в размере от 30000 до 50000 рублей, а ответственный сотрудник – от 500 до 5000 рублей. При внесении в ПРК соответствующих записей каждый документ получает свой номер, включаемый в систему поиска документации, установленную в данной компании.

Важно понимать, что приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек оформляется только для регистрации выдачи/приобретения этих документов.

Для записи уже оформленных ТК существует отдельная книга учета движения трудовых книжек и вкладышей. Эти две книги ведутся совершенно отдельно, их нельзя путать.

Приходно-расходная книга должна являться рабочим документом бухгалтерии, и именно сотрудники бухгалтерии обязаны вносить всю необходимую информацию в упомянутую книгу. Записи должны оформляться немедленно после того, как бланки получены от производителя («>ГОЗНАК»> Министерства финансов) или официально уполномоченного дистрибьютора. При этом надо указать положенные данные о затраченных/приобретенных средствах и действиях по расходованию/приобретению упомянутых документов, а также записать реквизиты бланков трудовых книжек.

в нее обязана удовлетворять следующим требованиям:

1. предварительная (до внесения первой записи) нумерация страниц>
2. подтверждающая надпись, в которой указано количество страниц ПРК прописью и цифрами, и поставлена подпись первого руководителя (замена на подпись главного бухгалтера или заведующего кадровым департаментом является нарушением правил).
3. твердая обложка, так как журнал используется практически ежедневно, а потом должен находиться в архиве в течение довольно долгого времени>
4. надо прошнуровать книгу и опломбировать с помощью номерной (или контрольной) индикаторной пломбы (специальной наклейки из одноразового пломбировочного материала)>

Существуют определенные правила заполнения приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки. Прежде чем начинать работу с книгой, надо заполнить титульный лист и подтверждающую надпись, записав также номер контрольной пломбы.

Название компании следует отметить так, как это написано в уставе.

Вторая страница предназначена для внесения данных о сотруднике, отвечающем за ведение книги (необходимо зарегистрировать реквизиты приказа о назначении) и его должность. Обычно данный журнал ведет бухгалтер.

Здесь же надо указать период ведения книги. На странице 3 напечатано 12 колонок, куда следует занести свою информацию, чтобы заполнить приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек: В некоторых случаях администрация отказывается брать с сотрудников деньги за расход вкладышей трудовых и бланков. Правила не включают упоминания о таком характере работы с документацией, но в принципе это не противоречит принятым регламентам, и эти условия можно предусмотреть во внутренних документах компании.

Одна из распространенных ошибок – это отсутствие правильной информации в 6 графе – то есть отсутствие записи о реквизитах соглашения о покупке вкладышей и бланков, или запись, свидетельствующая о том, что бланк получен от сотрудника. Это особенно важно, если сотрудник получает трудовую книжку впервые. Например, работник сам где-то приобрел бланк, а кадровый департамент, не зная, как заполнить приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, согласился использовать этот документ для регистрации первой ТК.

Возможен и такой вариант, когда сотрудник впервые оформляется в какую-либо компанию по трудовому контракту, и трудовая книжка выдается ему впервые. Но до этого он работал руководителем ИП и закупал бланки для своего персонала у зарегистрированного распространителя.

И теперь он приносит и просит использовать «официальный» бланк/вкладыш (возможно, чтобы не платить за получение). Это противоречит правилам, потому что работодатель должен применять только те бланки и вкладыши, которые компания закупила на основании условий договора, соответствующим образом подписанного с изготовителем или уполномоченным распространителем. Такие строгие ограничения связаны с тем, что бланки этих документов должны обладать необходимой степенью защиты.

Она и гарантируется официальным подтверждением того, что эти документы получены непосредственно от производителя (или доставлены сотрудниками специализированных учреждений). Поэтому работодатель не имеет никакого права принимать от сотрудника и оформлять бланк трудовой, независимо от путей его появления.

Тем более недопустимо, если работники отдела кадров сами говорят вновь принимаемому работнику приобрести «где-нибудь» бланк или вкладыш трудовой.

На бланках трудовых книжек, продающихся в киосках, лавках и переходах, зачастую нет даже водяных знаков. Известно множество случаев, когда Пенсионный фонд признавал такой документ недействительным, и выходящим на пенсию людям приходилось собирать десятки справок, чтобы подтвердить свой стаж. Другая ошибка происходит, когда администрация поручает ведение приходно-расходной книги различным сотрудникам кадрового департамента.

Выше упоминался тот факт, что в любой компании необходимо заполнять две книги учета – это приходно-расходная книга и Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Записи в первой книге должен делать финансовый отдел, а вторую книгу заполняет отдел кадров. Еще одна частая ошибка происходит в тех ситуациях, когда ПРК вообще отсутствовала, и руководство принимает решение срочно завести данную книгу задним числом (в преддверии проверки или судебного слушания). В такой ситуации надо представить руководителю рапорт или докладную записку о том, что такая книга отсутствует и необходимо ее купить и зарегистрировать на день выявления данного факта.

Формат: 210 х 288 (вертикальный) 64 страницы, пронумерованы Прошнурована, опломбирована Обложка: золотистый картон Съемная обложка из прозрачного ПВХ Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки (утверждена Постановлением Министерства Труда и Соц.

