Как написать правильно ответное письмо заказчику

Как писать деловые письма (с примерами и образцами)

Чтобы переписка с клиентами или партнерами имела юридическую силу, ее важно правильно оформить. В статье вы узнаете, как написать деловое письмо, чтобы оно могло защитить ваши интересы.

Эти навыки необходимы всем, особенно фрилансерам.

Это письменное обращение к потенциальному или реальному деловому партнеру или в официальные инстанции. Его цель – побуждение адресата к действию (приобрести продукцию, выполнить условия, дать разъяснения, обращаться по новому адресу, выслать документы).

Появление электронной почты привело к тому, что вся деловая корреспонденция разделились на группы: Бумажная Должна содержать ряд обязательных реквизитов, чтобы иметь юридическую силу.

Электронная по форме бумажных Оформляется в офисных форматах (doc, docx, rtf, pdf) и содержит реквизиты. Прикрепляется в виде вложений. Электронная Непосредственное обращение в форме электронного сообщения.

Важно знать, как правильно писать деловые письма.

От того, насколько грамотно все оформить, зависит вероятность и скорость совершения адресатом ожидаемых действий. Стиль и содержание переписки определяют успешность сотрудничества с партнерами и официальными инстанциями.

Деловое письмо не стоит путать с неформальной перепиской между коллегами и партнерами. Разница между ними заключается в позициях сторон:

1. Неформальные разговоры, даже в электронном виде, «к делу не пришьешь». Поэтому многие специалисты рекомендуют (а в некоторых организациях руководители напрямую требуют) в обязательном порядке фиксировать все достигнутые договоренности в форме деловой переписки, даже если разногласий не предвидится.
2. Деловое письмо – это обращение от имени организации или специалиста. Стиль и форма подразумевают его дальнейшее использование в статусе документа. При разногласиях или развитии партнерства оно будет подтверждать информацию (факт обращения, дату, условия и т.д.).

Форма и стиль делового письма должны побуждать адресата «дать делу ход»: изучить информацию, передать ее дальше, придерживаться договоренностей.

Переписка между «дизайнером Марией» и «заказчиком Леной» в мессенджере в стиле «ок, делаю» – ни к чему не обязывающие слова.

Электронное письмо: «ТЗ получено.

Срок исполнения – 14 декабря включительно. Исполнитель – дизайнер Космакова Мария» – это то, на что можно ссылаться!

Доверие к деловому партнеру, настрой на сотрудничество второй вариант обеспечит с большей вероятностью.

Умение общаться, в том числе письменно – настолько важно, что сейчас в интернете есть специальные курсы на эту тему. Например, в университете Нетология , в том числе – правилам деловой переписки, коммуникаций по телефону, личному общению, управлению эмоциями и многому другому.

Курс можно пройти за счет работодателя, что делают примерно 40% студентов.

Если вы работаете с иностранными клиентами, то вас может заинтересовать курс по .

Он проводится в университете Skillbox.

Для его прохождения требуется уровень знания английского не ниже Intermediate (В2).

• Извещение. Предупреждение об изменении обстоятельств (смена реквизитов, адреса, графика и т.п.).
• Письмо – фиксация важной информации. Все устные и неформальные договоренности имеет смысл закреплять письменно.
• Отзыв. Такой документ может содержать позитивную или негативную информацию об опыте сотрудничества, работе конкретных специалистов, благодарности, поздравления.
• Письмо – обратная связь. В этом случае необходимым элементом является указание на входящий документ или вопрос.
• Информационное. Материалы, отправляемые в рамках сотрудничества (например, пересылает заказчику или специалист коммерческого отдела – образец договора).
• Подтверждение о получении документов и писем. Это не только «хороший тон» делового общения, но и демонстрация взятых обязательств. Используя подтверждение, специалист может сократить количество «ненужных» звонков и обращений.
• Рекламация (претензия). Содержит указание на нарушение условий договора (или договоренностей), недопустимые действия. Для этой формы необходимы ссылки на пункты договора или , конкретизация требований и описание негативных последствий при их неисполнении (пени, штрафы, обращение в суд, разрыв сотрудничества и т.д.).
• Сопроводительное письмо. Может быть как формальным подтверждением (например, опись вложений для подтверждения получения документов), так и разъяснением причины отправки документа (например, отправляя резюме, соискатель объясняет – чем его привлекла вакансия и почему он считает себя подходящим кандидатом).
• Просьба. Невозможно исключить случаи потери документов, переноса встреч, недопонимания, возникновения дополнительных условий. Письмо-просьба позволяет своевременно решить возникающие вопросы.
• . Синтез рекламы и предложения о сотрудничестве.
• Приглашение. Содержит описание мероприятия и условия участия.
• Гарантийное. Подтверждает обязательства и содержит просьбу об ускорении действий (например, отгрузить товар с пост-оплатой).
• Оферта. Документ, подтверждающий готовность сотрудничать на основании ряда существенных условий. Может быть отправлена в ходе участия в конкурсе, предварительного согласования договора, отбора предложений.
• Требование. Запрос разъяснений, информации, сведений. Оформляется как просьба («Просим разъяснить…, выслать… и т.д).

Общие правила, которым нужно следовать:

• Эмоциональные высказывания недопустимы.

  Даже государственным служащим (обязанным отвечать на все письма, вне зависимости от адекватности) разрешено игнорировать послания с оскорблениями.