развития № 69 от 10.10.2003 г.) – это книга, в которой регистрируются (учитываются) сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

1. «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225)
2. Пример заявки на получение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
3. Пример оформления приказа «О назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек»
4. Пример акта на списание испорченных бланков трудовой книжки
5. Пример отчета «О наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее»
6. Инструкция по ведению «Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее»

Отсутствие или неправильное оформление “Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки” является серьезным нарушением, за которое предусмотрена административная ответственность (ст.

5.27 КоАП РФ). Штраф , наложенный на должностное лицо организации, может составить от 500 до 5000 руб., а на организацию – от 30 000 до 50 000 руб . Порядок обеспечения работодателя бланками трудовой книжки и вкладыша в нее разработан в соответствии с п.

3 Постановления Правительства РФ от 16.04.03 № 225. Бланки трудовых книжек изготавливает Объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков – Объединение “ГОЗНАК” Минфина РФ (п. 2 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного Приказом Минфина РФ от 22.12.03 № 117н).

Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее, отвечающими требованиям, установленным ГОЗНАКом, может осуществляться юридическими лицами и ИП (распространителями). Пунктом 44 Правил № 225 установлена обязанность работодателя постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Работодатель приобретает бланки трудовых книжек и вкладыши в них за плату на основании договора с уполномоченным лицом (п. 46 Правил № 225). При выдаче работнику трудовой книжки и вкладыша в нее взимается плата в размере расходов на их приобретение (п.

47 Правил № 225). Это не относится к случаям:

1. массовой утраты трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) (п. 34 Правил № 225).
2. неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также их порчи не по вине работника (п. 48 Правил № 225);

В данных ситуациях стоимость испорченного бланка оплачивает работодатель. Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано сообщать в бухгалтерию работодателя по окончании каждого месяца о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них (п. 42 Правил № 225). Если при заполнении бланка трудовой книжки или вкладыша в нее он был испорчен, то такой бланк подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта, в который можно вклеить вырезанные серию и номер из испорченного бланка в подтверждение уничтожения.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки должна отвечать определенным требованиям:

1. книга должна быть прошнурованаи опломбирована(пункт 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
2. книга желательно должны иметь плотную обложку, т. к. она находится в работе несколько лет, а потом долго хранится в архиве;
3. книга должна иметь заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количества пронумерованных прошнурованных в ней страниц (в соответствии с п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек заверяется данная книга подписью руководителя организации, а не работника кадровой службы или другого уполномоченного лица).
4. все страницы книги должны быть заранее, до начала ее заполнения, пронумерованы;

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек опломбирована номерной индикаторной пломбой.

Перед началом работы с Книгой необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку (без этого Книга не считается опломбированной). Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике Автор статьи: Артем ГуреевДобрый день.

Меня зовут Артем, уже более 10 лет занимаюсь финансовым консультированием, являюсь профессионалом в своей области и хочу помочь всем посетителям сайта решать разнообразные задачи. Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны с целью донести в доступном виде всю нужную информацию. Перед применением описанного на сайте всегда необходима консультация с профессионалами.

✔ ✉ Оцените статью: Оценка 3.7 проголосовавших: 35 ПОДЕЛИТЬСЯ

Ведение приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки

Вы здесь Опубликовано 2014-06-22 12:50 пользователем OP Любая фирма обязана располагать резервом бланков и вкладышей к трудовым книжкам. Их следует учитывать по определенным правилам.

Руководители фирм и компаний (включая индивидуальных предпринимателей) должны обеспечивать законодательно установленный учет документов о трудоустройстве и назначить соответственных сотрудников, которые отвечают за ведение приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки (ПРК). Книга дает возможность учитывать и оприходовать поставку бланков от производителя или дистрибьюторов и расход (выдачу) по заявкам ответственных работников по мере необходимости.

В процессе современного делопроизводства необходимо вести много различных журналов и книг регистрации документов, которые в своем большинстве не имеют какой-либо четко установленной формы. Но регистрация трудовых была и остается строго регламентированной ввиду важности этих документов для оформления льгот, пенсий и других выплат.

В нормативных документах приводится единая форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, состоящая из 12 колонок (граф), которые более подробно рассматриваются ниже. Общие требования к оформлению такой книги не отличаются от требований к подобным документам особой важности (нумерация, шнуровка, пломба, заверение).

Так, в постановлении зафиксированы правила ведения приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки, и они содержат следующие предписания:

1. поставить печать отдела кадров или компании и сделать подтверждающую надпись, где надо записать число страниц (прописью, то есть словами и цифрами) и поставить подпись первого руководителя (подпись главного бухгалтера или заведующего кадровым департаментом будет считаться нарушением).
2. опечатать с помощью номерной (или контрольной) индикаторной пломбы (специальной пластиковой наклейки, изготовленной из одноразового пломбировочного материала, который немедленно демонстрирует факт вскрытия)}
3. заключить книгу в обложку, выполненную из твердого материала, и прошить суровыми нитками}
4. сделать предварительную нумерацию страниц}

Часто между кадровиками и финансистами возникает спор – кто ведет приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек? Здесь ответ вполне определенный: ПРК ведут в финансовом отделе (бухгалтерии), и именно сотрудники бухгалтерии обязаны вносить всю необходимую информацию в упомянутую книгу. Записи нужно оформлять сразу после доставки бланков от производителя («Гознак» МФ) или официального дистрибьютора.