• Ошибки в орфографии и пунктуации наносят урон деловому имиджу.
• Предпочтителен слегка «бюрократизированный» тон от «третьего лица»: «Просим рассмотреть…», «Эксперт предлагает консультацию…» и т.д. Большую степень неформальности позволяют в и приглашениях, так как в них используются инструменты маркетинга.

  Но варианты, подобные «Здравствуйте, меня зовут Мария, и я …» считаются дурным тоном.

• Краткость (минимум прилагательных, вводных слов, рассуждений).
• Упоминание документов и договоренностей должно быть конкретизировано: Договор № 5 от 24.12.2000 г., Письмо от 19.08.2023 г., Договоренности на встрече 19 сентября.
• Однозначность трактовок: лучше написать не «в рабочее время», а «с 10 до 18 в будни».

• Для каждой мысли – отдельный абзац. Например, в первом – указание на нарушенный пункт договора, во втором – требование, в третьем – описание последствий.

Особенности оформления официальных писем:

1. В официальной переписке заголовок должен соответствовать типу письма: Претензия, Требование, Гарантийное письмо, Приглашение и т.д.
   В ряде случаев (информация, просьба, подтверждение) можно обойтись без заголовка. В электронных сообщениях роль заголовка играет поле «Тема».

2. Должны содержать реквизиты организации.
   Обычно для этого разрабатывают официальный бланк с «шапкой»: наименование, ИНН, ОГРН или ОГРИП, адрес, реквизиты, возможно – логотип или эмблема.
3. В электронном письме (непосредственно в поле мессенджера) хорошим тоном делового общения считается личное приветствие.
   Так как формализованные обращения («господин», «товарищ») в России вышли из употребления, то общепринятым считается формула приветствия с именем: «Здравствуйте, Святослав Федорович». Использование имени или имени с отчеством зависит от того, как подписывает свои письма адресат, как он сам представляется или от официальной информации о нем на сайте компании.

   Использование имени или имени с отчеством зависит от того, как подписывает свои письма адресат, как он сам представляется или от официальной информации о нем на сайте компании.

4. Адресат указывается справа вверху: название организации и должности (или хотя бы подразделения). При возможности стоит написать ФИО.

   Требования, запросы, претензии, оферты адресуются строго первому лицу компании.

Структура деловых писем: с чего начать и как закончить сообщение?

1. Закончить письмо имеет смысл «мостиком» к развитию общения или предупреждением о дальнейших действиях:
   • готовы предоставить информацию;
   • до встречи/связи;
   • оставляем за собой право обжаловать ваши действия в суде и т.д.
2. Далее нужно написать побуждение к действию. Обычно оно выражается формулой «Просим/прошу».

   Она является традиционной. Но в современной переписке можно заменить более подходящими к случаю глаголами: требуем, выражаем недовольство, подтверждаем, предлагаем, уведомляем и т.д.

3. готовы предоставить информацию;
4. до встречи/связи;
5. В большинстве случаев деловые письма начинаются с описания ситуации («Отсутствуют документы…», «Получен запрос…», «Благодарим за …», «Поставляем …», «Опыт экспертизы и сертификации…»).
6. оставляем за собой право обжаловать ваши действия в суде и т.д.

При наличии прикрепленных к письму файлов необходимо в тексте указать на это и перечислить документы.

В официальной переписке они указываются как приложения с номерами и названиями. Официальное письмо подписывается справа ниже текста содержания с наименованием организации и должностью (либо «статусом», если услуги предлагаются или в формате – «эксперт», «специалист по …»). Официальные письма организации или ИП должны содержать реальную подпись или факсимиле.

Информационные можно не заверять печатью, остальные – необходимо. В электронных деловых письмах лучше подписываться не инициалами, а полным именем (отчество – по желанию). Правила деловой переписки подразумевают, что под подписью отправитель указывает все свои возможные контакты – телефон, мессенджер, электронный адрес.

Представим, что вам нужно составить просьбу о предоставлении доступа в офис в нерабочее время. Ниже находится образец, как можно написать деловое письмо в этом случае: Директору ООО «Снаб»Иванову О.Б.

В ответ на ваше письмо от 01.03.2020 г.

об ограничении доступа в здание, сообщаем следующее:

• В остальные дни в офисе работа производиться не будет.
• 29 марта 2020 г. необходим доступ в офис 16 арендатора Левчук Анны Петровны.

При необходимости готовы предоставить пропуск. С уважением, Левчук А.П. Индивидуальный предпринимательЛевчук Анна Пример делового письма с просьбой вернуть средства, оплаченные по счету.

Обратите внимание, как закончено сообщение – указаны реквизиты, на которые требуется вернуть деньги.

В бухгалтериюООО «Васко» Бухгалтером ООО «Рассвет» 01 августа 2020 г. был ошибочно оплачен Счет №1234 от 20.08.2020. Прошу вернуть денежные средства в сумме 3 737,00 рублей (Три тысячи семьсот тридцать семь рублей 00 копеек) на счет ООО «Рассвет».Реквизиты счета:Р/с: 4080ххххххххххФилиал «Точка» ПАО Банк «Финансовая корпорация Открытие»г.

Москвак/сч 3010ххххххххххБИК: 044ххххххПри необходимости готовы предоставить дополнительную информацию.