Разработаны подробные правила о том, как правильно вести приходно-расходную книгу по учету трудовых книжек.

На открывающем листе надо заполнить все данные и сделать подтверждающую надпись, записав также номер контрольной пломбы.

Следует обратить внимание, чтобы название фирмы было написано именно так, как в уставе.

На второй странице надо вписать информацию о сотруднике, отвечающем за ведение книги.

В том числе должны быть указаны реквизиты приказа о назначении и его должность. При заполнении основных 12 колонок надо учитывать следующие замечания:

1. потеря или повреждение из-за форс-мажорных обстоятельств (стихийные бедствия, технологические сбои, аварии, войны, социальные противостояния и конфликты).
2. Записывая наименование организации, где были закуплены бланки трудовых книжек и вкладышей, или сотрудника (отдела), которому они выданы (графа 5), следует помнить, что работодатель обязан производить закупки указанных документов у Объединения Гознак МФ или официальных распространителей.Договор (заявка) в графе 6 означает, что фирма в целом получает бланки трудовых книжек и вкладышей от производителя или распространителя в соответствии с официально оформленным договором, а кадровики получают бланки трудовых книжек из финансового отдела или бухгалтерии по заявке.
3. неправильное оформление документа}
4. Заполняя графу 9, мы должны помнить, что положения о том, как правильно вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки, содержит требование о точном указании затрат на закупку упомянутых документов по договору, официально подписанному с производителем либо дистрибьютором данной полиграфической продукции.
5. не зависящее от сотрудника повреждение трудовой книжки (потертость, загрязнение, износ и другое)}
6. Даты получения/выдачи (графы 2-3-4) необходимо писать арабскими, а не римскими цифрами.
7. Сумма покупки бланков вкладышей и книжек в графе 12 означает сумму, которую берут у сотрудников за документы. Эта сумма обусловлена объемом средств, затраченных на их закупку. Работодатель сам оплачивает новые вкладыши и бланки в обязательном порядке в указанных ниже случаях:

Во многих компаниях руководство не взимает с работников деньги за расход вкладышей и бланков, так как считает это небольшими расходами (в пределах 200 рублей).

Такие условия можно включить во внутренний регламент фирмы. Сумму покупки документов надо указывать отдельно по каждой операции, а не за день или месяц или год.

Бывают случаи, когда администрация не уделяет должного внимания ведению данной книги.

В некоторых фирмах этого документа нет вообще, и руководители спохватываются только накануне проверки из государственных органов или судебного разбирательства, так как отсутствие приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей карается штрафом до 50000 рублей с организации или 5000 рублей с ответственного работника (5.27 КоАП РФ). Если бланки книжек и вкладышей уничтожены, украдены, сокрыты или повреждены по вине нанимателя, а в книге это не отражено, или книга отсутствует, то штраф составляет 200000 рублей (325 УК РФ).

В такой ситуации руководство компании решает оформить книгу задним числом, но это может привести к неблагоприятным последствиям. Полагается составить рапорт или докладную записку на имя первого руководителя о том, что такая книга отсутствует и необходимо ее купить и зарегистрировать на день выявления данного факта. Другая ошибка – это отсутствие реквизитов соглашения на покупку вкладышей и бланков в графе 6, или появление в этой колонке записи, повествующей о том, что бланк получен от сотрудника.

Это имеет особое значение, когда сотрудник получает впервые. Возможно, что работник сам купил бланк на рынке, а кадровик применил его для оформления первой трудовой.

Бывает, что до приема на работу по трудовому контракту сотрудник руководил каким-нибудь индивидуальным предприятием и покупал бланки трудовых у официального дистрибьютора Гознака. Он может принести в канцелярию вполне «официальный» бланк.

В этом случае работодатель нарушает закон, потому что он обязан применять только бланки, купленные на основании условий договора, соответствующим образом подписанного с производителем (Гознак) или уполномоченным распространителем. Это обусловлено тем, что все бланки должны обладать необходимой степенью защиты, которая гарантируется непосредственной доставкой от производителя или через специализированные службы.

Таким образом, работодателю запрещено принимать от работника и регистрировать бланк трудовой книжки, независимо от путей его получения.

Абсолютно неприемлемо, когда кадровики сами направляют работника на приватное приобретение упомянутых документов, которые продаются на рынке без необходимых степеней защиты и даже без водяных знаков.

Очень часто Пенсионный фонд считает такие бланки лишенными юридической силы, и работникам приходится собирать множество справок для начисления пенсии на основании реального стажа.

Еще одна ошибка – это назначение кадровиков ответственными за выполнение обязанностей по ведению приходно-расходных книг.

Дело в том, что в любой фирме или компании требуется заполнять две книги учета – это приходно-расходная и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.