Главный бухгалтер ООО «Рассвет»______________Иванова Если данный навык нужен вам на серьезном уровне, есть специальные курсы. На них обучают ведению деловых переговоров, в том числе – коммуникациям в письменном виде.

Ниже находятся примеры таких программ. Онлайн-курс в университете Нетология. Рассказывают, как вести переговоры от момента первой встречи до заключения договора.

В том числе обучают навыкам деловой переписки.

Курс можно пройти за счет работодателя.

Курс в Skillbox. Вы узнаете про особенности коммуникаций с иностранными клиентами.

Научитесь договариваться о встречах, описывать проекты и задачи, презентовать услуги и товары компании, обсуждать финансовые вопросы и многое другое. Для прохождения курса необходимо знать язык на уровне Intermediate (В2) или выше.

С деловыми письмами в организации и различные инстанции может обращаться как физическое лицо, так и сотрудники компаний.

Важен «статус» подписи: , , , граждане действуют от собственного лица.

1. Письмо от имени организации, адресованное первому лицу, либо оферту подписывает руководитель компании.
2. Если составил документ и будет работать по нему другой человек, то ниже слева он указывается как исполнитель.
3. Сотрудник организации может отправить письмо от собственного имени, если обращение не является офертой, но тогда он подписывается с указанием должности.

Правила деловой этики требуют ответа на письма не позднее трех рабочих дней. Коммерческие предложения, приглашения, извещения не подразумевают обязательной обратной связи. У государственных организаций могут быть другие установленные сроки реагирования на поступающую корреспонденцию.

Требования, претензии, отказы и просьбы сопровождают извинениями.

Даже если компания не видит за собой недоработок – сохранение репутации и шанс на дальнейшее сотрудничество этого требуют.

• Электронная переписка между организациями ведется с корпоративного адреса фирмы или сотрудника. В ряде российских компаний действуют запреты на рассмотрение сообщений, поступающих с «неофициальных» адресов.
• Формируя ответ, полезно убедиться, что в нем сохранена история переписки. Рекомендуется избегать автоматического обозначения ответа в теме (Re:…). Лучше отобразить содержание (например, «Ответ по срокам выполнения проекта офиса»). У адресата могут быть сотни сообщений. Найти нужную информацию среди всех «Re:…» — затруднительно.
• Если сообщение носит официальный характер, то важно настроить подтверждение получения его адресатом.
• Отправлять письмо с незаполненным полем «Тема» – глубочайшее нарушение деловой этики.
• Фрилансеру или самозанятому также стоит придать электронному адресу «деловой» вид.

Мы рассказали, как писать деловые письма, показали примеры и образцы их оформления.

Следуя данным правилам, вы сможете составлять любую деловую корреспонденцию в соответствии с принятыми стандартами.

Автор: (KadrofID: 79032) Добавлено: 14.04.2023 в 19:45 Согласен с Рекомендуем

Большинство фрилансеров боятся трудных клиентов. При малейшей возможности отказываются от их проектов, бросая дело на полпути.

Я же сделал работу .

Не все, кто вам пишет – являются клиентами.

Отправить заявку может конкурент, перекупщик, коллега и даже студент, который готовит реферат на тему .

Что такое письмо-ответ и как правильно его составить?

В деловой переписке каждый документ имеет свое значение и может, так или иначе, повлиять на отношение между партнерами. Среди огромного количества самых разных видов таких документов особое место занимает письмо-ответ.

Поэтому на каждом предприятии обязательно ведется Она является общепринятым средством обмена информацией в результате служебных контактов между различными организациями и предприятиями.

Все деловые письма делятся на две категории:

• Те, на которые не нужна такая реакция.
• Те, что требуют обязательного ответа.

Письмо-ответ относится ко второй категории.

Оно является одним из коммерческих видов документов наряду с письмом-запросом, информацией, предупреждением, предложением, напоминанием или презентацией. Такие бумаги обычно используются в момент заключения и дальнейшего сопровождения различных договоров и иных соглашений между сторонами.

Письмо-ответ, в отличие от остальных, ни о чем не спрашивает и ничего не предлагает. Оно лишь содержит в себе сведения, которые были запрошены ранее другой стороной. Письмо-ответ составляется в разных случаях.

Это может быть реакция на конкретную жалобу, претензию или просьбу.

Причем она может быть как положительной, так и отрицательной.

Во втором случае документ будет представлять уже своего рода письмо-отказ. Но дать его надо с подробным разъяснением причин, заставивших принять такое решение. Для примера можно рассмотреть случай, когда компания получила официальный письменный заказ на изготовление определенного вида продукции за конкретно указанный срок.

Если такое сотрудничество для предприятия является желанным, то отреагировать надо незамедлительно.

Ответ составляется произвольно.

Он может начинаться словами: «Выполним» или «Изготовим». В качестве срока лучше указать дату отгрузки с учетом времени, необходимого для производства товара и передачи его на склад. Кроме этого, обязательно надо оговорить условия оплаты, ведь заказчик может рассчитывать на несколько этапов.

Далее останется только подсчитать итоговую сумму и сообщить свои реквизиты, на которые заказчик будет производить денежные перечисления. Такой документ обычно подписывают директор и главный бухгалтер, а в самом конце сообщаются координаты непосредственного исполнителя.

Некоторые предприятия по роду своей деятельности имеют прямой контакт с физическими лицами. Это может быть организация, работающая в сфере услуг, или компания, выпускающая товары народного потребления.

В адрес такого предприятия от граждан может поступать информация самого разного характера, как положительного, так и негативного. Тем не менее она требует соответствующего реагирования и обязательного ответа.

В таких случаях нельзя ограничиваться личной беседой или телефонным звонком. Гражданину необходимо дать полные разъяснения по всем интересующим его вопросам.

Это должен быть развернутый ответ на письмо. Образец такого документа обязан соответствовать определенным требованиям:

• Обязательно надо сделать ссылку на письмо-запрос, указать его номер и дату.
• Для любой деловой корреспонденции лучше использовать официальный бланк.
• Необходимо учитывать особенности составления подобных документов. Главное – они должны быть написаны в соответствии с известным правилом параллелизма, то есть содержать в себе ту же лексику и языковые обороты, которые были использованы автором-инициатором. Это позволит достичь максимального взаимопонимания.
• Текст лучше начинать с фразы: «На Ваше письмо номер.», «В ответ на Ваш запрос.» или же «Сообщаем Вам.».

Далее идет изложение фактов и выносится окончательное решение.

Если требуется дать ответ на официальное письмо, то сделать это нужно правильно. Надо помнить, что такое обращение непременно должно быть вежливым и корректным. Не стоит также забывать и о грамотности.

Нелепо видеть явные ошибки в информации, предоставленной солидной организацией.

С самого начала в правом верхнем углу печатается адрес. Он является точной копией того, что указан на конверте. Ответ всегда дается на какой-то запрос, поэтому в регистрационном штампе слева вверху обязательно отмечаются его исходные реквизиты (номер и дата отправления).

Затем идет короткое обращение к адресату (можно указывать просто фамилию без инициалов). Текст должен содержать подробные разъяснения относительно интересующей проблемы. В качестве аргументов следует использовать только проверенные данные.

Ни в коем случае нельзя опираться на слухи и домыслы.

При необходимости можно использовать выдержки из нормативных актов с указанием соответствующих статей. Подписывает такой документ директор предприятия, а чуть ниже делается пометка с данными фамилии и номера телефона ответственного исполнителя.

1. 23.12.2015
2. 0

Поделиться:

Образец письма-ответа

Помещено в тему:

Письмо-ответ, как это собственно следует из названия, составляется в ответ на инициативное письмо – , , , предложение.

В случае положительной реакции готовится письмо-согласие, отрицательной – письмо-отказ.

Далее в статье будут образцы письма-ответа. Как любое деловое письмо его следует и соблюдать . Сейчас повторяться не буду, на данном сайте уже есть хорошие статьи по оформлению деловых писем.

Обязательно включайте в письмо-ответ ссылку на номер и дату письма-запроса.

Это значительно упрощает обработку почты получателю. Иначе в больших организациях ваш ответ может попасть другому специалисту на исполнение или даже в другой отдел.

Причем по нормам делопроизводства не принято в текст письма-ответа включать фразу вида «На ваш запрос от 00.00.2014 № …». Хотя на практике такие примеры встречаются весьма часто.

Исполнитель во время подготовки письма-ответа указывает информацию о номере и дате письма-запроса в строго определенном месте. Месторасположение этой ссылки непосредственно под номером и датой регистрации своего письма. Как выглядит эта отметка и где она должна располагаться, смотрите на образце.

Теперь очередь примера письма-ответа с положительным решением. Посмотрите письма-ответа на запрос (файл формата doc).

Письмо-отказ строится по-другому образцу.

Его начинают с объяснений причин или добавляют что-нибудь нейтрально-вежливое (но не излишне позитивное, ведь далее – отказ).

Прямота в этом случае неуместна, ведь не принято сразу огорошивать плохими новостями. Здесь подойдет начало по образцу – «Благодарим Вас за предложение, однако …» или последовательно приведите аргументы отказа – «В связи …».

Как говорится, понять – значит простить. также можно скачать в формате doc. На основании приведенных примеров теперь легко составить письмо-ответ, подходящее к сложившейся ситуации.

Евгения Полоса Спасибо Вам за добавление этой статьи в: Еще интересное по теме: К записи 334 комментария © 2011-2019 .

Все права защищены MAXCACHE: 0.35MB/0.00074 sec

Шпаргалка делопроизводителя

Деловое письмо Деловое письмо — самый распространенный вид коммуникации после устной речи. В наше время широкое распространение получили электронные деловые письма.

Они не требуют соблюдения всех правил оформления, в них можно сразу переходить к сути дела.

Однако смысл письма не меняется от вида переписки.

• Письмо-просьба. Письмо-просьба начинается с описания ситуации и причин, которые побудили нас обратиться: В связи со сложившейся ситуацией на производстве… Продолжается описанием самой просьбы Просим Вас обеспечить поставку машин в кратчайшие сроки. Завершается письмо стандартными фразами С уважением…, Заранее благодарим за участие…, С наилучшими пожеланиями….
• Письмо-запрос. В этом письме официально запрашиваются какая-либо информация, документы. Начинается письмо с обоснования причин запроса: В соответствии с п. 1 ст.12 Федерального закона № 59 от 24.11.2014… Продолжается описанием сути запроса Просим предоставить информацию об обращениях граждан, поступивших в апреле 2015 года. В письме-запросе часто устанавливается срок Информацию просим предоставить до 30.04.2015.
• Письмо-отказ. Это письмо — официальный отказ от предложения, услуги, участия. В нем необходимо обосновать причины отказа. В связи с командировкой руководителя на совещание в Республику Мордовия, мы вынуждены отказать/приносим свои извинения и сообщаем о невозможности посещения выставки «Сельское хозяйство» 07.04.2015 и вежливо завершить письмо С уважением…
• Письмо-подтверждение. Этим видом письма мы подтверждаем участие в чем-либо, получение каких-либо документов, факт оказания услуг. ООО «Одуванчик» подтверждает участие руководителя в мероприятии, посвященному Дню Победы, 08.05.2015 в 09–00.
• Письмо-напоминание. Это письмо напоминает о каких-либо событиях, датах, договоренностях и не требует ответа. Напоминаем, что дата совещания представительств перенесена с 25.01.2015 на 08.02.2015.
• Письмо-сообщение (информационное письмо). Это письмо содержит информацию о мероприятиях, людях, событиях. Сообщаем, что Беликов Петр Николаевич принят на работу в ООО «Хлебопечь» с 05.04.2015.
• Письмо-приглашение. Это письмо является приглашением на мероприятие или для принятия участия в чем-либо. Приглашаем организацию ООО «Радуга» принять участие в городском субботнике 02.05.2015.
• Письмо-благодарность. Этот вид письма может быть как ответом на письмо-просьбу, так и инициативным выражением признательности за оказанные услуги или помощь. Письмо можно сразу начинать со слов благодарности. Благодарим Вас за оказанное содействие в сборе средств. Завершается письмо фразами С наилучшими пожеланиями… Надеемся на дальнейшее сотрудничество. Надеемся на продолжение сотрудничества.
• Сопроводительное письмо. Это письмо мы прилагаем к документам или товарам с целью подтверждения их официального направления и доставки. Направляем Вам отчет за 2014 год по сбыту продукции со склада № 2. Виды документов и их количество, наименования товара можно указывать в тексте или в приложении: Статистические данные на 2 л. в 1 экз.
• Письмо-ответ. Письмо-ответ — самый распространенный вид делового письма, так как является ответным письмом на все виды деловых писем. Отличаются от других тем, что имеют ссылку на номер и дату письма, на которое отвечают. Начинаются, как правило, так: В ответ на ваш запрос… В ответ на ваше письмо… Затем идет изложение ответа Сообщаем, что за апрель 2015 года в наш адрес поступило 26 обращений граждан.

Все перечисленные письма формальны. Они обеспечивают успешную коммуникацию внутри организации, сотрудничество с другими компаниями, взаимодействие с вышестоящими и государственными организациями.

любого вида стандартно, меняется только содержание. Если вы хотите получить на свое письмо быстрый отклик, развернутый ответ, чтобы ваше письмо прочитали, запомнили, а не просто пробежали глазами, используйте больше конкретики, пишите яркую тему заголовка и избегайте стандартных фраз и слишком формального подхода. Пример письма-просьбы: Уважаемый Петр Петрович!

Наша компания нуждается в 10 новых компьютерах.

Можете ли вы поставить требуемое количество до конца недели и выставить счет на оплату?

Я представляю небольшую организацию, и нам в начале следующей недели нужно провести видеоконференцию с филиалами. Ваша помощь была бы неоценима для нас.

Переход сразу к сути, представление себя и короткое нешаблонное завершение. Вы экономите свое время и время адресата.

Скорее всего, он будет рад выполнять ваши просьбы в дальнейшем.

Используйте и вставляйте свой текст!

Как правильно написать деловое письмо

Как написать деловое письмо Автор Вадим Иркутский Приятное чтение Не зная, как пишется деловое письмо, составить его правильно достаточно сложно. Для написания грамотного документа необходимо знать целый спектр требований, правил и деловых обычаев.

Деловое письмо – это способ общения и передачи информации, направленной на сохранение, прекращение, возобновления и образования отношений с партнерами, сотрудниками и контрагентами (поставщики, покупатели).

Виды деловых писем Большое разнообразие деловых писем обусловлено развитием рыночной экономики и возрастанием потребности передачи информации между контрагентами. Электронная почта, из-за быстроты и доступности, прочно вошла в обиход коммерческих и государственных структур. Массовость использования деловых посланий в ежедневном обиходе привело к увеличению их разновидности.

В связи с этим единая классификация отсутствует. Можно выделить следующие виды деловых писем:

• Подтверждение о получении документов и писем. Является проявлением уважения, считается хорошим тоном и не носит обязательный характер.
• Просьба. Текст содержит обращение с просьбой. Начинается со слов «Прошу», «Просим». Самым распространенным обращением является просьба о повторной отправке бухгалтерских документов. При поставке продукции накладные и счета фактуры часто не доходят до бухгалтерии (не отправили вместе с грузом, передали неполномочному лицу и т. д.). Поэтому обращение с просьбой продублировать эти документы является обычной практикой.
• Приглашение. Самыми частыми бывают приглашения на конференции и выставки. Еще один успешный дополнительный инструмент напомнить о себе партнеру, для дальнейшего сотрудничества.
• Сопроводительное письмо. Примером является опись вложений в конверт. Используется чаще всего при отправке посредством почтовых отправлений пакета документов. В случае отправки документов для участия в тендерах опись вложений носит обязательный характер.
• Поздравление. Деловое письмо, содержание которого направлено на поздравление с каким-либо праздником.
• Рекламация (официальная претензия). Содержание текста направлено на уведомление получателя о неполном или некачественном выполнении обязательств. Чаще всего такими письмами сопровождают бракованную продукцию. В стандартных договорах оказания услуг или поставки есть пункт, в котором говорится, что за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств предусмотрены штрафные санкции. Отсчет времени для исчисления неустоек идет именно с момента направления письменной рекламации.
• Гарантийное. Содержание направлено на обращение с просьбой, но с предоставлением гарантии по выполнению обязательств со своей стороны. Формулировка таких писем выглядит следующим образом: «Просим Вас отгрузить (поставить, предоставить и т. д.) товар (продукцию, услугу). Оплату гарантируем в срок до (дата)».
• Извещение. Содержание направлено на донесение определенной информации, необходимой при осуществлении дальнейшего взаимодействия. В коммерческих организациях самым распространенным примером такого письма является уведомление о смене реквизитов (когда меняют обслуживающий банк).
• Напоминание. Содержание текста уведомляет о приближении наступления определенного момента (срок выполнения обязательств, окончание срока договора, дата мероприятия и т. д.). Одним из примеров такого письма является уведомление от страховых организаций об истечении срока полиса. Эта вежливость носит под собой одновременно информационный характер и является коммерческим предложением о возможности воспользоваться услугами компании повторно. Удобно тем, что есть вероятность вежливо и ненавязчиво продлить договор.
• Коммерческое предложение. Самое распространенное письмо, которое организации используют при осуществлении своей деятельности практически ежедневно. По свое сути это деловое письмо о сотрудничестве. Организация выступает инициатором с конкретным предложением партнерства с определенными условиями.
• Оферта. Текст носит коммерческий характер о поставке товара или оказания услуг. Это деловое письмо о сотрудничестве, в котором указываются все существенные условия для договора поставки и договора оказания услуг. К существенным условиям по Гражданскому Кодексу относятся наименование услуги или товара, цена, срок, место. При отсутствии этих данных документ не считается офертой, а называется коммерческим предложением.

По количеству лиц (компаний) существуют следующие виды деловых писем:

1. стандартное (направленное в один адрес, определенному лицу).
2. циркулярное (направлено в адрес нескольких лиц);

Самыми распространенными циркулярными письмами являются приглашения, уведомления и информационные объявления (о предстоящих изменениях).

Правила написания делового письма

Деловое письмо должно быть составлено грамотно, без орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок. Наличие явных и грубых ошибок отталкивает получателя, создает впечатление недальновидности, неграмотности.

Вероятность партнерства после получения таких текстов резко падает. Прежде чем составить деловое письмо нужно определиться с его видом (извещение, предложение приглашение и т.

д.). Разбивайте текст на абзацы, это облегчит восприятие излагаемой информации. Если послание должно быть получено до определенной даты, лучше отправить его услугами экспресс-доставок или по электронной почте. Основные правила делового письма следующие:

1. краткое содержание (желательно объемом не более 1 страницы, остальную информацию можно отнести в приложение);
2. использование сленга и просторечий неприемлемо;
3. полноты содержания;
4. достоверности информации в содержании;
5. сокращения слов нежелательны;
6. отсутствие эмоциональной оценки (только факты).
7. отсутствие помарок, исправлений, зачеркиваний;
8. отсутствие грубости, нейтральный тон;

Правила делового письма устанавливают отсутствие витиеватых и двусмысленных фраз.

В одном послании должна быть одна тематика, одна цель.

Наличие нескольких тематик допустимо только при условии их взаимосвязанности. В противном случае отправляется несколько писем.

Составляются письма на фирменном бланке организации.

Текст должен быть оформлен и составлен в соответствии с общепринятыми правилами. У каждой организации свой бланк, которая служит и визитной карточкой.

Для отправки писем по почте предпочтительнее писать текст на изготовленном типографским способом бланке.

На практике, организации чаще всего печатают их самостоятельно на цветном принтере.

При получении делового письма хорошим тоном будет уведомить отправителя о его получении. Составление делового письма Прежде чем составить деловое письмо необходимо знать требования к структуре, стилю и его оформлению.

Впечатление от грамотно составленного документа может испортить всего один недочет. Написание делового письма требует знаний по всем его реквизитам, которые будут внесены.

Структура делового письма Делопроизводство в РФ ориентировано на требования ГОСТа Р 6.30-2003.

Составление делового письма базируется на многих пунктах этого документа. Этот ГОСТ регламентирует основные реквизиты писем и их последовательность. Стоит отметить, что порядок реквизитов и их расположение носят рекомендательный характер.

Поэтому структура делового письма часто отличается у разных организаций. Нарушением это не является. ГОСТ содержит 30 наименований реквизитов.

В деловой переписке используются они далеко не все. Область заголовка документов состоит из двух частей.

В верхнем левом углу или посередине листа находится штамп, в котором указываются:

1. дата и номер письма;
2. контактные данные;
3. банковские реквизиты;
4. отметка о получении.
5. ИНН, КПП;
6. почтовый адрес;
7. название организации;
8. е-mail;

В правом верхнем углу указывается название организации, должность получателя в родительном падеже, его Ф.И.О . Пример делового письма (стандартные реквизиты): Ниже идет заголовок (о чем документ или его вид).

Здесь указывается название документа (извещение, уведомление, и т.

д.). Следующим пунктом идет вступление.

Начинаться может со слов «Уважаемый». Здесь обращение должно быть по имени-отчеству, например, «Уважаемый Юрий Иванович!».

В письме к служителям церкви обращение должно быть по чину. Здесь нужно быть предельно осторожными, и уточнить точную формулировку.

Следующим элементом документа идет непосредственно сам текст, который должен содержать следующую структуру:

1. основная часть (решения, предложения, суть, рекомендации);
2. вступительная часть (причина, цель, повод для написания);
3. ФИО ответственного исполнителя с контактными данными.
4. должность руководителя и его подпись;
5. формула вежливости (фразы « с уважением», « с надеждой на долгосрочное и взаимовыгодное сотрудничество», «с надеждой на понимание» и т. д.);
6. указание на приложения (если таковые есть);
7. итоговая часть (просьба, предложение и прочее, вытекающее из основной части);

Печать обязательно ставится на гарантийных письмах, офертах и рекламациях.

В коммерческих, напротив, она не рекомендуется. Печать не должна занимать более 2/3 росписи должностного лица.

Пример делового письма: Деловой стиль письма При написании писем уместен официально-деловой стиль.

Язык деловых писем отличаются следующими чертами:

1. содержательное, но краткое изложение;
2. точность подачи информации;
3. официальность;
4. объективность и структурированность.

Старайтесь излагать суть дела короткими простыми предложениями.

Не перегружайте текст прилагательными, делайте упор на глаголы.

Не стоит применять узкоспециализированных и малоизвестных терминов, которые могут быть непонятны читателю. Это вызовет отторжение у получателя письма. Стоит использовать простые слова.

Деловой стиль письма исключает малоинформативные и «водяные» тексты.

Как можно больше конкретики и фактов. Не подводите к заключительной части длинными и ненужными оборотами. Но при этом избегайте наличие нелогичных и несогласованных абзацев.

Каждый абзац должен нести одну определенную мысль. Причастные и деепричастные обороты также следует исключать.

Проверяйте написанное на слух. Деловой стиль письма приходит со временем и опытом. Соблюдая основные правила, вы будете знать, как написать деловое письмо и овладеете навыками написания официальных документов любой тематики.

Рекомендованные для вас статьи:

1. Самые необычные профессии – 101 работа (примеры), фото и описания
2. Профессиональная деформация личности
3. Профессия – пилот дронов. Зарплаты, обучение, вакансии
4. Список новых и перспективных профессий будущего
5. Как использовать Правило Парето 80/20

Обращение в деловом письме Написание делового письма всегда должно быть в нейтральном тоне.

Этот же тон носит и обращение.

Ни в коем случае нельзя писать «Добрый день (вечер, утро, сутки)». Грамотнее будет написать формальное «Здравствуйте». Самым оптимальным вариантом будет в приветствии обратиться по имени-отчеству.

Если сомневаетесь в достоверности информации по этим данным, писать «Здравствуйте, господин (госпожа)» не нужно.

1. Неважно, насколько долго идет официальная переписка, обращение в деловом письме к партнеру в короткой форме имени применять нельзя (Ань, Вань и т. д.).

Обращение на «вы» помогает сохранить межличностную дистанцию и является проявлением уважения к человеку выше по должности и старше по возрасту.

Но в некоторых компаниях, принято обращение внутри подразделений, независимо от должности, на «Ты».

Не пишите «Уважаемы господин» без последующего обращения по имени. Следует избегать и сокращений г-н, г-жа.

После обращения по правилам русского языка всегда ставится восклицательный знак. Пример: «Уважаемый Станислав Игоревич!» При обращении к группе лиц уместно написать «Уважаемые господа!». В заключительной части могут применяться варианты: «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», «С надеждой на сотрудничество» и т.

д. здесь обращение должно носить официальный дружелюбный тон. Оформление делового письма Строгих требований к оформлению нет. Рекомендации из вышеуказанного ГОСТа, в силу их необязательности, чаще игнорируются.

Есть определенные правила, принятые в деловом мире.

Оформление делового письма рекомендуется делать следующим:

1. в верхнем левом углу ставится номер исходящего документа, который заносится в журнал.
2. если письмо составлено более чем на 1 листе, то необходима нумерация каждого;
3. текст выполнен шрифтом Times New Roman, 12-14 размер;
4. бланки могут быть не только угловыми, но и продольными;
5. отступы по верхнему, нижнему и левому краю – 20 мм, по правому – 10 мм;
6. у каждого приложения идет отдельная нумерация;

Дата документа, обычно проставляется слева вверху, но допустимо указывать ее и снизу, после основного текста.

Стандартным форматом является оформление числа, месяца и года арабскими цифрами. Пример, 25.07.2017. Допустимо и буквенное оформление месяца.

Пример, «25 июля 2017 г.» Реквизит «подпись» состоит из должности и расшифровки подписи. Например: Директор ООО «Компания» И.И. Иванов Если текст документа расположен на фирменном бланке, то название компании не указывается.

Если документ подписывается несколькими лицами, то их подписи располагают друг за другом по убыванию должности. Пример: Директор ООО «Компания» И.И. Иванов Главный бухгалтер А. Н.

Петрова Подпись должностного лица заверяется печатью на документах, связанных с финансовыми средствами.

В конце документа или на обратной стороне ставится отметка ответственного лица с контактным телефоном. Его подпись не нужна. Электронное деловое письмо Каждая организация ежедневно получает и рассылает несколько десятков писем.

Электронная почта самое доступное и быстрое средство связи, позволяющее обмениваться документами официального характера. Электронное деловое письмо состоит из частей:

1. приветствие:
2. тема;
3. подпись с контактными данными.
4. суть письма (краткий текст, если основная часть будет выслана в приложении);

При отправке писем необходимо заполнять все поля (адрес отправителя, получателя, тема письма, приложение).

Оформление должно осуществляться с учетом следующих правил:

• Поле «Тема» обязательно для заполнения. Должно состоять из краткого названия (не больше 5 слов) и соответствовать содержанию.
• Суть (цель) излагается с учетом правил традиционных документов. В отличие от текстовых, электронное сложнее составить в красиво оформленном виде. Поэтому пишут краткую дополнительную информацию, а основной текст высылают во вложении. Не нужно писать об одном и том же в теле письма и в прилагаемых документах. Здесь указывается краткая дополнительная информация, не вошедшая в приложение или содержание, требующее пояснений. Разбивайте объемный текст на абзацы с пропуском строки, это поможет улучшить его читаемость.
• Укажите в настройках электронной почты свое имя, фамилию или название организации, от лица которой отправляете документ. Это уменьшит вероятность того, что ваше послание отправят в папку «Спам» и повысит доверие к содержанию.
• Подпись состоит из указания должности отправителя, его фамилии и имени-отчества (можно только имя или отчество). Ниже указывается контактные данные, сайт компании и при желании логотип.
• Приветствие в электронных посланиях пишется с соблюдением правил стандартного письма.

Подпись можно сделать единожды, в настройках почтового сервиса. Поэтому следует уделить ей особое внимание. Электронное деловое письмо завершается подписью.

Пример: С уважением, коммерческий директор ООО «АДОТ» Тапочкин И.А. Тел. 8(348)22-32-48 8-909-208-208-0 Е-mail [email protected] В этом примере имя и отчество представлено в виде инициалов. Данный вариант допустим, но не стоит удивляться, когда в ответ на письмо вам будут звонить с вопросом: «Как я могу к вам обращаться?».

Не создавайте ненужных сложностей. Укажите полное имя и отчество.

Сохраняйте историю переписки.

Отвечайте не новым сообщением, а ответом на полученное. Это поможет не искать предыдущую информацию, напомнит о вас получателю, а также уменьшит вероятность отправки вашего послания в спам. Нет временных рамок отправки ответа на полученное письмо.

Но принято отвечать в течение нескольких часов, минимум в течение одного рабочего дня. Если ответ требует большего времени, необходимо написать формальный ответ.

Как написать деловое письмо, с последующим ответом, приведено ниже.

1. «Здравствуйте! Спасибо за проявленный интерес к нашей компании. Наши специалисты в ближайшее время свяжутся с Вами»
2. «Здравствуйте! Ваше письмо было получено и принято к рассмотрению. Ответ будет направлен в течение трех рабочих дней. Спасибо за понимание»

Старайтесь отвечать нейтральным тоном, даже если было получено самое гневное письмо-претензия. Вы дадите официальный ответ позже.

На этом этапе важно дать понять отправителю, что его не игнорируют, и не усугублять ситуацию.

Пример делового письма Оформление делового письма независимо от его вида существенно не изменяется. А вот содержание по каждому отдельному виду уже имеет свои существенные отличия.

Самыми частыми документами, при создании которых возникает сложность, как написать деловое письмо, являются гарантийное письмо и рекламация.

Ниже приведены примеры содержания каждого.

Гарантийное деловое письмо. Образец: В гарантийном письме всегда указывается реальный, и точный промежуток времени, в течение которого будет произведена оплата. Обещания обязуемся оплатить, как только нам кто-то оплатит, и прочее не используют.

Указывайте точные данные документа, по которому будет произведена оплата и поставка.

Рекламация. Образец: В рекламации всегда указывается основание приобретения (чек, накладная и прочее), дата покупки, наименование и количество бракованных единиц.

В заключительной (резюмирующей) части необходимо указать одну просьбу.

То есть это или замена, или возврат или ремонт. Писать просьбу, сделать или то или другое не следует.

Принято предварительно устно согласовать с поставщиками оптимальный вариант выхода из ситуации.

Не стоит сразу писать гневных и ультимативных обращений. Это допустимо, только если сторона неоднократно нарушала обязательства, не идет на компромисс и полностью отказывается от выполнения обязательств.

(31 оценок, среднее: 4,65). Оцените, пожалуйста, мы очень старались!

Загрузка.

1. Прочитали: 99530

Профессиональная деформация личности Если тебя не тянет ни в одну из профессий Автор Вадим Иркутский Образование в банковской сфере, трейдер более 7 лет, автор множества статей. Финансовые рынки затрагивают все товары и услуги, которыми мы пользуемся ежедневно, и избегать их было бы ошибкой.